Zeitmanagement

Mit diesen Methoden zieht der Stress aus dem Büroalltag aus und die Produktivität ein

To-Do-Listen werden immer länger und die Zeit, sie abzuarbeiten, immer knapper. Der Berufsalltag vieler Menschen verändert sich seit dem Ende der Home-Office-Pflicht auf ein Neues und die langersehnte Rückkehr zum Büroalltag stellt einige damit vor eine unerwartete Zeitmanagement-Herausforderung. Was im Home-Office kein Problem war, führt jetzt zu Stress und dem Gefühl, in der Büroumgebung nicht mehr produktiv arbeiten zu können. Denn die Interaktion mit Kolleg:innen, laute Großraumbüros oder überlange Meetings führen dazu, dass Aufgaben in augenscheinlich weniger Zeit erledigt werden müssen.

Bewährte Zeitmanagement-Methoden können uns dabei helfen, im Büro produktiv zu arbeiten und uns so voll und ganz auf einen neuen, und doch altbekannten Arbeitsalltag einzulassen. Hier sind fünf praktische Tipps von Evernote, wie man mithilfe von Methoden ein effektives Zeitmanagement auf der Arbeit betreiben kann, damit nach dem Verlassen des Büros auch wirklich Feierabend ist:

Das Eisenhower-Prinzip: Aufgaben priorisieren

Es ist Montag, der morgendliche Kaffee ist gekocht, das Postfach ist geöffnet und dann passiert es: unzählige To Dos häufen sich und man gerät ins Stocken, weil man einfach nicht weiß, wo man anfangen soll. Das Eisenhower-Prinzip setzt genau an diesem Pain-Point an. Denn bevor man sich kopfüber in die Arbeit stürzt, beginnt man bei dieser Methode damit, alle To Dos nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Eine dringliche Aufgabe kann nicht aufgeschoben werden und hat absolute Priorität. Eine wichtige Aufgabe verlangt nicht die sofortige Aufmerksamkeit, hilft aber, langfristige Ziele zu erreichen und sollte sorgfältig geplant werden. Hat man die Aufgaben aufgeteilt, ist es hilfreich, sie in verschiedene Kategorien zu unterteilen, um die verschiedenen Taskbereiche zu visualisieren. Als Kategorien eigenen sich beispielsweise “Terminieren”, “Erledigen” oder “Abgeben”. Diese Methode hilft besonders, wenn oft harte Deadlines eingehalten werden müssen.

Die ALPEN-Methode: ein durchgeplanter Tagesablauf

Wer kein Problem mit der Priorisierung von Aufgaben hat, jedoch den Tagesablauf etwas genauer planen möchte, sollte sich die sogenannte ALPEN-Methode ansehen. Bei ihr geht es darum, ein Zeitgefühl für die Dauer einer Aufgabe zu bekommen. Um einen guten Start in den Tag zu finden und direkt mit der Planung loszulegen, geht man folgende Schritte durch:

1. Eine Aufgaben notieren.
2. Die Dauer einschätzen.
3. Pufferzeiten einplanen.
4. Entscheidungen treffen.
5. Nachkontrolle am Feierabend.

Wichtig ist es, die Dauer einer Aufgabe realistisch zu planen, damit Deadlines eingehalten werden können und die Arbeitsmotivation erhalten bleibt. Entscheidungen treffen bedeutet in diesem Kontext, Aufgaben zu priorisieren: Was muss heute erledigt werden und was kann bis morgen warten? Diese Methode eignet sich besonders für all diejenigen, die gerne mit einer To-Do-Liste arbeiten.

Pareto-Prinzip: die 80/20-Methode

Heutzutage zieht sich oft eine hektische und schnelllebige Atmosphäre durch viele Bereiche des Arbeitens. Hinzu kommen smarte Helfer wie Computer und Smartphones, die es erlauben, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Auch wenn dadurch die Arbeitseffizienz vermeintlich steigt, fühlen sich viele zunehmend vom Arbeitsalltag gestresst. Das Pareto-Prinzip kann hier helfen: Es besagt, dass beim Erledigen einer Aufgabe mit nur 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der Resultate erzielt werden. Auf die restlichen 20 Prozent werden dann 80 Prozent des Arbeitsaufwands verwendet.

Für die Organisation von Aufgaben resultiert daraus, beim Schreiben einer To-Do-Liste die Aufgaben zu priorisieren, die den größten Erfolg mit kleinstmöglichem Aufwand erzielen lassen. Gleichzeitig werden so zeitfressende Aufgaben eliminiert und darauf geachtet, dass unnötige Detailarbeit, die nicht auf das festgelegte Ziel einzahlt, vermieden wird. Bei jedem To Do sollte also überlegt werden: Wie kann ich mit möglichst geringem Aufwand am effektivsten mein Ziel erreichen?

Die “Not to do”-Liste: aufschreiben, was das Vorankommen verhindert

Für alle, die absolut nichts mit Zeitplänen und Priorisierung anfangen können, gibt es eine einfache Methode, um trotzdem effektiv Zeit managen zu können: die sogenannte „Not to Do”-Liste. Ziel ist es, mit ihrer Hilfe den Arbeitsalltag zu verschlanken und Ressourcen freizumachen. Hier geht es im Kern darum, wichtige Aufgaben zu hinten anzustellen. Und das geschieht, indem man alles aufschreibt, was an diesem Tag oder in dieser Woche nicht erledigt werden muss. Nach dem Ausschlussprinzip werden so die Aufgaben, die wirklich dringend erledigt gehören, sichtbar und man kann ganz einfach loslegen.

Pomodoro-Technik: in Intervallen produktiv arbeiten

In vielen Berufen ist es heutzutage eine regelrechte Herausforderung, konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Hat man sich einmal einen Tagesplan gemacht, kommen schon in den ersten Minuten der Umsetzung Mails oder Telefonate dazwischen. Gerade im Büro sind viele anfällig für ungewohnte Ablenkungen und es fällt zunehmend schwer, sich zu konzentrieren.

An dieser Stelle empfiehlt sich die Pomodoro-Technik. Für sie benötigt man nicht mehr als eine To-Do-Liste und einen Timer. Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Arbeitseinheiten. Nach jeder Arbeitseinheit wird eine fünfminütige und nach vier erfolgreichen Einheiten eine halbstündige Pause eingelegt. Klar ist: Nicht jede Aufgabe kann in 25 Minuten erledigt werden – deshalb sollten längere Aufgaben in kürzere Intervalle unterteilt werden. Diese Methode eignet sich, fokussiert und ohne Ablenkung zu arbeiten.

Bei allen Methoden und Prinzipien des Zeitmanagements gilt: Übung macht den Meister. Werkzeuge und Apps wie Evernote helfen dabei, Aufgaben zu visualisieren und zu tracken und sie fokussiert nacheinander abzuarbeiten.

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder