Xpenditure: Die digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung

In Deutschland ist jede 5. Reisekostenabrechnung falsch. Hier setzt die moderne digitale Xpenditure Lösung an und revolutioniert das Reisekosten- und Geschäftskostenmanagement: papierlos, schnell und effizient.

Reisekostenabrechnung einfach, schnell und sicher, das ist die Mission von Xpenditure

Bereits vor 7 Jahren in Belgien gegründet, ist Xpenditure heute eines der führenden Startups der Fintech- und Digitalisierungsbranche. Im zurückliegenden Jahr erwarb Sodexo das innovative Startup, um gemeinsam Unternehmen bei der Digitalisierung der Reisekosten zu unterstützen.
Mittels einer App ist es für Mitarbeiter einfach und schnell möglich, ihre Ausgaben zu digitalisieren und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Das nutzt Unternehmen und Mitarbeitern gleichermaßen, denn mit der Xpenditure Lösung lassen sich Reisekosten mit einer Zeitersparnis von rund 87% abrechnen. Dadurch konnten Kunden Kosteneinsparungen von bis zu 81% erzielen. Namenhafte Unternehmen wie beispielsweise die Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung Deloitte aber auch Miele, Foodora, Pernod Ricard, Renault und andere setzen deshalb Xpenditure ein.

„Wir haben einen entscheidenden Schritt zur Unterstützung der digitalen Transformation im Reise- und Geschäftskostenmanagement gemacht und befreien Mitarbeiter und Finanzdienstleister von papierbasierten Dokumenten. Die Verpflichtung, Rechnungen physisch zu archivieren, war die letzte Hürde der Digitalisierung dieser notwendigen Tätigkeit – einer Tätigkeit welche Zeit und Personal in den Unternehmen bindet. Mit Xpenditure können sich KMU-Führungskräfte oder CFOs großer Konzerne sicher sein, dass sie die richtige Lösung wählen, die ihre Produktivität steigert“, sagt Sébastien Marchon, Travel & Expense Manager bei Sodexo Benefits and Rewards Services.

Vorteile für Unternehmen: Papierlose Abrechnungen und Verpflegungsmehraufwand

Xpenditure bietet mit seiner Lösung zwei große Vorteile für Unternehmen: Die Finanzverwaltung erkennt die Digitalisierung und Archivierung der Belege über Xpenditure im Rahmen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) an. Darüber hinaus wurde zusammen mit dem Partner Deloitte speziell für Deutschland eine Lösung für die genaue Berechnung von Verpflegungsmehraufwand implementiert. Unternehmen profitieren damit von einer vollständigen Digitalisierung der gesamten Prozesse.

Boris Bogaert, einer der Gründer von Xpenditure erklärt: „Die Stärke von Xpenditure besteht darin, dass Papierreisekostenabrechnungen vollständig eliminiert werden. Mit Xpenditure bieten wir einen einfachen Service für Profis: Mitarbeiter oder Reisende fotografieren ihre Belege, die Daten werden automatisch extrahiert und mit den entsprechenden Feldern verknüpft und an das Rechnungswesen übermittelt, welche diese schließlich bestätigen. Wir glauben, dass Unternehmen ihre Prozesse unbedingt an neue Technologien anpassen müssen, weil sie dadurch Zeit sparen und effizienter werden.“

Schnelle Integration und globaler Einsatz

Bereits jetzt können Unternehmen auf die Xpenditure-Lösung in vielen Ländern zugreifen, z.B. in Frankreich, Spanien, der Schweiz und Belgien. Damit ist eine Umstellung auf die papierlose Buchhaltung auch länderübergreifend möglich. Außerdem dauert die Integration des Programms in bisherige Prozesse bei großen Unternehmen mit über 15.000 Mitarbeitern nur 12 Wochen, in kleineren Unternehmen 4-6 Wochen. Xpenditure lässt sich nahtlos mit existierenden

Buchhaltungs- oder ERP-Systemen integrieren und stellt so einen kompletten end-to-end Prozess für alle Reisekostenabrechnungen sicher. Unterstützt werden u. a. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Netsuite, Xero und Quickbooks. Und durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Behörden und Partnern stärkt Xpenditure den vielfältigen Einsatz der Software auch im Bereich Compliance-Management.

Bild: Boris Bogaert, einer der Gründer von Xpenditure

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Quelle startup affairs GbR

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