Wie schreibe ich eine professionelle Rechnung?

Es ist wie Bungee Jumping. Oder Free Climbing. Der Start ins Gründerleben ist abenteuerlich und spannend, aber gleichzeitig auch mit Ängsten und Unsicherheiten belastet. Zu den größten Unsicherheitsfaktoren zählen erfahrungsgemäß die rechtlichen und finanziellen Aspekte – allen voran Buchführung und Rechnungsstellung. Die frohe Botschaft gleich zu Beginn: So schwierig ist das alles gar nicht. Wie du eine ordnungsgemäße Rechnung an deine Kunden schreibst, erfährst du hier.

Die Inhalte einer professionellen Rechnung

Seitengroßes Logo? Neonpinke Schrift? Oder cooles Understatement? Kein Problem. Wie du deine Rechnung gestaltest, bleibt ganz dir überlassen. Wichtig ist in erster Linie der inhaltliche Aspekt, darüber wacht das Finanzamt mit Argusaugen. Folgende Angaben müssen laut § 14 Umsatzsteuergesetz auf die Rechnung:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (also deines)
Sonnenklar, oder? Diese Pflichtangabe leuchtet jedem ein. Der Kunde muss schließlich wissen, wer ihm die Leistung in Rechnung stellt.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
Auch deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID gehören auf eine professionelle Rechnung. Innerhalb Deutschlands kannst du wahlweise eine der beiden Angaben machen, schließt du Geschäfte mit Kunden außerhalb Deutschlands, muss es zwingend die Umsatzsteuer-ID sein.

3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers(also deines Kunden)
Finanzbeamte sind keine Hellseher. Zu den Pflichtangaben zählen daher auch Name und Anschrift des Leistungsempfängers, wenn die Rechnung inkl. Umsatzsteuer 150 € übersteigt. Damit kann die Rechnung einem bestimmten Kunden zugewiesen werden.

4. Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers
Handelst du mit Kunden außerhalb Deutschlands, muss neben deiner Umsatzsteuer-ID zwingend auch die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers auf die Rechnung (innergemeinschaftliche Lieferung).

5. Rechnungsnummer
Ein wichtiger Punkt: Jede Rechnung benötigt eine Rechnungsnummer. Diese muss einmalig sein – du darfst also keine Rechnungsnummern doppelt vergeben. Nummerierungslücken sollten ebenfalls vermieden werden. Also achte darauf, deine Rechnungen fortlaufend, optimalerweise beginnend mit 1, zu nummerieren.

6. Ausstellungsdatum
Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem du deine Rechnung schreibst. Ganz einfach.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oft das Ausstellungsdatum)
Der Zeitpunkt deiner Leistung muss nicht zwingend mit dem Ausstellungsdatum identisch sein, ist es jedoch oft. In diesem Fall genügt ein Hinweis „Leistungsdatum entspricht Ausstellungsdatum“.

8. Menge, Art und Preis der Leistung (Netto-Betrag und Steuer-Betrag)
Jetzt kommt das Schönste am Rechnungen schreiben: Die Ausweisung der Rechnungssumme! Neben Menge und Art der Leistung muss der Rechnungsbetrag getrennt in Netto-Betrag und Steuer-Betrag ausgewiesen werden. In Deutschland sind das im Regelfall 7% oder 19% Umsatzsteuer. Für Kleinunternehmer gilt eine andere gesonderte Regelung.

Soweit zu den gesetzlichen Vorschriften. Zusätzlich empfiehlt es sich, folgende freiwillige Angaben auf der Rechnung zu machen:

9. Dokumententitel „Rechnung“
Theoretisch müsstest du deine Rechnung nicht als „Rechnung“ bezeichnen. Tu‘s trotzdem: Dann ist auf den ersten Blick unmissverständlich erkennbar, worum es geht.

10. Zahlungsfrist
Rechnungen sind zwar prinzipiell sofort fällig, dennoch ist die Angabe einer Zahlungsfrist üblich und sinnvoll. Meistens wird eine 14-tägige Zahlungsfrist angegeben.

11. Kontoverbindung des leistenden Unternehmens
Auch das ist interessanterweise keine Pflichtangabe. Aber natürlich möchtest du deinem Kunden – schon aus Eigeninteresse – die Durchführung der Zahlung soweit wie möglich vereinfachen. Also: Gib deine Kontoverbindung gleich auf der Rechnung an.

12. Weitere Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer und E-Mail Adresse)
Stell dir vor, du erhältst ein Schreiben ohne Kontaktdaten – das wirkt unseriös und nicht gerade kundenfreundlich, oder? Deshalb solltest du neben deiner Adresse weitere persönliche Kontaktdaten angeben. Vielleicht hat dein Kunde ja noch Fragen zur Rechnung?

Du siehst: Rechnungen schreiben ist einfacher als gedacht. Beachtest du diese 12 Hinweise, dann machst du nicht nur deine Kunden, sondern auch das Finanzamt glücklich.

Tip: Möchtest du dir Arbeit ersparen, dann verwende einfach diese Musterrechnung – hier sind alle notwendigen Inhalte bereits vorgegeben.
Viel Erfolg beim Schreiben deiner ersten Kundenrechnung!

Fotoquelle: © DDRockstar -Fotolia.com

Andrea Lackner

Andrea ist Buchhaltungsexpertin bei Debitoor. Debitoor ist eine einfache Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Startups, Freelancer und Kleinunternehmer. Mit wenigen Klicks können Angebote, Rechnungen und Mahnungen geschrieben werden. Die intuitive Oberfläche ermöglicht dabei selbst Buchhaltungs-Laien einen schnellen Einstieg in das Programm. 2013 gegründet wird Debitoor mittlerweile in mehr als 30 Ländern aktiv genutzt.

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