Vereinfachung – brauch ich das?

Durch die schnellen technischen Entwicklungen werden Produkte immer komplexer und ihre Entwicklung und Nutzung komplizierter. Gleichzeitig werden auch Prozesse zunehmend kompliziert. Während Startups zumindest in der Anfangsphase kaum Probleme damit haben, sind größere Unternehmen bei dem Versuch, Dinge zu verändern oder neue Produkte und Geschäftsmodelle auszuprobieren, häufig in der Komplexitätsfalle gefangen. Vor diesem Hintergrund nimmt die Bedeutung des Themas Einfachheit und Vereinfachung zu.

Komplexität und Kompliziertheit entwickeln sich „von alleine“. Schon durch das Hinzufügen von zum Beispiel neuen Funktionen zu einem Produkt oder neuen Arbeitsabläufe zu Firmenprozessen, nimmt die Einfachheit mit der Zeit ab. Steuert man nicht aktiv dagegen, werden Produkte und Prozesse komplizierter und komplexer. Komplexität und Kompliziertheit bekommt man automatisch. Einfachheit muss erarbeitet werden.

Aber warum ist einfach besser? Was kann Einfachheit? Bei der Beantwortung der Frage müssen zwei Aspekte unterschieden werden: Der Nutzen von Einfachheit für Menschen und der Nutzen bei technischen Systemen. Bei letzterem liegt der Schwerpunkt auf dem Vermeiden unnötiger Komplexität. Komplexität lässt sich im Rahmen technischer Entwicklungen nicht völlig vermeiden, aber hohe Komplexität führt zu Systemen, die schwierig zu verstehen, schwierig zu warten und anfällig für Fehler sind.

Beim menschlichen Bedürfnis nach Einfachheit geht es in eine andere Richtung. Einfachheit ist gut für Menschen, weil sie es erlaubt, wichtige Aspekte zu fokussieren (zum Beispiel eine wichtige Funktion einer App), Klarheit schafft (zum Beispiel über einen bestimmten Produktnutzen) und Zeit spart (zum Beispiel bei einem einfachen Bestellprozess).

Im Unternehmenskontext sind zwei Perspektiven für die Einfachheit relevant. Zum einen die Kundenseite, zum anderen die unternehmensinterne Perspektive. Innerhalb beider Perspektiven geht es um drei Ebenen. Was wird als Produkt oder Dienstleistung angeboten? Wie wird es bereitgestellt? Und warum?

Auf allen drei Ebenen spielt Einfachheit eine Rolle. Startups haben mit der unternehmensinternen Seite meist weniger Probleme, während größere Unternehmen dort häufig durch die innere Komplexität gebremst werden. Die Einfachheit auch Kundenseite betrifft beide gleichermaßen.
Auf der Kundenseite beginnt es auf der ersten Ebene mit dem Produkt, der Interaktion des Kunden damit und der Wahrnehmung der Produktes durch den Kunden als einfach oder kompliziert. Kunden mögen einfache, unkomplizierte Produkte. Das Gleiche gilt für Dienstleistungen.

Auf der zweiten Ebene, bei der Frage nach dem Wie, ist für Kunden relevant, wie er mit dem Unternehmen interagiert, wie kompliziert zum Beispiel der Kaufprozess oder das Stellen einer Rückfrage ist. Auch hier bevorzugt der Kunde Einfachheit, denn sie spart ihm Zeit und erspart ihm Verwirrung.

Beim dem Warum geht es auf der Kundenseite darum, warum der Kunde das Produkt kaufen soll. Als Antwort darauf kommunizieren Unternehmen die Vorteile des Produktes. Und genau da setzt die Einfachheit an. Umso einfacher und klarer die Vorteile eines Produktes sind, umso besser kann der Kunde ohne lange Erklärungen verstehen, warum das Produkt für ihn gut ist.

Auf der unternehmensinternen Seite sind auf der ersten Ebene, also der Was-Ebene, nicht mehr nur die Teile des Produktes, die er Kunde sieht relevant, sondern auch das, was „unter der Haube“ steckt. Dieser zusätzliche Aspekt ist wichtig, da einfache Produkte auch einfacher weiterzuentwickeln und zu warten sind.

Auf der Wie-Ebene spielen zusätzlich zu den Prozessen, in die der Kunde involviert ist, auch alle Abläufe im Unternehmen und deren Einfachheit oder Kompliziertheit eine Rolle. Einfachere Prozesse erlauben größere Flexibilität, sparen vor allem aber Zeit und erlauben es, schneller zu werden ohne immer mehr Aufgaben in einen Arbeitstag hinein packen zu müssen. Gerade mit der zunehmenden Beschleunigung der technischen und wirtschaftlichen Entwicklung ist Vereinfachung eine Möglichkeit, schnell und flexibel zu werden ohne die Belastung der Mitarbeiter weiter zu erhöhen.

Auf der Warum-Ebene geht es zusätzlich zu einem klaren Produktnutzen um die Klarheit der Unternehmensvision und der Unternehmenswerte. Schließlich geht es darum, auch intern gegenüber den Mitarbeiter einfach und klar kommunizieren zu können und durch die Klarheit der Werte und der Vision die Mitarbeiter zu motivieren, am gleichen Strang zu ziehen.

Und was heißt das jetzt für für Sie? Prüfen Sie auf den genannten Ebene aus beiden Perspektiven, ob es Anzeichen gibt, dass Sie vereinfachen sollten oder gar müssen. Hier sind einige Fragen, die sie dazu nutzen können:

• Beschweren sich Kunden darüber, dass etwas zu lange dauert, zum Beispiel eine Rückmeldung des Supports?
• Hören Sie von vielen Kunden Fragen, die sich auf die Funktionsweise Ihres Produkte beziehen? Versteht der Kunde das Produkt auch ohne Erklärungen oder Anleitung?
• Kann sich Ihr Kunde beim Kauf entscheiden oder verliert er aufgrund zu vieler Optionen den Überblick?
• Wenn Sie spontan einen Mitarbeiter im Unternehmen fragen, wofür Ihr Unternehmen steht, bekommen Sie eine klare Antwort?
• Klagen Mitarbeiter über zu viele Aufgaben, die sie jeden Tag erledigen müssen? Sind Mitarbeiter und Führungskräfte mit der Produktivität zufrieden oder herrscht an vielen Tagen das Gefühl, nicht voran zu kommen?

Wenn Sie zu dem Ergebnis kommen, dass Sie vereinfachen wollen, dann ermutige ich Sie diesen Weg zu gehen. Auch wenn häufig Einfachheit als Widerspruch zu Fortschritt dargestellt wird, so stimmt dies nicht.

Vereinfachen ist der eigentliche Fortschritt – für die Menschen im Unternehmen und für den Kunden.

Klaus Ruediger Baehrle

Klaus Rüdiger Bährle berät, trainiert, coacht und unterstützt Unternehmen bei der Vereinfachung von Prozessen und Produkten. Vereinfachung hilft bei Innovation, kann aber auch in ganz anderen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. Vereinfache! Jetzt! Alle Informationen unter:  killthecomplexity.com

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