Samstag, April 17, 2021

Was tun, wenn das Büro auch nach Corona weiterhin teilweise leer bleibt?

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Aufgrund der Corona-Pandemie arbeiten viele Unternehmen derzeit komplett oderteilweise im Homeoffice.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass aktuell mehr Büros denn je nicht genutzt werden. Schon vor der Pandemie war dieses Problem allgegenwärtig, denn die Büroplätze wurden beispielsweise durch Krankheitstage, Urlaub oder Geschäftsreisen nicht immer vollständig ausgelastet. Die Zunahme an Remote Work wird den Leerstand in den Büros noch weiter erhöhen. Denn das Arbeiten im Homeoffice ist mittlerweile zum normalen Bestandteil der Arbeitsgestaltung geworden und viele Unternehmen werden ihren Mitarbeiter:innen mehr Remote Work ermöglichen – auch nach der Pandemie. Verschiedene Befragungen zeigen, dass der Großteil der Mitarbeiter:innen einen Mix aus zwei bis drei Tagen Remote Work und zwei bis drei Tagen Büro bevorzugt. Büromarkt-Experten schätzen, dass im Durchschnitt ein Tag Homeoffice zu einer Reduzierung der benötigten Bürofläche von 10 Prozent führt. Auf Basis dieser Faustformel ist davon auszugehen, dass viele Firmen zukünftig bis zu 25 Prozent weniger Bürofläche benötigen als bisher.

Unternehmen stellt das vor Herausforderungen. Denn viele von ihnen haben langjährige Mietverträge abgeschlossen. Die Mietkosten bleiben über die Vertragslaufzeit hinweg gleich hoch – unabhängig davon, wie viel Prozent der angemieteten Bürofläche wirklich genutzt wird. Was also können die Unternehmen gegen eine geringere Flächenauslastung durch etwa die erhöhte Homeoffice-Nutzung tun? 

Die naheliegendste Lösung wäre die Kündigung der bestehenden großen Bürofläche und stattdessen die Anmietung eines neuen, kleineren Büros. Abgesehen von dem großen Aufwand, der mit einem Umzug einhergeht, ist das aber gar nicht so einfach. Denn in der aktuellen wirtschaftlichen Situation akzeptieren Vermieter:innen ein vorzeitiges Aussteigen aus dem Mietvertrag oder eine Rückgabe von Teilflächen nur in Ausnahmefällen. 

Durch Untervermietung können Unternehmen signifikant Mietkosten sparen

Eine alternative und vielversprechendere Lösung kann in diesem Fall die Untervermietung der leerstehenden Büroflächen bieten. Denn dadurch, dass zumindest ein Teil der Miete durch die Untermieter:innen getragen wird, können die Unternehmen mitunter bedeutend ihre fixen Kosten reduzieren. Das so gesparte Geld kann dann wiederum beispielsweise in die optimale Gestaltung der Arbeitsumgebung oder Homeoffice-Ausstattung für die Mitarbeiter:innen investiert werden. 

Untervermietung mag sich zunächst vielleicht komplex anhören. Tatsächlich ist die Untervermietung von Büros in Deutschland aber viel unkomplizierter als die von Wohnraum. Zur Untervermietung von Teilflächen können Unternehmen ihren eigenen Mietvertrag nutzen. Voraussetzung hierfür ist die Zustimmung der Vermieter:innen. Diese können die Zustimmung nur in Ausnahmefällen verweigern, beispielsweise wenn ein Wettbewerbsschutz in den Mietverträgen der anderen Mieter:innen vereinbart wurde.

Darüber hinaus sind für eine Untervermietung keine zusätzlichen Anschaffungen notwendig. Wenn ein Raum möbliert ist, bietet es sich an, diesen auch so zu vermieten. Ist eine Fläche leer, sollte sie auch als solche untervermietet werden. Es muss also beispielsweise kein Extra-Aufwand in die Beschaffung von Möbeln gesteckt werden.

Die Untervermietung von Büroräumen bietet deshalb eine gute Möglichkeit, um schnell auf einen veränderten Flächenbedarf zu reagieren.

Wenn die Auslastung der Büroflächen gering ist, können Unternehmen Mietkosten durch die Untervermietung sparen. Sobald sie die Flächen wieder für ihren Eigenbedarf benötigen, können sie dank flexibler Verträge schnell wieder auf ihre Büros zugreifen.

In der aktuellen Situation wird uns häufig die Frage gestellt, ob und wie stark flexible Büros nachgefragt werden. Wir haben zwar einen deutlichen Einbruch der Nachfrage während des ersten Lockdowns im Frühjahr 2020 festgestellt, im ersten Quartal 2021 liegt die Nachfrage aber fast wieder auf Vor-Corona-Niveau und wir gehen davon aus, dass sie sprunghaft ansteigen wird, sobald sich ein Ende der Beschränkungen abzeichnet. 

Die Gründe der Bürosuchenden sind vielfältig. Während des ersten Lockdowns hat uns eine Umfrage unter unseren Kund:innen gezeigt, dass durch die wirtschaftlich angespannte Lage für viele Unternehmen ein Büro zur Untermiete noch interessanter geworden ist. Sehr positiv bewertet wurde dabei die höhere Flexibilität im Vergleich zu der normalen Anmietung eines Büros. Außerdem ist in der Corona-Krise die Nachfrage nach bezahlbaren Angeboten und Büroräumen in der Nähe des Wohnorts gestiegen. Denn nicht jede:r hat zuhause die Möglichkeiten, eine angemessene Arbeitsumgebung zu schaffen.

Da ist ein flexibler Büroraum oder Schreibtischplatz nahe der eigenen Wohnung eine gute Alternative.

Wie viel Kosten Unternehmen mit einer Untervermietung sparen können, können sie mithilfe unseres Mietpreiskalkulators berechnen. Uns ist aufgefallen, dass es vielen Unternehmen aktuell schwer fällt einzuschätzen, wie viel Bürofläche sie durch den höheren Homeoffice-Anteil einsparen können. Die tatsächlich einzusparende Fläche hängt neben der Anzahl der Tage, die die Mitarbeiter:innen im Homeoffice verbringen, natürlich auch von der individuellen Beschaffenheit des Büros ab. Die Kalkulation der Einnahmen, die je nach Stadt und Büroart variiert, basiert auf Durchschnittswerten von mehr als 4.000 Untermietverträgen, die in den letzten Jahren deutschlandweit über shareDnC abgeschlossen wurden. Hier geht’s zu unserem Mietpreiskalkulator.

Autor: Philipp Hartje

Philipp Hartje ist Gründer und Geschäftsführer von shareDnC. Das Kölner Unternehmen wurde 2015 gegründet und ist Deutschlands führende Online-Plattform für die Untervermietung von Büros. shareDnC bringt Unternehmen, die Teile ihres Büros kurz- oder langfristig nicht nutzen mit anderen Unternehmen und Selbstständigen zusammen, die auf der Suche nach flexiblen Büros oder Schreibtischplätzen sind und sorgt zusätzlich dafür, dass bestehende Ressourcen besser genutzt werden.

Fotograf/ Titelbild: Marc Mueller

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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