Start-up sucht Office?

Das sollten Gründer bei der Bürosuche beachten  

So schön die Geschichte des in einer Garage gegründeten Start-ups auch ist, das anschließend in einer einzigartigen Erfolgsstory die Welt erobert: Wer sich als junges Unternehmen professionalisieren will, steht schnell vor der ganz praktischen Bürofrage. Wo soll gearbeitet werden? Soll es gleich ein eigenes Büro sein? Und wenn ja, wie groß? Tut es für den Anfang ein Shared Office? Was muss ich beim Mietvertrag beachten? Und – ganz aktuell – wie wirken sich die Covid-19 bedingten Hygienevorgaben auf die Büroauswahl und -gestaltung aus? 

Shared Office oder eigenes Büro: Flexibilität und Komfort haben ihren Preis

Junge Unternehmen brauchen mehr denn je auch in Sachen Büro-Set-up maximale Flexibilität. Bürolösungen wie Coworking Spaces stehen deshalb gerade bei Start-ups hoch im Kurs. Gegen eine monatliche Gebühr erhalten Mieter je nach Bedarf flexiblen Zugang zu Hot Desks, einen festen Schreibtisch oder sogar mehrere fest zugeteilte Räume. Shared Offices bieten zudem Verträge mit sehr kurzen Laufzeiten bis hin zu Monatsverträgen. Besonders, wenn Personalbestand und Standortfrage in der Start-up-Phase nicht hinreichend planbar sind, bietet das die nötige Flexibilität. Dazu kommt ein hoher Komfort-Faktor, denn meist bieten Coworking Spaces ein „All-in-one“-Paket, in dem alles Notwendige und alle damit verbundenen Kosten inbegriffen sind: Möbel, Ausstattung, Kommunikationsinfrastruktur, Raumpflege. Allerdings haben Service und Flexibilität ihren Preis. Eine Shared Office-Lösung kostet deutlich mehr als ein eigenes Büro. Wer seinen Personalbestand auf die kommenden 3 bis 5 Jahre zuverlässig planen und einen Mietvertrag mit entsprechender Laufzeit abschließen kann, für den sind eigene Büroräume mit Sicherheit kostengünstiger. 

Untermiete, Office Cluster und Vormietrecht: Flexibilität auch bei längeren Vertragslaufzeiten im eigenen Office

Wie groß ein eigenes Büro sein sollte, hängt von der aktuellen und zum Ende der Mietlaufzeit erwartbaren Mitarbeiterzahl ab. Das Problem: Meist wünschen sich Vermieter Laufzeiten von idealerweise 5 bis 10 Jahren, bieten aber für manch jüngere Unternehmen auch Mietzeiten von 3-5 Jahren an. Für Mieter haben längere Laufzeiten den Vorteil, dass die Kosten meist niedriger sind. Ein Start-up kann jedoch selten in solchen Zeiträumen planen und absehen, denn kein junges Unternehmen weiß, wie groß es in fünf Jahren sein wird. 

Wer also Raum für Wachstum einplanen will, ohne gleich eine zu große Fläche zahlen zu müssen, hat verschiedene Möglichkeiten. Der Klassiker ist die Untermiete. Man sichert sich gleich eine komfortabel große Fläche und vermietet Teile davon befristet unter. Das muss in der Regel nur mit dem Vermieter abgestimmt werden. Die Alternative ist, nur den unmittelbar absehbaren Raumbedarf zu decken und auch bei längerer Laufzeit zunächst nur ein kleines Büro zu mieten. Steigt der Platzbedarf, kann für die restliche Vertragslaufzeit Raum in einem Coworking Space hinzugebucht werden. Man spricht hier von einer Cluster Office-Lösung. Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, zunächst eine kleinere Einheit anzumieten und sich vertraglich ein Vormietrecht für im Gebäude freiwerdende Flächen einräumen zu lassen. So können Mieter bei Vakanzen die Gelegenheit nutzen und ihre Bürofläche kurzfristig im Haus erweitern. 

Remote Working & Hot Desking: neue Arbeitsmodelle müssen mitgedacht werden 

Wer als Start-up mit dem Recruitment beginnt, wird schnell merken, dass flexible Arbeitsmodelle mittlerweile zum Standard gehören. Wer gute Leute will, sollte sich hier flexibel zeigen und nicht auf eine 100%-ige Anwesenheit im Büro pochen. Das hat natürlich auch Auswirkungen auf die Planung der Raumkapazität, denn wer Remote Working und Hot Desking im Team erlaubt, spart feste Arbeitsplätze und somit Fläche. 

Leitfragen bei der Bedarfsermittlung in Sachen Bürofläche sind:

Wie viele meiner Mitarbeiter werden remote arbeiten? Müssen dennoch alle einen festen Schreibtisch haben? Mit wie viel Abwesenheit durch Urlaubs- und Krankheitstage muss ich rechnen? Ein Rechenbeispiel: Wenn von zehn Teammitgliedern jede*r durchschnittlich 1 von 5 Tage von zu Hause arbeitet, bedeutet das, dass teilweise bis zu 20 Prozent der Belegschaft nicht im Büro sind. Rechnet man dazu noch Urlaub, Dienstreisen und Krankheitstage, wird deutlich, dass ein zehnköpfiges Team nicht unbedingt zehn feste Arbeitsplätze benötigt. Acht Hot Desks reichen in diesem Beispiel auch. Und wer doch jeden Tag ins Büro kommen möchte, kann immer noch einen festen Schreibtisch zu geteilt bekommen. 

Zudem muss auch die Raumnutzung mitgedacht werden:

Sollen die Mitarbeiter an einer langen Workbench arbeiten oder in Einzelbüros? Wie viele Meetingräume sind notwendig? Ist mit Besuchern zu rechnen, für die ein Wartebereich nötig ist? Die Berechnung des Flächenbedarfs ist komplex und sehr individuell. Es kann deswegen hilfreich sein, sich Rat bei einem Experten zu holen. Als Faustregel sollten Mieter aber mit 10 bis 25 qm pro Person planen.

Augen auf: Verhandlungsspielräume beim Vertragsschluss

Mietverträge enthalten in der Regel viele Standardklauseln, doch bei einigen Punkten sollten Mieter besonders achtsam sein. So können Verträge für eigene Räumlichkeiten je nach Vermieter stark variieren und sollten bei Bedarf anwaltlich geprüft werden. Augenmerk sollten hier auf Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution (bis zu drei Monatsmieten), Verwaltungsgebühren, Instandhaltungskosten und Gewerbesteuerhebesatz liegen sowie auf Vertragslaufzeit und darauf, wer mögliche Umbaukosten übernimmt. Bei Kaltmiete, Vertragslaufzeit – hier sind 3, 5 und 10 Jahre übliche Abstufungen – und Übernahme von Umbaukosten ist erfahrungsgemäß am meisten Verhandlungsspielraum.

Grundsätzlich gilt:

Je länger sich ein Mieter vertraglich bindet, desto günstiger werden die Mietkonditionen, desto eher lassen sich anfängliche mietfreie Monate rausschlagen und desto eher und umfassender übernimmt der Vermieter Umbaukosten. Verträge für Coworking Spaces sind dagegen in der Regel recht simpel. Auch sie bergen je nach Lokalität Verhandlungsspielraum bezüglich Preisen, Rabatten oder Mietlaufzeiten. In Städten wie Frankfurt lassen sich gute Rabatte aushandeln, während in Startup-Hochburgen wie Berlin Verhandlungen eher schwierig sind. So oder so ist es sinnvoll den Suchprozess gemeinsam mit einem Experten zu vollziehen, der nicht nur hilft ein Konzept zu erarbeiten und den Bedarf zu definieren, sondern auch bei Vertragsverhandlungen und dem Finden von versteckten Kosten hilft. 

Covid-19: Obacht bei neuen Hygieneanforderungen

Zu guter letzt sollten Unternehmen auf Bürosuche noch ein ganz aktuelles Thema mitdenken, das die Anforderungen an Büroflächen für die nächsten Monate, vielleicht sogar langfristig verändern wird: Die Covid-19-Pandemie. Mit Covid-19 erleben wir die erste Pandemie, die auch Auswirkungen auf das Miteinander am Arbeitsplatz hat und Hygiene- und Abstandsregeln mit sich bringt. Viele Mitarbeiter arbeiten deswegen remote. Das reduziert automatisch die Zahl der notwendigen Arbeitsplätze im Office. Auf der anderen Seite erfordern die Abstandsregeln jedoch mehr Platz in Küche, Meetingräumen und auf Fluren und wer zum Arbeiten ins Büro kommt, ist in Einzelbüros sicherer als im Großraumbüro. Gerade Hot Desks sind im Sinne der Infektionseindämmung ein möglicher Risikofaktor, weil sie von unterschiedlichen Menschen genutzt werden. Wer sie unter Pandemie-Bedingungen weiter anbieten will, muss eine regelmäßige Reinigung und Desinfektion gewährleisten. Fest zugewiesene Schreibtische sind da weniger aufwendig.

Über den Autor

Valerio Siviero ist CEO und Mitgründer von Ophigo. Das Frankfurter Proptech verbindet neueste Technologien mit persönlichem Service, um die Bürosuche und Vermarktung von Büroflächen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Valerio Siviero verantwortet den Markteintritt und das Wachstum des Unternehmens und treibt als Branchenexperte die Digitalisierung des Immobilienmarktes voran. 

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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