Feiere jeden fetten Moment und akzeptiere Tiefschläge – aber nur kurz!

SOPHY: Weniger Stress und Aufwand beim Mitarbeiterwechsel

Stellen Sie sich und das Startup SOPHY kurz unseren Lesern vor!

Ich bin gebürtiger Hamburger, mehr als 15 Jahre in Führungspositionen bei Medien-Unternehmen tätig gewesen. Den Wandel zur Digitalisierung habe ich aktiv mitgestalten dürfen. Mit der Zunahme an internationalen Projekten entwickelten sich meine Teams und Aufgabenbereich rasant weiter. Zuletzt habe als Head of Digital bei Deutschlands bekanntestem Kino-Unternehmen internationale Projekte von der Kommunikation bis zur Transaktion geführt und die digitalen Produkte zu den reichweitenstärksten Plattformen mit hoher Conversion ausgebaut. Meine Freizeit verbringe ich am liebsten mit meiner Familie am Meer oder mit wenig Gepäck auf Reisen. 

SOPHY sorgt für weniger Streß und Sicherheitslecks beim stetig steigenden Mitarbeiterwechsel. Das Kommen und Gehen von Mitarbeitern birgt eine Vielzahl an Risiken für alle Unternehmensgrößen: Ob Produktivitätsverlust während der Einarbeitung, Frustration durch Mehrarbeit oder oder fehlende Übersicht des bereitgestellten Equipments und Zugänge. Letzteres ist eine tickende Zeitbombe, denn meist bleiben ausscheidende Mitarbeiter in der Branche und gehen zum Mitbewerber.  

SOPHY schafft hier mit der einmaligen Kombination aus anpassbaren Checklisten, Inventarverwaltung und unbegrenzten Nutzern eine  hundertprozentige Transparenz.

Warum haben Sie sich entschieden ein Unternehmen zu gründen?

Es war ein Glücksfall: 

Die erste Idee zu SOPHY entstand kurz vor meiner einjährigen Elternzeit. Ich hatte gerade eine neue Mitarbeiterin eingestellt und fragte mich, wie ich sicherstellen kann, dass sie eine gute Einarbeitung bekommt und pünktlich Equipment wie Laptop, Zugänge und Schlüssel bekommt. Da vergeht gerne mal ein Monat, bis der neue Mitarbeiter sein vollständiges Equipment erhält und durchstarten kann. Unschuldig unproduktiv – Inklusive vollem Gehalt.

Bei meinem letzten Tag vor der Elternzeit habe ich es selber nochmal erlebt: Proaktiv habe ich eine Liste aller Dinge erstellt, die ich vom Unternehmen bekommen habe: Schlüssel, Software-Abos und sensible Zugänge. Dann war ich noch in der Ersthelfer-Datei, Notfalllisten etc. – es gab aber keine vollständige Übersicht.   Aber mit welchem Risiko das behaftet ist, habe ich erst Monate später festgestellt. 

In meiner Elternzeit ging es mit der Familie nach Australien. Nur die Familie, ganz weit weg vom Alltag. Eines Tages bekam ich eine Messenger-Nachricht von Benni, der selber gerade mit seiner Familie eine Autostunde entfernt war. Ben ist erfolgreicher Gründer aus Hamburg und ich war vor 6 Jahren einer seiner ersten Kunden. Aus dem warmen März-Nachmittag mit BBQ erzählte ich ihm anfangs nebenbei von meinen Erfahrungen beim On- & Offboarding. Aus einer angeregten Unterhaltung auf der Terrasse  wurden drei Tage Ideenschmiede. Danach habe ich In vielen weiteren Gesprächen mit der Wirtschaft das riesige Potential von SOPHY nochmal bestätigt bekommen. Bereits vor der ersten Zeile Programmiercode gab es schon Zusagen von Unternehmen unterschiedlichster Größe. Das fühlte sich einfach unglaublich an. Davon getrieben genau das Richtige mit den richtigen Menschen zu machen, hat mich dazu geführt, das Abenteuer „Unternehmer“ zu starten. 

Welche Vision steckt hinter SOPHY?

SOPHY ist simpel und dadurch so stark. Wir verstehen uns als Lösung, bringen ordentlich Zeitersparnis durch fertige Vorlagen und sorgen mit intuitiver Bedienung für absolute Transparenz von Aufgaben und Inventar. In Echtzeit. Von überall. Ohne Schnick-Schnack. Nur wenn das gesamte Team uneingeschränkt diese Möglichkeiten nutzen kann, entsteht der riesige Vorteil. Deswegen haben wir uns entschieden, dass wir die keine Limitierungen bei der Anzahl von Nutzern einbauen,

Unternehmen können zum Festpreis ebenso unbegrenzt das gesamte Firmen-Inventar wie Laptop, Schlüssel, Firmenautos, Bahnkarten oder Software hochladen und anschließend einfach in Checklisten integrieren und Verantwortlichkeiten hinterlegen. So sorgst du nicht nur problemlos für die pünktliche Bereitstellung von Inventar am ersten Arbeitstag, die regelmäßige Wartung zwischendurch oder vollständige Abgabe des bereitgestellten Equipments beim Austritt des Mitarbeiters. 

Jede Änderung wird automatisch aufgezeichnet und wichtige Teammitglieder sofort informiert. Du hast jederzeit und überall eine vollständige Übersicht über dein Equipment und die damit verbundenen Aufgaben und Personen. 

Fertige Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen und künstliche Intelligenz werden in Kürze zudem für einen Wettbewerbsvorteil unserer Nutzer sorgen.

Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?

Beim Beta-Test von SOPHY wurde uns schnell klar, dass du diese Software nicht nur für On- & Offboarding verwenden kannst. In vielen wiederkehrenden Prozessen spielen die drei Elemente Verantwortung, Prozesse und Inventar eine Rolle. 

So begannen die Gastronomen sie für regelmäßige Hygiene-Prüfungen zu verwenden, Hotels für Sicherheits-Checks von Feuerlöschern und digitalen Schlüsselkarten,  Baugesellschaften auch zur Ausgabe ihrer Schlüssel bei Handwerkern und ein großes Unternehmen zur Übersicht ihrer Abos und Versicherungen. 

Dann aber bei deiner ursprünglichen Idee zu bleiben und nicht in die Verlockung zu geraten, alles auf einmal anzubieten, ist schwierig.  

Zudem gab es auch zahlreiche, verlockende Feature-Requests. Diese individuellen Wünsche akkurat aufzulisten und anschließend zu überprüfen, ob diese mit bestehenden Funktionen lösbar sind, hilft dir die Software schlank zu halten. Beispiel: Ein Kunde wollte gerne noch ein Feld „Standort“ und ein Feld „Watt-Zahl“ integriert bekommen. Dies ließ sich aber unproblematisch mit der vorhandenen Kategorisierung lösen. 

Finanziert ist die Plattform über Investoren, die nicht nur Geldgeber sondern vor allem unheimlich gute Sparring-Partner sind. Deren Erfahrungen helfen ungemein, wenn es um Herausforderungen oder Unklarheiten geht. Es war schon länger mein Wunsch in der Konstellation ein Startup hochzuziehen.  

Wer ist die Zielgruppe von SOPHY?

Kleine und mittelständische Unternehmen weltweit, die gute Mitarbeiter in Zeiten von „War of Talents“ langfristig finden und binden wollen. Strukturiertes Onboarding ist der Grundstein dafür und perfektes Offboarding sorgt dafür, das der ausscheidende Mitarbeiter dich positiv als Arbeitgeber bewertet. Das spart teure Rekrutierungskosten, wenn er dich beispielsweise öffentlich bei kununu oder im privaten Umfeld weiterempfiehlt.     

Wie funktioniert SOPHY? Wo liegen die Vorteile?  Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?

Bei SOPHY erstellst du Aufgaben und verknüpfst diese mit deinem Equipment. So wird aus „Gib dem Mitarbeiter einen Büroschlüssel“ die Aufgabe „Gib ANTONIA den BÜROSCHÜSSEL 1290“. 

Aufgaben, Equipment und Deadlines können so in Echtzeit zugewiesen und getrackt werden. Für uns macht es deswegen auch kein Sinn die Nutzer, das Equipment und die Checklisten bei SOPHY zu limitieren. 

SOPHY wird damit zur bezahlbaren Alternative zu überdimensionierten, stark limitierten und teuren Softwarelösungen mit langen Implementierungszyklen.

Wie ist das Feedback?

Irre. Schon als ich Feedback zur Idee haben wollte. Dadurch, dass ich von Anfang an viel draußen bei potentiellen Kunden war, wusste ich um die Schwachpunkte anderer Software. Zum Launch haben wir bereits eine große Anzahl an Kunden jeglicher Größe gewinnen können. Vom kleinen Restaurant über Agenturen bis hin zu Weltmarken mit mehreren hundert Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten.   

SOPHY wo geht der Weg hin? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Wir wollen nichts überhasten. Das bisherige Feedback lässt uns manchmal dazu verleiten, dass wir zu schnell rennen wollen. Aber wir wollen überlegt wachsen. Nur wer ein gutes Produkt hat, wird erfolgreich werden.

Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?

Sprich schon vor der Umsetzung mit potentiellen Kunden. Stelle dir ein Team zusammen, was mit noch mehr Leidenschaft eine größere Vision hat – hier gibt es keine Kompromisse. Feiere jeden fetten Moment und akzeptiere Tiefschläge – aber nur kurz! 

Weitere Informationen finden Sie hier

Wir bedanken uns bei Oliver Knoblauch für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

Sabine Elsässer

Sabine Elsässer is founder and chief editor of the StartupValleyNews Magazine. She started her career at several international direct sale companys. Since 2007 she works main time as a journalist. While that time she learned more about the Startup Scene, what made her start her own Startup Magazine the StartupValleyNews.

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