Papierbelege waren gestern

Die Zukunft der Buchführung ist digital

Denn der Wechsel von Papierbelegen zu digitalen Belegen spart nicht nur viel Zeit und Geld, auch die Archivierung wird sicherer und der Unternehmer hat jederzeit Zugriff auf seine aktuellen Zahlen und Auswertungen.

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran

So hat die E-Mail in den meisten Lebensbereichen die Briefpost längst ersetzt – nicht zuletzt in der geschäftlichen Kommunikation. Da wirkt es fast schon ein bisschen altertümlich, wenn sich Unternehmer regelmäßig auf den Weg zu ihrem Steuerberater machen, um ihm die Buchhaltungsbelege zu bringen – zumal es mit der beleglosen Buchhaltung eine einfache Alternative gibt. Weshalb viele kleinere Mittelständler immer noch sorgsam sammeln, sortieren, abheften und aufbewahren, liegt häufig an der Unwissenheit hinsichtlich der Gesetzeslage. Dabei akzeptiert das Finanzamt bereits seit einigen Jahren eine Buchhaltung ohne Papierbelege. Seit 2012 ist auch keine digitale Signatur mehr nötig. Damals erleichterte das Bundesfinanzministerium den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Heute genügt es, wenn Rechnungen elektronisch als Bild oder PDF vorliegen und ihre Echtheit, ihre Herkunft und die Lesbarkeit gewährleistet sind, so der Gesetzgeber.

So einfach ist auch die beleglose Buchhaltung

„Im Unternehmen wird lediglich ein Scanner, mit dem sich mindestens 25 Blätter in der Minute digitalisieren lassen, und ein Internet-Zugang mit Internet-Explorer benötigt“, erklärt Steuerberater Frank-Oliver Schulz, Steuerberater der Lüders Warneboldt Steuerberatung aus Hannover, die Mitglied bei HLB Deutschland ist. „Und die Einrichtung der Hard- und Software dauert zusammen mit der Einweisung des Personals nicht länger als einen halben Tag. Für den weiteren Support empfehlen wir eine Mandanten-Fernbetreuung, mit der Unternehmer und Steuerberater gemeinsam auf den Bildschirm des Unternehmens schauen können.“

Der Ablauf ist dann relativ einfach: Alle anfallende Belege werden – sofern sie nicht schon als Datei vorliegen – über den Scanner digitalisiert und an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt. Von dort ruft die Steuerberatungskanzlei die Daten ab, erstellt die Buchführung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung und lädt diese ebenfalls auf den DATEV-Server. Dort erfolgt die dauerhafte Archivierung der Belege und Auswertungen. Der Unternehmer kann dort – unabhängig von Ort und Zeit – seine Auswertungen abrufen. Auch das lästige Suchen von Papierbelegen gehört damit der Vergangenheit an, da der digitalisierte Beleg durch eine Suchfunktion schnell aufgerufen werden kann.

Insgesamt findet also nur noch ein elektronischer Datenaustausch statt. Die Papierbelege bleiben im Unternehmen, eine Archivierung ist aber nicht notwendig, da die Daten (digitalisierte Belege, elektronische Rechnungen, Personalunterlagen, Auswertungen etc.) im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher verwahrt sind und bei Bedarf vom Finanzamt eingesehen werden können. Dabei ist der Up- und Download durch einen verschlüsselten Datentransfer jederzeit geschützt. Besonders nützlich sei, dass es sich bei dem Programm um ein lernendes System handle, das auch eine Bezahlfunktion beinhaltet, so Schulz. „Immer wiederkehrende Rechnungen wie Telefon oder Miete werden automatisch erkannt und entsprechend gebucht. Wenn dann noch die Ausgangs- und Eingangsrechnungen elektronisch verschickt werden und auch die elektronischen Kontoauszüge verwendet werden, fällt sogar das Einscannen weg.“

Gibt es auch Fallstricke, die man beachten sollte? Schulz sieht eigentlich nur Vorteile: „Durch die Zeitersparnis, die Verlässlichkeit und den flexiblen Datenzugriff gewinnen die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung mehr an Bedeutung und der Unternehmenssteuerung kann mehr Zeit gewidmet werden.“ Buchhaltungskenntnisse seien für das Programm nicht notwendig. Allerdings gelte es, die personelle Verantwortung mit den entsprechenden Zugriffsrechten zu bestimmen, so der Steuerberater. „Bei den meisten unserer Mandanten ist diese Funktion im Sekretariat angesiedelt.“ Auch Mandanten, die nicht technikaffin sind, kämen problemlos mit der Umstellung zurecht und seien innerhalb kürzester Zeit von der Zeitersparnis und dem zusätzlichen Nutzen begeistert.“

Die sieben goldenen Regeln der elektronischen Archivierung

Regel Nr. 1: Es herrscht Systemfreiheit.

Es gibt keine verbindlichen Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung. Die Finanzverwaltung erteilt auch keine offiziellen Testate. (Lediglich für elektronische Registrierkassen wird es ab 2020 eine offiziell zertifizierte Sicherheitseinrichtung geben, deren Verwendung dann Pflicht wird.) Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei auswählen.

Regel Nr. 2: Belege sind zeitnah zu archivieren.

Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden. Es ist sinnvoll, entsprechende Speicherroutinen fest in den betrieblichen Prozessablauf einzuplanen, um eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

Regel Nr. 3: Die Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet werden.

Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Auch organisatorisch muss durch ein entsprechendes Datensicherheitskonzept gewährleistet sein, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Regel Nr. 4: Die Auswertbarkeit der Daten ist sicherzustellen.

Insbesondere für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elek-tronischen Dokumente erforderlich. Die Archivierungssysteme müssen dies gewährleisten können. Eine Datenverdichtung zum Zweck der Speicherung ist zulässig, allerdings darf sie nicht zu einem Datenverlust führen. Die verdichteten Daten müssen außerdem ohne großen Aufwand wieder lesbar gemacht werden können.

Regel Nr. 5: Der Grundsatz der Formattreue muss eingehalten werden.

Elektronische Dokumente sollten grundsätzlich in dem Format abgespeichert werden, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen beim „ersetzenden Scannen“ durch elektronische Dokumente ersetzt werden (siehe Punkt 4).

Regel Nr. 6: Es ist ein Datenindex zu erstellen.

Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufzunehmen. Die Indexierung muss etwa anhand einer Dokumenten-ID, der Dokumentenart, der Zuordnung zu den Stammdaten oder nach Belegnummer erfolgen. Der Index muss über eine Suchfunktion auswertbar sein.

Regel Nr. 7: Der Archivierungsvorgang ist zu dokumentieren.

Das gesamte Archivierungsverfahren muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert werden. Es muss aus der Verfahrensdokumentation hervorgehen, wie die Vorschriften der GoBD bei der Archivierung umgesetzt worden sind.

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Bildquelle Pixabay.com

Quelle BESTFALL GmbH

redaktion

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