Sechs Goldene Regeln für effektives Delegieren

„Alles, was du kannst, das kann ich viel besser“ ist die Titelheldin des Musicals „Annie get your gun“ überzeugt. Viele Chefs denken genauso. Fehlendes Vertrauen oder die Ansicht, es sei einfacher, etwas selbst zu machen als zu erklären und zu überwachen, verhindern, dass mehr an Mitarbeiter delegiert wird. Nicht nur Aufgaben, sondern Verantwortung abzugeben, zählt zu den größten Herausforderungen, mit denen (neue) Führungskräfte konfrontiert werden.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen, fällt Vorgesetzten oftmals schwer. Dabei liegen die Vorteile guten Delegierens auf der Hand. Der Delegierende selbst gewinnt dadurch Zeit und kann sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Das Team bzw. einzelne Mitarbeiter werden befähigt, bestehende Fähigkeiten auszubauen und neue zu entwickeln, was wiederum Motivation und Selbstwertgefühl erhöht. Indem Aufgaben von Anfang an den richtigen Personen in der richtigen Position zugewiesen werden, spart ein Unternehmen Geld und Zeit. Die Gesamtproduktivität und Effizienz wird durch die optimale Ressourcennutzung gesteigert. Delegieren bedeutet, verantwortungsbewusst Aufgaben an Mitarbeiter abzugeben. Vom Prinzip her funktioniert das nicht anderes, als würden sie an externe Dienstleister vergeben. Die folgenden sechs goldenen Regeln helfen dabei:

1. Komplette Aufgaben delegieren

Wird ein gesamtes Projekt bzw. Aufgabe delegiert, steigert dies Motivation und Leistung, weil damit auch die Verantwortung übergeben wird. Nur kleine Teilbereiche weiterzugeben bringt dagegen kaum die erwartete Entlastung.

2. Klare Zielsetzung

Mitarbeiter müssen wissen, was genau von ihnen erwartet wird. Das Ziel bzw. gewünschte Ergebnis der delegierten Arbeit muss also konkret formuliert werden. Je besser die Transparenz ist, umso höher wird die Eigenverantwortung ausfallen.

3. Zeitrahmen vorgeben

Werden delegierte Arbeiten nicht rechtzeitig erledigt, geraten schnell auch die eigenen Termine in Gefahr. Schon deshalb sind konkrete Termine bei der Weitergabe von Aufgaben wichtig. Auch Zwischentermine tragen zur Termineffizienz bei.

4. Ressourcen

Zum Delegieren von Arbeit gehört sowohl die Bereitstellung von Ressourcen (zeitlich, räumlich und finanziell) als auch das Vertrauen in die Fähigkeit der Mitarbeiter, diese entsprechend zu nutzen. Der Delegierende muss sich fragen: Was traue ich dem Mitarbeiter zu? Aber auch das, was sich der Mitarbeiter selbst zutraut, ist wichtig. So lässt sich Über- bzw. Unterforderung vermeiden und ein für beide Seiten gewinnbringendes Ergebnis erzielen.

5. Feedback geben

Konstruktive Kontrolle und Feedback sind für beide Seiten nötig. Nur so weiß der Vorgesetzte über den aktuellen Stand Bescheid. Den Mitarbeitern wird gezeigt, dass sie auf dem richtigen Weg sind bzw. lassen sich mögliche Fehler frühzeitig korrigieren.

6. Das Ergebnis ist wichtiger als das wie

Immer wieder begehen Führungskräfte beim Delegieren den gleichen Fehler. Sie legen zu genau fest, wie eine Aufgabe erledigt werden soll. Entscheidender ist es, Ansprüche und Qualitätsstandards zu kommunizieren. Handlungsspielräume befähigen Mitarbeiter, selbst Entscheidungen zu treffen.

* Stefan Häseli regt als ehemaliger Kabarettist und gefragter Infotainer täglich dazu an, wirkungsvolle Kommunikation mit Spaß zu erleben. Sein Anspruch ist es, als Moderator und Keynot-Speaker intelligent zu unterhalten. Als Coach und Trainer für Führungs-, Verkaufs- und Kommunikationsthemen begleitet er seit vielen Jahren Führungskräfte in größeren Organisationseinheiten. Durch seine Erfahrungen im Management und einer Theaterausbildung verknüpft er beide Bereiche auf eine sehr wirkungsvolle Art und Weise. www.atelier-ct.ch und www.stefanhaeseli.ch

Quelle MM-PR GMBH

redaktion

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