Projektmanagement vereinfachen: Diese Tools und Tipps helfen

Ob Freiberufler, KMU oder internationaler Großkonzern: Wer professionell, zielgerichtet und erfolgreich arbeiten möchte, kommt um ein gutes Projektmanagement nicht herum. Zwar ist Leidenschaft für das eigene Business ein wichtiger Erfolgsfaktor, jedoch reicht sie allein nicht aus. Hier erfahren Sie deshalb, wie Sie mit Ihrem Unternehmen von Anfang an ein professionelles Projektmanagement umsetzen.

Was ist Projektmanagement und warum ist es so wichtig?

Unter dem Begriff Projektmanagement versteht man die erfolgreiche Durchführung eines in sich abgeschlossenen Vorhabens von der ersten Idee bis zum Erreichen des Projektzieles und dem Abschluss. Wie der Name verdeutlicht, handelt es sich dabei um eine Managementaufgabe. Der Projektmanager ist für das kontinuierliche Planen, Koordinieren und Kontrollieren des Projekts verantwortlich. Dadurch ermöglicht er allen Mitarbeitern ein strukturiertes und ergebnisorientiertes Arbeiten.

In der Regel wird ein Projekt in mehrere Abschnitte unterteilt, in denen verschiedene Meilensteine beziehungsweise Teilergebnisse zu erreichen sind. Dadurch haben alle Beteiligten stets im Blick, ob sich das Projekt in der nötigen Geschwindigkeit entwickelt. So sind stets Änderungen und Anpassungen möglich, damit Zeitplan und Budget eingehalten werden können. Ohne ein strukturiertes Projektmanagement läuft das Team Gefahr, erst kurz vor der Deadline festzustellen, was es noch nicht geschafft hat. Das Projektmanagement erspart daher Stress in letzter Minute.

Was kennzeichnet ein gutes Projektmanagement?

Das Projektmanagement muss als wichtige Aufgabe wahrgenommen und nicht nebenbei und unstrukturiert erledigt werden. Ein Projektleiter muss ernannt und alle Aufgaben und Positionen müssen innerhalb des Teams klar verteilt werden, damit im Laufe des Projektes kein Streit um Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse ausbricht. Zudem muss der Projektmanager den Fortschritt und die Entwicklung des Vorhabens immer im Blick behalten. Das kontinuierliche Controlling ermöglicht ein rasches Eingreifen, wenn etwas nicht wie geplant läuft. Die Kollegen müssen sich untereinander motivieren und unterstützen sowie bei Problemen nach Hilfe fragen. Denn ein Projekt gelingt nur, wenn alle Beteiligten zuverlässig miteinander kommunizieren. Wichtig ist zudem die Planung: Bereits am Anfang entscheidet sich oft, ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann oder nicht. In der Planungsphase müssen ein konkretes Ziel und ein realistischer Ablaufplan definiert werden, damit alle Beteiligten wissen, wie, wofür und warum sie arbeiten.

Projektmanagement vereinfachen: Diese Tools und Tipps helfen

Welche Hilfsmittel und Tools sind sinnvoll?

Es gibt zahlreiche digitale Tools, die Ihnen das Projektmanagement erleichtern und die Abläufe unterstützen. Sinnvoll ist hier auf jeden Fall ein Online-Kalender wie Trello, auf den alle Projektmitarbeiter Zugriff haben. So hat jeder alle wichtigen Termine immer im Blick und sieht, welche Meilensteine als nächstes erreicht werden müssen. Sinnvoll sind zudem digitale To-Do-Listen, über die der Projektmanager einzelnen Teams oder Mitarbeitern Aufgaben zuweisen kann. Der Mitarbeiter hakt alle erledigten Aufgaben ab. Zudem gibt es verschieden Projektmanagement-Software, die diese Funktionen und viele mehr vereint. Damit lassen sich alle Aufgaben des Projektmanagements effektiv bündeln. Auch das Controlling wird damit leichter. Viel Zeit kosten administrative Aufgaben. Gerade wer einen knappen Plan verfolgt, kann einen professionellen Büro- und Telefonservice beauftragen. Der Telefonservice ebuero nimmt Anrufe von Kunden und Geschäftspartnern entgegen, sodass Sie sich in der Zeit auf Ihr Projekt konzentrieren können.

Fazit: So funktioniert Projektmanagement optimal

Wer ein Projekt effizient durchführen und fristgerecht abschließen möchte, muss dieses professionell managen. Dazu gehört, dass Sie sich realistische Ziele stecken und diese mit Ihrem Team gut geplant erledigen. Um die Arbeitsabläufe zu erleichtern und effektiver zu gestalten, sollten Sie professionelle Tools einsetzen und sich gegebenenfalls Hilfe von außen holen.

 

Bilder: pixabay

Autor: Anne Gret

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