Planung von Corporate Events

Corporate Events bilden weiterhin ein wichtiges Tool der Unternehmenskommunikation. Ob Mitarbeiter Incentives, Teambuilding Maßnahmen, Jubiläums- und Weihnachtsfeiern, Kongresse, Tagungen oder Konferenzen – Corporate Events können verschiedene Formen annehmen und auch bezüglich der Absicht variieren. Wo Incentives heutzutage zur Mitarbeitermotivation und -bindung genutzt werden, können Konferenzen und Tagungen dagegen zur Übermittlung von firmenspezifischen Informationen sowie zu Kundenbindungsmaßnahmen dienen.

Allgemeiner Leitfaden zur Planung von Corporate Events

An der Planung von Corporate Events sind oftmals die unternehmensinternen Eventabteilungen oder externe Eventagenturen beteiligt. Damit die Veranstaltung erfolgreich und die richtige Absicht verfolgt wird, sollten bereits vor Beginn der eigentlichen Planung einheitliche Eventziele definiert werden. Begleitende Fragen könnten die Wahl der zu vermittelnden Botschaft sein, die angestrebte Reichweite sowie die potenzielle Wirkung, die das Event ausstrahlen soll.

Bei der Zielsetzung ist es vor allem wichtig konkrete und realistisch formulierte Ziele zu bestimmen, die bei der gesamten Planung, Durchführung und Nachbereitung des Events ständig im Hinterkopf behalten werden sollten. Genauso wichtig wie die Zielsetzung ist die Definition der Zielgruppe, sprich: Wen möchten Sie mit dem Event erreichen und emotional ansprechen? Einer der größten Fehler bei der Eventorganisation ist die falsche oder ineffiziente Ansprache der Zielgruppe. Mitarbeiter werden anders angesprochen als Handelsvertreter und Kunden.

Nach Definition der Absichten und Zielgruppe kann gezielter in die Planung eingestiegen werden. Um die Veranstaltung zu konkretisieren sollte zunächst ein Veranstaltungsdatum festgelegt werden. Achtung: Planen Sie immer einen Ersatztermin ein. Unkalkulierbare und unvorhersehbare Ereignisse können immer auftreten – ein Plan B kann hier vorbeugen. Sofern Sie Ihr Event terminiert haben, können Sie sich im Anschluss mit den groben Eckdaten Ihrer Veranstaltung befassen. Taxieren Sie die ungefähre Teilnehmerzahl sowie die Dauer des Events und achten Sie auf den vorgegebenen Budgetrahmen.

Bei der Suche nach einer geeigneten Location, ist die Größe und Art Ihres Events ausschlaggebend. Für Tagungen und Konferenzen eignen sich großflächige Eventlocations mit Industriecharakter oder Konferenzräume in Hotels besser, als für die alljährliche Weihnachtsfeier im internen Kreis. Die Verfügbarkeit von Eventlocations ist begrenzt, optionieren Sie geeignete Flächen daher möglichst frühzeitig, um Terminkollisionen vorzubeugen. Im nächsten Schritt der Eventplanung sollte ein Veranstaltungskonzept erstellt werden. Zur Steigerung der Attraktivität des Events können Eventplaner zum Beispiel über ein passendes Motto oder Thema nachdenken, welches die Veranstaltung begleiten soll. Entsprechend ist zu beachten, dass Dekoration, Event-Catering, Dresscode, die Wahl der Location und das Entertainment angepasst werden müssen. Sofern das grobe Konzept steht, geht es in die Detailplanung: Eventablauf und Programm bestimmen, Eventlocation und Catering buchen, bei Bedarf An- und Abreise der Gäste koordinieren, Eventmobiliar, Sicherheitskonzept und Einladungsmanagement organisieren. Nicht zu vergessen ist auch die Durchführung von Promotionmaßnahmen in Form von ausgefallenen Einladungen, Überraschungsgästen oder Gewinnspiel-Aktionen.

Tipps und Trends für Corporate Events

Eintönig und langweilig war gestern – Machen Sie aus Ihrem Corporate Event ein unvergessliches Erlebnis und setzen Sie den negativen Vorurteilen von trägen Unternehmensfeiern ein Ende. Es gibt zahlreiche Trends und Aktionen mit denen man Corporate Events einen ganz besonderen Charakter verleihen kann. Die zunehmende Digitalisierung bietet zum Beispiel viele Vorteile, die man gekonnt für Corporate Events einsetzen kann. Crowd-Streaming wäre eine interaktive Variante, um sein Event Live auf Online Plattformen wie zum Beispiel Facebook zu streamen. Der User kann das Event bis zu 90 Minuten live auf sein Profil übertragen. Wenn die Übertragung endet, wird das Video öffentlich gemacht. Um Corporate Events zu einem Erfolg zu machen, sollten die Teilnehmer ermutigt werden, selbst zu streamen. So können Unternehmen und Teilnehmer aktiv in Interaktion treten. Eine weitere Maßnahme sind personalisierte Angebote wie auf Teilnehmer zugeschnittene Informationen. Längerfristig gesehen verbinden die Gäste dadurch positive Eindrücke mit dem Event. Dies fördert zusätzlich den After-Event-Effekt. Auch informelle Präsentationen durch externe Speaker können Firmenevents auflockern. Ein Austausch Gleichgesinnter ist das Ziel, so sind Teilnehmer und Sprecher auf Augenhöhe und die Besucher des Firmenevents haben die Möglichkeit, in einen Dialog zu treten und nicht nur vom Speaker mit Fakten konfrontiert zu werden. Ein solches interaktives Miteinander hält die Konzentration länger aufrecht und kann beispielsweise einen Vortrag oder eine Präsentation in eine für die Teilnehmer interessante Richtung lenken.

Corporate Events dienen heutzutage nicht einzig und allein zur Verbesserung des Firmenimages. Vielmehr legen sie die Grundlage einer positiven Mitarbeiter- und Kundenbindung, die sich längerfristig auf den Unternehmenserfolg auswirken kann. Umso wichtiger ist es viel Zeit in eine intensive Planung und Konzepterstellung des Corporate Events zu legen um seine Zielgruppe effizient anzusprechen.

Bild: Eventlocation Heilig Kreuz Kirche Berlin Kreuzberg 4 über www.eventinc.de

Siem Speck

Siem Speck ist Head of Online Marketing bei Event Inc , dem führenden Portal für Eventlocations. Bevor er 2014 das Hamburger Start-Up von Beginn an begleitete, arbeitete er unter anderem bei der Glossybox, Hanse-Ventures und SEOlytics. Als Online Marketing Experte hat Siem Speck Event Inc innerhalb von wenigen Jahren zum sichtbarsten Portal für Eventlocations im deutschsprachigen Web gebracht.

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