Flexible Personaleinsatzplanungen in Corona-Zeiten

Die Personalplanung ist in geregelten Zeiten mit vielen Überlegungen verbunden. Um einen voll funktionsfähigen Einsatzplan zu gestalten, müssen Personaler und Personen in Führungsrollen zahlreiche Faktoren beachten. Kommen jedoch noch erschwerende Merkmale wie eine Grippewelle oder die aktuell andauernde Corona-Pandemie hinzu kann sich die Planung des Personaleinsatzes zu einer Herausforderung entwickeln. Gestalten sich kurzfristige Engpässe, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesundheitsbedingt ausfallen oder da sie die Kinder betreuen, sollten Sie flexibel reagieren können. Worauf Sie bei der Planung des Personaleinsatzes achten sollten und wie Sie diese Aufgabe gekonnt meistern, erfahren Sie im Folgenden: 

Was zeichnet ein Pandemie-angepasstes Modell aus 

Die aktuell herrschende Pandemie wirkt nicht nur kurzzeitig. Vielmehr geht mit diesem noch nie dagewesenen Problem ein Wandel in der Planung der Arbeitskapazität einher. In zahlreichen Betrieben war es notwendig, in Kurzarbeit zu gehen. Andere Betriebe hingegen, wie Krankenhäuser, Unternehmen der Medizintechnik oder auch Lebensmittellogistiker mussten das Personal aufstocken. Ungeahnte Arbeitsaufkommen wirkten sich auf die Arbeitskräfte aus. Dieser schlagartige Wandel zeigte auf, dass ein Umdenken in den gängigen Modellen der Arbeitskapazität stattfinden musste. Neue Rahmenbedingungen, welche unter anderem von der Bundesregierung stetig gewandelt wurden, galt es zu berücksichtigen. Auf der Webseite der Bundesregierung lassen sich täglich alle Änderungen in den Regelungen einsehen. Diese neuen Daten müssen Sie problemlos in Ihre Arbeitsplanung einbringen können. Daher bedarf es eines sehr wandlungsfähigen Systems, welches mit der PEP umgeht.

Wenn sich die Mitarbeiter weigern 

Auch wenn Sie sich bemühen, durch die Personalplanung so wenig Kontakt wie möglich unter den Kollegen und Kolleginnen herzustellen – greller Kontakt ist in manchen Branchen unvermeidbar. Die Bundesregierung stellt klar, dass es keinen gesetzlichen Anspruch auf das Homeoffice gibt. Zudem gibt es, trotz der aktuellen Situation, kein „allgemeines Recht des Arbeitnehmers, bei Ausbruch einer Erkrankungswelle wie COVID-19 der Arbeit fernzubleiben“.

Software unterstützt Sie bei der Planung 

Eine Ausnahmesituation wie die jetzige, bedarf einer Lösung, die modern sowie wandlungsfähig ist. Ein Beispiel eines solchen Programms, das Ihnen bei der Planung zur Seite steht, stammt von eurodata. Mit dem Programm haben Sie den direkten Einblick auf die Randbedingungen in Ihrem Unternehmen. Müssen Arbeitnehmer die Kinder betreuen, können diese unter besonderer Berücksichtigung in den Zeitplan integriert werden. Die systematisch eingeplante Arbeitszeit der Mitarbeitenden ist jederzeit änderbar. Hinzu kommt eine Übersicht, die Ihnen das Vergleichen von eingeplanten sowie tatsächlich geleisteten Stunden transparent macht. Somit haben Sie die Möglichkeit, Ihre entworfenen Einsatzmodelle zu analysieren sowie auszuwerten. Zum Monatsende bietet es sich an, die ausgewerteten Daten zu nutzen, um eine Optimierung vorzunehmen.

Arbeitszeiten müssen erfasst sein 

Dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfasst werden, ist auch in normalen Zeiten wichtig. Doch gerade während der Pandemie, zu der die Mitarbeitenden in einem Monat Überstunden leisten müssen, im anderen Monat nur wenige Stunden arbeiten können, ist das Erfassen der Arbeitszeiten vonnöten. Eine mobile Stempeluhr für die Angestellten sollte daher im System bereitgestellt werden. Dies bietet Ihnen als Unternehmensleitung die Sicherheit, stets über die genaue Anzahl der geleisteten Stunden Bescheid zu wissen. Ebenfalls verleiht es den Angestellten Sicherheit. Denn sie können sichergehen, dass keine geleistete Überstunde übersehen und im schlimmsten Fall nicht vergütet wird. 

Start-Ups benötigen dringenden Zuwachs 

Auch wenn die Pandemie in den Köpfen der Menschen mit Arbeitslosigkeit oder der Kurzarbeit verbunden ist – in manchen Branchen herrscht ein drastischer Zuwachs an Personal. Nicht nur in den oben genannten Sektoren wie dem Gesundheitswesen und der Lebensmittelbranche boomt der Einstellungsdrang. Ebenso sind IT-Spezialisten gefragter denn je. Denn viele Unternehmen lagern hunderte von Arbeitsplätzen in das Homeoffice aus. Dies geht mit einem hohen Aufwand einher, denn die Rechner müssen auf das Arbeiten von Zuhause aus vorberietet werden. Zudem haben viele Unternehmen erkannt, dass das Homeoffice auch nach der Pandemie eine gute Lösung für einige Mitarbeitende sein kann. Daher wird der Drang, weitere IT-Spezialisten einzustellen sowie zu behalten groß bleiben.

Bild: pixabay

Autor:  Thomas Meier

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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