Optimierung der Geschäftsprozesse durch BPM

Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben eine Firma, bei der Sie nie genau wissen, in welchem Stadium sich ein bestimmter Prozess befindet. Oder die Bearbeitungszeit für den Workflow ist einfach viel zu hoch. Dutzende arbeiten an einem Dokument und keiner weiß den aktuellen Inhalt. Falls Ihnen das bekannt vorkommt, sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse mit einem BPM optimieren. Doch was ist eigentlich ein BPM und wozu brauche ich es? Der folgende Artikel klärt auf.

BPM – Was ist das?

Das Business Project Management ist ein prozessorientiertes System und soll die Produktivität eines Arbeitsprozesses bzw. die eines Unternehmens steigern. Als BPM bezeichnet man auch die davon abgeleitete Software, die IT-gesteuert Arbeitsprozesse optimiert und automatisiert. Zudem kann mittels eines BPM die Informationsstruktur sowie der Transfer von Daten verbessert werden.

Welche Vorteile bietet mir ein Business Project Management?
Kernziel eines BPM ist die Optimierung von Arbeitsprozessen und eine effizientere Produktion. Daraus ergeben sich in der Regel ein größerer Umsatz und ein wirtschaftliches Wachstum. Doch warum sollte ich mich für ein BPM entscheiden? Folgende Gründe sprechen für die Implementierung eines BPM:

• Wiederkehrende und strukturierte Arbeitsprozesse können leichter verwaltet werden
• Sie können komplexe Arbeitsabläufe leichter steuern und kontrollieren
• Arbeitsprozesse können langfristig geplant sowie optimiert werden
• Genauerer Überblick über alle Arbeitsprozesse und ein schnelles Eingreifen bei Prozessfehlern
• Mehr Effizienz bei allen Arbeitsprozessen führt zu Kostenersparnis
• Geschäftsprozesse lassen sich besser nachvollziehen und sind transparenter (auch für Kunden und Zulieferer)

Doch Vorsicht: Ein BPM eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Überprüfen Sie gründlich, ob sich der Einsatz eines BPM für Ihr Unternehmen lohnt. Viele der oben genannten Vorteile machen nur dann Sinn, wenn Sie automatisierte Arbeitsabläufe haben. Im Folgenden möchte ich daher auf die Frage eingehen, für wen sich ein BPM-System lohnt.

Für wen eignet sich Business Project Management?
Bitte bedenken Sie, dass eine Automatisierung nicht überall sinnvoll und effektiv erscheint. Macht es in der Produktion durchaus Sinn, auf das BPM-System umzusteigen, ist es bei der Büroarbeit weniger sinnvoll und eventuell sogar kontraproduktiv. Überlegen Sie sich genau, ob Ihre Arbeitsprozesse automatisiert werden können. Der Arbeitsprozess darf sich nie ändern und sollte eine festdefinierte Struktur besitzen. Kleine Abweichungen stören dieses System und das BPM ist zwecklos. Beachten Sie außerdem den Faktor Mensch: In Prozessen, wo der Mensch subjektive Entscheidungen treffen muss, können diese natürlich nicht automatisiert ablaufen. Solche Prozesse könnten sein:

• Beschwerdemanagement
• Schadensfallbearbeitung
• Bewerberauswahlverfahren
• Persönliche Entscheidungen bei Kauf/Verkaufsprozessen

Vergleichen Sie alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen und prüfen Sie anschließend, ob das BPM für Ihr Unternehmen sinnvoll erscheint.
Wie finde ich die passende BPM-Software für mein Unternehmen?

Nachdem Sie erkannt haben, dass das BPM auch in Ihrem Unternehmen Sinn machen würde, muss natürlich die passende BPM-Software gefunden werden. Die Auswahl ist groß. Vergleichen Sie daher unbedingt mehrere Anbieter und überlegen Sie sich, was Ihnen bei einem BPM wichtig ist. Denken Sie auch langfristig und kaufen Sie kein System, welches in einigen Jahren Ihren unternehmerischen Anforderungen nicht mehr Stand hält.

Doch was sollte ein gutes Business Project Management-Software beinhalten?
Die folgenden Punkte stellen lediglich Empfehlungen da. Informieren Sie sich bei Ihren Anbietern, ob sie diese Punkte abdecken.
Ein gutes BPM zeichnet sich aus durch:

• Geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
• Prozesse langfristig planen und optimieren
• Komplexe Arbeitsprozesse steuern und überwachen
• Integration von standardisierten und wissensbasierten Arbeitsvorgängen
• Möglichkeit, auf Prozessänderungen schnell zu reagieren
• Schnelle Einarbeitung in die Software

In Deutschland gibt es zahlreiche Anbieter im Bereich des BPM. Sie unterscheiden sich teilweise in ihrem Funktionsumfang und Anwendungsbereich. Ob Sie sich dabei für eine BPM-Softwarelösung von SER entscheiden oder lieber ein anderes System präferieren, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass sich die Anschaffung eines solchen System wirtschaftlich auch auszahlt und die Arbeitsprozesse nachweisbar optimiert wurden. Vergessen Sie nicht: Ein BPM soll Ihre Geschäftsprozesse optimieren. Tritt dieser Prozess nicht ein, sollten Sie die Anwendung einer BPM-Software nochmals überdenken.

Mit einem Business Project Management die Geschäftsprozesse langfristig optimieren
Das Business Project Management-System soll die Geschäftsprozesse natürlich langfristig optimieren und Ihrem Unternehmen zu mehr Umsatz und Gewinn verhelfen. Mit der Implementierung der richtigen Software werden Arbeitsprozesse effizienter und transparenter ablaufen. Sie haben jederzeit die volle Übersicht über alle Arbeitsabläufe und können diese analysieren und nachbessern. Mit einem BPM wächst Ihr Unternehmen und Sie haben einen verbesserten Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Welches BPM-System haben Sie ausgewählt? Schreiben Sie mir einen Kommentar unter diesem Artikel. Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.

BPM

Über den Autor
Johannes Brümmer ist studierter Medienwissenschaftler und interessiert sich für die Themen IT, Wirtschaft und IT. Er lebt und arbeitet in Köln und ist Gründer des Online Magazins für zeitgenössische Fotografie namens „MOLOGUE“.

redaktion

Startups sind mit ihrer Innovationskraft und Kreativität der Motor der globalen Wirtschaft und der gesellschaftlichen Entwicklung. Wir bieten akribisch recherchierte Informationen über Gründer und Startups. Neben Porträts junger Unternehmer und erfolgreicher Startups und deren Erfahrungen liegt der Fokus auf KnowHow von A bis Z sowohl für Gründer und Startups als auch für Investoren, Ideengeber und Interessierte. Wir begleiten, Startups von der Gründungsphase bis zum erfolgreichen Exit.

KOSTENLOSER NEWSLETTER

Erhalten Sie regelmäßig die neuesten Updates der internationalen Startup-Szene!

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung

X