Samstag, Mai 8, 2021

New Work und Arbeitszeiterfassung: IT-Tools und Apps müssen her!

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Innovative, flexible Arbeitsformen sind längst in unserer Arbeitswelt angekommen. Nicht nur in Start-ups, in denen die Mitarbeiter selbstständiger arbeiten und freier über Arbeitszeit und Arbeitsort entscheiden können; auch in vielen etablierten Unternehmen sind – spätestens mit der Pandemie – die modernen Arbeitsformen angekommen. Die Arbeit wird zunehmend flexibilisiert. Arbeit in fest vorgegebenen Zeitrahmen und von klar definierten Orten aus ist für viele uninteressant. Heute können – und wollen –Mitarbeiter zunehmend frei entscheiden, wann und von wo sie arbeiten. 

Arbeitszeiterfassung als Problem

Für Unternehmen stellt diese Flexibilisierung eine Herausforderung bei der Arbeitszeiterfassung dar. Klar ist: die altbewährte Excel-Liste zur Arbeitszeiterfassung ist out. Flexible Arbeit lässt sich vernünftig nur mit Hilfe von IT-Tools bzw. Apps erfassen. Die Einführung muss aber rechtssicher erfolgen. 

Arbeit nicht mehr am Stück – Work-Life-Blending

Zu der flexiblen – und damit zeit- und ortsungebundenen – Arbeit kommt die bewusste und gewollte Vermischung von Privatleben und Arbeitszeit („Work-Life-Blending“). Arbeit wird nicht mehr am Stück erbracht. Vielmehr wird sie zunehmend durch private Tätigkeiten unterbrochen beziehungsweise bewusst vermischt. So gehen Mitarbeiter etwa am Vormittag zum Sport und arbeiten dafür abends länger. Auch werden private Nachrichten während der Arbeit gelesen und beantwortet. Private Telefonate während der Arbeit führen? Früher ein „No go“ – heute Alltag. Oder es wird mit der Familie zu Mittag gegessen und danach weitergearbeitet. Mit Kollegen nach der Arbeit noch ausgehen, um dabei berufliche Projekte weiterzubearbeiten? Jedenfalls außerhalb der Pandemie: ganz normal. 

Flexible Arbeit sinnvoll erfassen

Mit Blick auf die Arbeitszeit führt dies zu einer großen Veränderung: wurde die Arbeit früher meist am Stück erbracht und erfasst, sind heute viele kleine Einheiten für ein Gesamtbild zu erfassen und zu addieren. Das wird schnell komplex sowie unübersichtlich und ist auch aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht ganz trivial. Denn eine aktuelle Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden zeigt: Überstunden sind auch dann zu vergüten, wenn der Arbeitgeber hiervon keine positive Kenntnis hatte. Es soll ausreichen, wenn der Arbeitgeber durch Einsichtnahme in die Arbeitszeiterfassung die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers hätte kennen können. Eine solche Einsichtnahme dürfte aber nur möglich sein, wenn die Arbeitszeit 

  • strukturiert und 
  • jederzeit abrufbar 

erfasst wird. Sonst passiert es schnell, dass Unternehmen keinen Zugriff auf die Zeiterfassung und damit keine Kenntnis über den zeitlichen Umfang der Arbeitstätigkeiten der Mitarbeiter haben. Das kann – wie die Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden zeigt – schnell teuer werden. Zudem ist der Arbeitgeber dann nicht in der Lage, die Einhaltung der arbeitszeitgesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. 

Hilfe von IT-Tools und Apps

Wirklich sinnvoll ist daher bei zunehmend dezentralem Arbeiten nur die Erfassung der Arbeitszeit mithilfe von IT-Tools und Apps. Zum Glück gibt es hier eine Vielzahl von Produkten, beispielhaft genannt seien Clockodo, Hubstaff, Toggl, HR Works oder Work Day. 

Betriebsrat nicht vergessen!

Aber bei all diesen IT-Tools und Apps ist zu beachten: besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung und Nutzung nur mit dessen Zustimmung möglich. Denn das Betriebsverfassungsgesetz sieht ein zwingendes Mitbestimmungsrecht vor, wenn mithilfe von technischen Einrichtungen das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden können. Dabei ist egal, ob das Unternehmen das IT-Tool oder die App tatsächlich zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer nutzen will. Allein die technische Möglichkeit einer solchen Überwachung reicht für das Mitbestimmungsrecht aus. Entscheidend ist zudem nicht, dass das IT-System die Daten zu Aussagen über Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer selbst verarbeitet. Es reicht vielmehr aus, wenn diese Aussagen erst in Verbindung mit weiteren Daten und Umständen zu einer vernünftigen und sachgerechten Beurteilung der Arbeitnehmer führen können.

Bei der Arbeitszeiterfassung ist diese Möglichkeit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Arbeitnehmer in jedem Fall gegeben. Denn hierdurch kann der Arbeitgeber problemlos erkennen, ob und wann ein Arbeitnehmer gearbeitet hat und somit Rückschlüsse auf die Leistung des Arbeitnehmers ziehen. Ebenso kann er ohne Weiteres sehen, ob unentschuldigte Nichtarbeit, also ein Fehlverhalten vorliegt.

Zeit für die Vorbereitung und Umsetzung einplanen

Ob mit oder ohne Betriebsrat: die Einführung technischer Tools oder Apps sollte sorgfältig vorbereitet und ebenso sorgfältig ausgerollt werden. Denn nichts ist misslicher als ein fehlgeschlagener Start in das digitale Zeitalter. Dies gilt umso mehr im Falle der Existenz eines Betriebsrats und dem sensiblen Thema der Arbeitszeiterfassung. Hierbei gilt der Grundsatz: Transparenz zahlt sich aus! Je früher und detaillierter der Betriebsrat einbezogen und mit dem IT-Tool oder der App vertraut gemacht wird, desto schneller gelingt ein erfolgreicher Abstimmungs- und Einführungsprozess. 

Autoren:

Rechtsanwältin Lisa-Marie Niklas ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und Counsel bei der Wirtschaftskanzlei CMS Deutschland. Sie verfügt über große Erfahrung bei der Beratung von Unternehmen zur Einführung neuer Arbeitsmethoden und bei Ausgliederungs- und Restrukturierungsvorhaben.

Dr. Daniela Rindone ist Rechtsanwältin und Senior Associate bei der Wirtschaftskanzlei CMS Deutschland. Sie ist im kollektiven und individuellen Arbeitsrecht tätig, mit Fokus auf (insolvenzbedingte) Restrukturierungen und der Einführung moderner Arbeitsformen.

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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