Mahnwesen für Startups

Die Idee ist der Brenner, das Team motiviert und es gibt ständig etwas zu tun. Eigentlich bräuchte ein Startup jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter zwei Mal, wenn das überhaupt ausreicht. Nicht nur das junge Unternehmen ist von seinem Angebot überzeugt, auch die Anzahl der Kunden wächst beständig – und damit auch die Zahl der gestellten Rechnungen.

Die Unternehmung wächst – auch das Mahnwesen?

Am Anfang ist es einfach, den Überblick über die offenen Posten zu behalten, schließlich baut sich jedes Startup zunächst einen Kundenstamm auf und kennt die meisten seiner Kunden auch persönlich.

Früher oder später tritt dann der Fall ein: Eine Rechnung wird auch nach einer freundlichen Zahlungserinnerung nicht beglichen. Je größer die Rechnungssumme wird, desto häufiger wird leider auch ein Zahlungsverzug auftreten. Mitunter können diese nicht bezahlten Rechnungen einen ziemlichen Haufen Mehrarbeit bedeuten. Zahlungsziele nachsehen, Eingänge auf dem Geschäftskonto prüfen, Mahnschreiben formulieren, frankieren und versenden. All diese Vorgänge nehmen viele Ressourcen in Anspruch – und fehlen da, wo sie eigentlich wirklich gebraucht werden: In der Weiterentwicklung des jungen Unternehmens.

Zahlungsausfälle können selbst der besten Idee das Genick brechen

Eine gute Idee allein sorgt vielleicht für ein gelungenes Unternehmensdebüt, reicht aber bei weitem nicht aus, um auch einen langfristigen Erfolg zu garantieren. Hohe Außenstände können schnell die Liquidität eines noch jungen Unternehmens negativ beeinflussen. Zunächst ist das vielleicht nur unerfreulich, bald können aber auch schon die dringend benötigten Mittel für neue Investitionen fehlen und schlussendlich droht bei einem drastischen Zahlungsausfall sogar die eigene Insolvenz.

Nahezu jedes Unternehmen möchte – und das ist verständlich – möglichst bald ein Produkt auf den Markt bringen. Dass da das Thema Forderungsmanagement nicht ganz oben auf der Liste steht, scheint nicht ungewöhnlich. Die möglichen Probleme, die durch Zahlungsausfälle auftreten können, spielen meist erst dann eine Rolle, wenn bereits die Unternehmensliquidität in Gefahr geraten ist.

Ein Startup ist keine Kreditbank

Natürlich gibt es auch in der Branche der Banken Startups, die meisten Startups sind aber wohl weniger darauf aus, ihren Kunden ständig Kredite zu gewähren. Doch genau das tut jeder Unternehmer und jedes Unternehmen, wenn die Bezahloption Kauf auf Rechnung angeboten wird.

Für den Kunden ist der Rechnungskauf eine feine Sache – er kann sich das Produkt bestellen und muss nicht in Vorleistung gehen. Zudem schafft der Kauf auf Rechnung Vertrauen in das junge Unternehmen und davon profitiert schließlich auch das Startup. Werden die Forderungen zeitnah beglichen, bringt das für beide Seiten einen Vorteil mit sich: Der Kunde erhält eine zufriedenstellende Leistung und das Unternehmen einen zufriedenen Kunden, der das Produkt womöglich weiterempfiehlt.

Kommt es allerdings nicht zur fristgerechten Begleichung der Forderung, ist das für das Startup ein großes Problem. Das eigentlich bereits verdiente Geld fehlt nun und zudem müssen Ressourcen dafür aufgebracht werden, einen wirksamen Mahnprozess durchzuführen. Selbst wenn dieser erfolgreich ist, wurde die Gewinnmarge durch den damit verbundenen Aufwand schon deutlich geschmälert.

Während ein etabliertes Unternehmen oft viel Geld in der Rückhand hält und so die schlechte Zahlungsmoral unter Umständen mit Eigenkapital abfedern kann, bringt sie die Finanzlage eines Startups häufig sehr schnell an die Belastungsgrenze.

Der Zahlungsmoral des Kunden ausgeliefert

Eine fristgerechte Begleichung der offenen Forderungen kann man leider in vielen Fällen nicht erwarten. Es gibt zwar immer wieder absolute Schnellzahler, doch sie stellen eher die Ausnahme als die Regel dar. Von Branche zu Branche und Land zu Land gibt es maßgebliche Unterschiede bei der Zahlungsmoral, aber eines ist klar: Zahlungsverzug gehört fest zum Unternehmensalltag dazu.

Professionell und selbstbewusst in den Mahnprozess

Jedes Startup muss sich in gewissen Bereichen als Allround-Talent beweisen. Für ausdifferenzierte Abteilungen, die sich mit abgegrenzten spezifischen Thematiken beschäftigen, fehlen aber oftmals Ressourcen – bei einem kleinen, erst wachsenden Unternehmen wären ganze klar getrennte Fachabteilungen wohl auch vermessen.

Ein Profi ist man meist auf dem eigenen Gebiet, aber wie sieht es im sensiblen Bereich des Forderungsmanagements aus? Gerade ein gut organisiertes Mahnwesen, das fristgerecht auf die unterschiedlichen Geschäftsverhältnisse eingeht und den verschiedenen Arten von Leistungen Rechnung trägt, ist für jedes Startup überlebenswichtig. Ein selbstsicheres und professionelles Auftreten ist in dieser Situation nötig, um nicht im wahrsten Sinne des Wortes leer auszugehen.

Skalierbares Mahnwesen für rasches Wachstum

Mahnwesen BilendoFür nahezu jeden Bedarf des Alltags existieren mittlerweile digitale Helfer: Von der Zeiterfassung über die Obstkorbbestellung für das Büro bis hin zur Rechnungsstellung.

Eine Debitorenmanagement-Software setzt direkt nach der Rechnungserstellung an und automatisiert sämtliche Prozesse bis hin zu einer eventuellen Übergabe einer nicht beglichenen Forderung an ein geeignetes Inkassounternehmen. Auf diese Weise profitieren schnell wachsende Startups von einer frei skalierbaren Lösung, die stringent und professionell das gesamte Mahnwesen angeht – und das Startup kann sich wieder voll und ganz auf das eigene Produkt konzentrieren.

Florian Kappert

Florian Kappert ist Co-Founder und Geschäftsführer der 2015 gegründeten Bilendo GmbH, dem ersten B2B-SaaS Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des Mahnwesens. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen mit Rechnungen ab, verschickt Dokumente wie Mahnungen per E-Mail sowie Post und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge.

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