Kommunikation – aber richtig!

Für mich als Kommunikationsexperte mit 20 Jahren Erfahrung heißt schlechte Kommunikation immer: nicht souverän, unhöflich und nicht vertrauenswürdig. Seien Sie sich sicher, auch der Nicht-Profi in der Kommunikation merkt, wenn was schief läuft, jemand lügt oder schlicht keine Ahnung hat.

Hier meine Regeln für gute Kommunikation – auch in schlechten Situationen:

1. Be prepared
Bevor Sie nach draußen gehen und sich Fragen unterschiedlicher Zielgruppen inkl. Journalisten stellen, seien Sie sicher, dass Sie sich rundum informiert haben und auf jede Frage eine Antwort haben. Wichtig ist hierbei, mit der Geschäftsleitung klar definiert zu haben, ob und wie man über bestimmte Themen spricht.

++ Tipp: Eine Fragen-Antwort-Liste erstellen und aktuell halten. Das sind dann Sprachregelungen, die immer helfen.

2. Sei wachsam
Es gibt Kommunikationssituationen, in denen das Gegenüber nichts anderes will als Sie aus der Ruhe zu bringen. So könnten Sie die Beherrschung verlieren oder durch eine besonders vertrauliche Atmosphäre Dinge ausplaudern, die nicht abgestimmt oder womöglich vertraulich sind.

++ Tipp: Die genannte Fragen-Antwort-Liste ist Ihre Orientierung. Seien sie wachsam. Informieren Sie sich vor jedem Gespräch über Ihren Gesprächspartner.

3. Nichtwissen ist keine Schande
Es gibt Themen, die so speziell sind, dass man sich nicht darauf vorbereiten kann. Dann ist es besser zu sagen, dass Sie es aktuell nicht wissen, doch gern kurzfristig die Antwort organisieren. Das ist ehrlich und souverän zugleich und immer noch besser als zu lügen.

++ Tipp: Erfragen Sie, bis wann Sie die Antwort übermitteln dürfen und halten Sie diesen Termin. Das ist professionell.

4. Nicht alles sagen ist nicht lügen
Das Ansehen eines Unternehmens hängt nicht nur vom Auftreten des CEO sondern auch vom Können des Pressesprechers ab. Dabei ist wichtig, möglichst viel über ein internes und externes Netzwerk zu erfahren. In kritischen Situationen ist es entscheidend, im Sinne des Unternehmens geschickt abzuwägen, was wann wie und wem gegenüber ausgesprochen wird.

++ Tipp: Arbeiten Sie bei aktuellen kritischen Themen immer mit einer Fragen-Antworten-Liste und kommunizieren Sie allen Mitarbeitern, wer zu diesem Thema spricht. Nur diese Person gibt Auskunft.

5. Geschwindigkeit und Konzentration
Journalisten haben es immer eilig – auch wenn es manchmal eine Taktik ist. So ist die wichtigste Regel, den Journalisten bis zur genannten Deadline zu bedienen. Doch das ist kein Grund zur Hektik. Konzentration ist gefragt. Sie besprechen mit Geschäftsleitung und internen Experten kurzfristig eine Antwort, formulieren und liefern. Sollte dies nicht möglich sein, rufen Sie den Journalisten weit vor der Deadline an und besprechen Alternativen.

++ Tipp: Halten Sie die Kontaktdaten aller relevanten Personen im Unternehmen auf Laptop und Handy immer aktuell. So haben Sie schnell von überall Zugriff.

6. Der Ton macht die Musik
Es gibt selbstverständlich Situationen, in denen man verbal aus der Haut fahren möchte, doch das wäre alles andere als zielführend. In anderen Situationen muss man selbst nach Fassung ringen. Schließlich macht der Ton die Musik und lässt das Unternehmen über den Pressesprecher gut aussehen. Und je souveräner der Umgang mit der Situation, desto besser.

++ Tipp: Bereiten Sie Statements für verschiedene wahrscheinliche Ereignisse vor.

7. Der Empfänger bestimmt die Botschaft
Immer wieder kommen Kunden auf mich zu und sagen: “Das muss der Journalist veröffentlichen.“ oder „Platzieren Sie das bitte“. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass nicht ich sondern der Empfänger also der Journalist die Botschaft formuliert. Das kann der Praktikant des privaten Radiosenders sein oder der promovierte Physiker in einer Fachzeitschrift.

++ Tipp: Beschäftigen Sie sich mit der Person und dem Medium. Sie werden danach wissen, welche Ihrer Geschichten für denjenigen interessant ist.

8. Pflege Dein Netzwerk
Es ist unerlässlich als Kommunikator eines Startups ein aktives, gepflegtes und gut funktionierendes Netzwerk zu haben. Nicht nur mit Investoren sondern idealer Weise sollte es aus Journalisten, Bloggern, Meinungsbildnern, Bänkern, Politikern, Kunden und Mitarbeitern/Kollegen bestehen. Es dient nicht nur als Frühwarnsystem, sondern auch als Möglichkeit, Ihr Startup auf unterschiedlichen Wegen bekannt zu machen.

++ Tipp: Versuchen Sie auch über Branchenverbände, IHK, Wirtschaftsclubs, Medien etc. Ihr Netzwerk gezielt aufzubauen.

9. Service ohne Diener zu sein
Die Situation vieler Journalisten und Medien in Deutschland hat sich über die Jahre stark verändert. Immer kleinere Teams sollen immer mehr Themen in viel weniger Zeit bewältigen. Da helfen Pressemitteilungen in Romanform und Hintergrundinfos auf Dissertationsniveau nicht viel. Den Journalisten mit gutem Newsservice zu bedienen kann große Erfolge bringen.

++ Tipp: Helfen Sie den Journalisten mit knackigen Überschriften und knappen informativen Details in übersichtlicher Form. Ein spannender Interviewpartner kann helfen, Türen zu öffnen.

10. Im Zweifel schriftlich
Gerade im Umgang mit Journalisten unerfahrene Personen lassen sich gern auf ein Telefonat ein und reden sich dann um Kopf und Kragen. Doch wenn Sie die Fragen schriftlich hätten, wären die Antworten präziser und das Gespräch auch für den Journalisten effektiver.

++ Tipp: Lassen Sie sich die Fragen vor einem Interview immer schriftlich geben. Im Zweifelsfall beantworten Sie die Fragen auch schriftlich.

Fazit:
Wie klar zu erkennen ist, fällt gute Kommunikation nicht vom Himmel. Eine durchdachte Vorbereitung schützt vor bösen Überraschungen und ein gutes internes Netzwerk macht jeden Sprecher auskunftsfähig. Doch Übung macht den Meister!

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Annett Oeding

Annett Oeding berät seit 22 Jahren Geschäftsführer und Vorstände in Kommunikationsfragen. Sie leitete Kommunikationsabteilungen von Konzernen und arbeitete als Pressesprecherin. 2013 gründete sie ihre eigene Strategieberatung für Kommunikation AOSK und unterstützt neben etablierten Unternehmen immer mehr Startups, die sie in unterschiedlichen Phasen kommunikativ berät, trainiert, coacht und begleitet. Alle Informationen finden Sie auch auf http://aosk.de/

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