Samstag, September 18, 2021

In drei Monaten zum produktiven IT-Fundament

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Mehr als Technik: IT kann sich zum tragenden Fundament für unternehmerisches Wachstum entwickeln – auch für Startups.

Wie IT-Dienstleister in kurzer Zeit zum Wegbereiter für profitable Geschäftsmodelle ihrer Kunden werden können, schildert Christian Mehrtens, Leiter des SAP-Geschäftsbereichs Mittelstand und Partner. 

Die Geschäftsmodelle von Startups sind meist so neuartig, dass es keine Software-Standardlösungen für ihre Bedürfnisse gibt. Oft arbeiten gerade junge Unternehmen mit Insellösungen, die für die jeweiligen, momentanen Anwendungen gut funktionieren. Ein produktives Zusammenspiel dieser Lösungen, das Transparenz und Effizienz im Unternehmen befördert, ist so langfristig aber nicht möglich – und kann Wachstumspläne schnell blockieren.  

Eine leistungsfähige, flexibel anpassbare IT- und Prozesslandschaft aber wird immer mehr zur Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum. Sie aufzubauen ist deshalb keine rein technische Aufgabe, sondern eine strategische. Denn die Systeme und Prozesse müssen nicht nur alle aktuellen Anforderungen des Geschäftsmodells abbilden, sondern auch mögliche zukünftige Veränderungen. Deshalb brauchen junge, wachsende Unternehmen IT-Dienstleister an ihrer Seite, die ihre Geschäftsmodelle vollständig durchdringen und sie entsprechend beraten können. 

Neue Möglichkeiten für Kundenbindung und Marketing

Wie gut das funktionieren kann, zeigt das Beispiel des Fintech-Startup XPAY Holding AG. Das Geschäftsmodell von XPAY verbindet Zahlungsdienstleistung mit Kundenbindung und richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Diese können mit XPAY individuell gebrandete Prepaid-Kreditkarten an ihre Kunden ausgeben. Mittels Datenanalyse-Tools können sie an die Nutzer außerdem individualisierte Werbung und Angebote ausspielen. Das öffnet ihnen in der Kundenbindung und im Marketing Möglichkeiten, über die sonst eher große Konzerne verfügen. 

Von der Insellösung zum orchestrierten Netzwerk

Noch vor einigen Monaten steckte XPAY in dem oben skizzierten Dilemma: Das Geschäftsmodell ist in dieser Form einzigartig, der Kundenstamm wächst, eine Expansion ins Ausland ist erfolgversprechend. Aber die IT- und Prozesslandschaft waren für diese Entwicklung nicht gut genug aufgestellt. 

Deshalb traf XPAY in der Zeit, in der sich die deutsche Wirtschaft gerade im Corona-Lockdown und vor einer ungewissen Zukunft befand, eine zukunftsweisende Entscheidung: Das Fintech-Unternehmen führte im April mit SAP Business One ein ERP-System ein – für ein Startup mit rund 40 Mitarbeitern ein großer Schritt, zumal in einer globalen Pandemie mit unbekannten ökonomischen Folgen. XPAY setzte bei dem Schritt auf den IT-Dienstleister und SAP-Partner Versino AG. Und mit dessen Unterstützung gelang es XPAY innerhalb von nur drei Monaten, die Basis für transparente und effiziente IT- und Geschäftsprozesse zu legen. Trotz der Komplexität des Geschäftsmodells und trotz der Schwierigkeiten, die durch die Ausnahmensituation während des Lockdowns zu bewältigen waren.

Herausforderung eins: viele Schnittstellen

Größte Herausforderung des Projekts: das Schnittstellenmanagement. Die Finanzbuchhaltung, zuvor extern abgewickelt, musste ins Unternehmen integriert werden. Auswertung, strategische Planung und Steuerung basierten hauptsächlich auf Excel-Listen. Zudem wollte XPAY eine einheitliche Basis für die Prozesse der einzelnen Unternehmen der XPAY Holding schaffen. Dafür benötigte XPAY eine Intercompany-Schnittstelle, um Datenbanken zu verknüpfen und Buchungen zwischen den Unternehmen zu automatisieren. Zudem benötigte das Startup weitere Schnittstellen für Verknüpfungen seiner DMS- und CRM-Software und zum autarken XPAY-System, in dem Kunden Transaktionsdaten verfolgen und ihr Guthaben aufladen können. Schließlich musste die -Materialwirtschaft der XPAY mit der des Kartenlieferanten verbunden werden, der die Produktion und Lieferung der Kartenrohlinge übernimmt.

Herausforderung zwei: Corona-Lockdown

Der Corona-Lockdown sorgte für die größte prozessuale Herausforderung. Mehrstündige Videokonferenzen im April ersetzten physische Kickoff-Meetings, die aufgrund der Social-Distancing-Maßnahmen unmöglich waren. Das XPAY Team konnte schon nach wenigen Tagen online mit einem cloudbasierten Testsystem geschult werden. Jeweils drei bis fünf Teilnehmer wurden auf diese Weise auf Fragestellungen im Pflichtenheft und die Arbeit mit SAP Business One vorbereitet. Darüber hinaus gab es enge tägliche Abstimmungen und Beratungen, die letztlich das Vertrauensverhältnis und gegenseitige Verständnis stärkten – wichtige Voraussetzung für die schnelle Einführung in drei Monaten. 

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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