IT für Startups: Von Anfang an in Business-Entscheidungen einbeziehen

Wer ein Unternehmen gründet, denkt in den seltensten Fällen groß über IT nach. Erstmal das Ding zum Fliegen bringen. Falsch gedacht, sagt Marten Krull. Ein erfolgreiches Business steht und fällt mit professioneller Technik. Im Interview erklärt der IT-Berater, warum es wichtig ist, von Anfang an und immer wieder über IT nachzudenken, nicht nur, wenn man sein Geld im Netz verdienen will.

Marten, du berätst bei einem Hamburger IT-Dienstleister Startups und Gründer dazu, welche IT sie brauchen. Wie sieht euer typischer Kunde aus?
Die meisten der Unternehmer, die zu uns kommen, arbeiten schon eine Weile selbständig. Manche neben einem festen Job. Andere hauptberuflich. Darunter sind Einzelkämpfer und kleine Unternehmen mit drei, vier Mitarbeitern, oft aus dem Bereich Dienstleistung, aber auch kleine Mittelständler mit 30 Mitarbeitern.

Und wie sieht deren Problemstellung aus?
Meistens ist das Geschäft gut angelaufen. Die Idee funktioniert. Jetzt soll endlich auch professionelle Technik her.

Selbständige im Netz sind von Haus aus technikaffin. Haben diese Startups nicht längst Profi-IT im Einsatz?
Jein. Klar, wenn ich einen Webshop betreibe, funktioniert das nur mit einem professionellen Auftritt. Ich brauche zum Beispiel eingespielte Versandprozesse und eine gut erreichbare Kundenkommunikation per E-Mail, Telefon und Chat. Der Teufel steckt aber, wie immer, im Detail.
Nehmen wir zum Beispiel einen Händler, der im eigenen Webshop, bei Amazon, eBay und noch drei anderen Plattformen verkauft: Wenn ein Kunde ein Produkt über Amazon kauft, muss sich der Lagerbestand auf allen Plattformen ändern. Das kannst du irgendwann nicht mehr manuell machen.

Die Systeme müssen verknüpft sein, damit das automatisch geschieht. Das Gleiche gilt für Rechnungen. Und auch das Thema CRM fällt hier rein: Es ist sinnvoll und wichtig, Daten über Kaufentscheidungen von Kunden zu speichern, um daraus Entscheidungen für die Zukunft abzuleiten, wie „Lohnt sich Plattform A überhaupt für mich?“, „Wo verkaufe ich welches Produkt am besten?“ usw.

Vernetzung ist für Startups, die ihr Geld im Internet verdienen, also ein großes Thema. Hierzu gehört auch der Bereich Kommunikation. Startups beginnen häufig als One-Man-Show. Den Überblick über E-Mails und Anrufe zu behalten, das klappt eine ganze Weile gut. Aber wenn das Team wächst, braucht es professionelle Kommunikationslösungen wie Skype for Business, die alle Kommunikationskanäle und alle Kollegen bündeln.
Ein zweiter Punkt, der bei Online-Selbständigen immer wieder auftaucht, ist die Datensicherheit. Welche rechtlichen Anforderungen gibt es für die Speicherung von kundenbezogenen Daten? Warum darf ich nicht Dropbox, Google Drive und Co. als Dateiablage verwenden? Welche Konsequenzen hat es, wenn ich Kundendaten nicht entsprechend der rechtlichen Anforderungen speichere?

Das heißt, eure Kunden kommen zu euch, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist?
So drastisch würde ich das nicht ausdrücken. Aber oft wäre es einfacher, manchmal auch kostengünstiger, wenn sie früher, vielleicht direkt in der Gründungsphase gekommen wären. Nehmen wir das Beispiel E-Mail. Anfangs genügt eine einfache, kostengünstige E-Mail-Software. Wenn ich aber Outlook mit Team-Funktionen nutzen will, brauche ich einen Exchange-Server. Diese Funktion muss beim Hosting-Partner vorgesehen sein. Daran denken viele Gründer nicht, häufig aus Kostengründen, aber oft auch, weil sie es nicht wissen.

Ein zweites Beispiel sind Software-Lizenzen. Häufig werden in der Startphase ein oder zwei Lizenzen gekauft, zum Beispiel einmal 50 Euro für ein online-basiertes CRM. Was ist aber, wenn das Team wächst? Kann ich bei dem Anbieter für zum Beispiel 5 Euro pro Monat weitere Nutzer dazu buchen? Oder muss ich eine weitere Lizenz für 50 Euro kaufen?

Ein drittes Beispiel ist der Punkt Büro. Viele Gründer denken zuerst über Büro, Tisch und Stühle nach, aber nicht über die Technik. Dabei hängen viele Schritte zusammen oder schließen sich gegenseitig aus. Ich habe es schon erlebt, dass ein Kunde den günstigen Mietvertrag unterschrieben hatte und sich dann herausstellte, dass es vor Ort gar kein schnelles Internet gab.

Wer billig kauft, kauft am Ende teuer?
Wenn man zu kurzfristig denkt, schon. Die anfangs kostengünstigste und beste Lösung kann sich nach ein paar Monaten als Kostenfalle herausstellen. Wichtig ist es, langfristig zu denken: Passt die gekaufte Software in ein, zwei Jahren noch oder muss ich dann für viel Geld etwas ganz neues anschaffen? Manchmal ist es besser, eine anfangs vielleicht etwas „größere“ Software anzuschaffen, deren Funktionen ich aber später ausschöpfe und die mitwächst.
Preismodelle zu vergleichen und – ganz wichtig – Kündigungsmodalitäten anschauen lohnt sich. Kann ich monatlich aus einem Vertrag raus? Wie skalierbar ist die Lösung, zum Beispiel wenn neue Mitarbeiter dazu kommen. Und wichtig bei online-basierten Tools: Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige oder wechsle?

Gründer haben schon alle Hände voll zu tun, ihr Geschäft zum Laufen zu bringen. Da können sie doch unmöglich auch noch all dieses Wissen über IT ansammeln.
Das stimmt. Deswegen sage ich immer: Bei allem, wovon ich nicht 100% Ahnung habe, sollte ich mir Experten holen. Ich schließe ja auch nicht irgendeine Versicherung ab, sondern lasse mich beraten.
Aber ich denke auch: Wenn ich eine IT-Lösung für mein Kerngeschäft brauche, lohnt es sich, Zeit ins Lernen zu investieren. Das Internet ist voller Anleitungen und Tipps.

Zu guter Letzt: Hast du ein, zwei tolle Tipps in petto, welche Tools du Gründern empfiehlst?
Aktuell begeistert mich Flowshare sehr. Das ist ein in der Basis-Version kostenloses Tool, zum Erstellen von Anleitungen. Flow Share macht von jedem Klick, den ich tue, einen Screenshot und erstellt daraus automatisch eine vorgefertigte Anleitung. Das ist super, um zum Beispiel Prozesse für neue Kollegen zu dokumentieren. Wir verwenden es selber auch sehr intensiv, zum Beispiel im Service.

Mein zweiter Tipp: Excel! Die wenigsten wissen, was Excel ist und kann. Es ist eines der mächtigsten Programme der Welt in meinen Augen. Es gibt nur wenige Problemstellungen, die ich mit Excel nicht lösen kann. Zum Beispiel kann ich mit Excel wunderbar meinen Produktverkauf für jeden Monat auswerten und mir meine ganz persönlichen Abfragen erstellen. Das ist übrigens der Grund, warum selbst große Konzerne viele Anfragen nach wie vor mit Excel bearbeiten.

Danke, Marten für deine Antworten.

Marten Krull ist Sales Manager bei IPD NOW. IPD NOW funktioniert in zwei Schritten. Zunächst klicken sich Startups ihre Wunsch-IT online aus einem Baukasten zusammen. Im zweiten Schritt beraten Marten Krull und sein Team diese Interessenten, welche Produkte am besten zu ihren Bedürfnissen passen. Das Interview verfasste Jessica Schmidt.

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