Schnelle Transformation auf komplett digitale und virtuelle Teams

Wertvolle Tipps für Startups 

Die meisten Startups haben ihre Mitarbeiter bereits durch die Corona-Pandemie ins Homeoffice geschickt. Wenige Unternehmen sind jedoch ausreichend darauf vorbereitet. Homeoffice ist zwar schon immer erlaubt gewesen, wurde tageweise, für besondere Anlässe oder von bestimmten Mitarbeitergruppen regelmäßig genutzt. Aber auf einen Schlag alle nach Hause für Wochen zu schicken, ist für die meisten Neuland – für das Management wie auch die Teams. Es mangelt nicht nur an internen Regelungen zum Homeoffice oder an technischer Ausstattung, sondern es fehlt besonders an Praxiserfahrung. 

Das HR-Startup DONE!Berlin hat seit seiner Gründung in 2013 kein Büro, alle 20 Mitarbeiter arbeiten freiheitlich und trotzdem funktionieren alle Arbeitsabläufe, die interne und externe Kommunikation zum Kunden, zu denen u.a. namhafte Startups gehören. Sie sind auf diesem Gebiet absolute Spezialisten und geben wertvolle Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung in den kompletten Homeoffice-Modus. Darüber hinaus könnte das der Beginn sein, verstärkt auf einen freiheitlichen und digitalen Arbeitsstil umzuschalten.

Denn er bringt viele Vorteile: Kosten- und Zeitersparnis, mehr Motivation und Arbeitsspaß.

„Grundvoraussetzung ist eine gemeinsam gelebte Arbeitskultur, die auf Werten wie Vertrauen, Respekt, Wertschätzung und Loyalität beruht“, sagt DONE!-Geschäftsführerin Marie Kanellopulos. „Für alle gilt, Disziplin zu haben, mehr Verantwortung zu übernehmen, Wissen aktiv zu teilen, die richtigen Prioritäten zu setzen, ein gutes Qualitäts- und Time-Management an den Tag zu legen und transparent zu arbeiten.“ 

Darüber hinaus sollten die Rahmenbedingungen für das Homeoffice festgelegt werden: Gibt es flexible oder fixe Arbeitszeiten, wie schnell werden E-Mails beantwortet und wie wird die interne Kommunikation geregelt? Beispielsweise mit regelmäßigen virtuellen Meetings, wie wöchentlichen individuellen Gesprächen oder Teamupdates, und mit Chats über Slack und WhatsApp. Auch muss die IT-Infrastruktur jedes einzelnen überprüft und eventuell nachgerüstet werden. Dabei geht es um datensichere Laptops und starke Internetverbindung im Homeoffice, ggf. müssen auch VPN-Systeme eingerichtet werden.

Das Unternehmen sollte auch festlegen, wie die Arbeitszeit eines jeden einzelnen festgehalten wird und entsprechende Tools bereitstellen. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass in diesem Prozess neue Software eingeführt wurde, um Homeoffice effizient zu gestalten. Wichtig dabei ist, dass alle Mitarbeiter mit diesen neuen Tools umgehen können und eine Kurzschulung erhalten“, so Marie Kanellopulus. Um die internen Guidelines und die optimale Infrastruktur schnell aufzusetzen, empfiehlt DONE! eine interne Taskforce zu installieren. Vorrangig ist, dass das gemeinsame Homeoffice kontinuierlich im Team zu evaluieren und mit einer offenen Feedback-Kultur zu optimieren.  

Führung auf Distanz: Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle

Für den Teamlead ergeben sich durch die neue Situation ganz andere Herausforderungen: Das Management muss sicherstellen, dass die Arbeit und Leistung nicht leidet. Das erfordert zum einen starke Führung, zum anderen auch Vertrauen in die Mitarbeiter, dass Jobs trotz Homeoffice auch erledigt werden. Hierzu sind abgesprochene Ziele essentiell. Regelmäßige Calls und virtuelle Meetings mit den Mitarbeitern, Verteilung klarer Aufgaben und deutliche Kommunikation von Erwartungen sind das A und O. Der Status eines jeden Projektes sollte transparent für das gesamte Team sichtbar sein und regelmäßig überprüft werden.

Darüber hinaus hat die Führung die wichtigste Aufgabe per se: Sie soll, trotz räumlicher Trennung und vielleicht sogar sozialer Isolation einzelner, für die Motivation und den guten Spirit im Team sorgen. Auch braucht sie Empathie für die Situation eines jeden, denn beispielsweise könnten Mütter und Väter nicht ausreichend Arbeitsruhe zu Hause erhalten. 

Arbeiten im Homeoffice: Selbst-Management ist die Basis 

Zuerst schafft man sich Zuhause einen ungestörten Arbeitsplatz. Arbeiten im Homeoffice erfordert Disziplin. Routinen, regelmäßige Termine und Aufgaben-Blocker im Kalender können dabei helfen. Nicht zu vergessen: Der bewusste Austausch und Wissenstransfer mit Kollegen, weil natürliche Büro-Gespräche und der Flurfunk fehlen. Eine Video-Kultur unterstützt das persönliche Miteinander, die emotionale Bindung zum Team und zum Unternehmen, ebenso wie die Nachfrage nach neutralen, aber privaten Themen.

Das hört sich alles erst einmal anstrengend an. Jedoch hat DONE! die Erfahrung gemacht, dass völlig freies Arbeiten viele Vorteile hat. Die Berliner sind schon lange einen Schritt weiter: Jeder der Mitarbeiter kann seit 7 Jahren entscheiden, von wo er arbeitet, wann er das tut, wie viele Stunden und welche Projekte er übernimmt.

„Für uns ist diese Art von New Work die Zukunft – unabhängig von Corona. Wir gehen davon aus, dass Remote-Arbeiten in den nächsten 5 Jahren um mindesten 40 Prozent wachsen wird“, sagt Marie Kanellopulos. 

„Unser Work-Style sorgt für gesteigerte Produktivität und Zufriedenheit bei unseren Mitarbeitern. Durch unsere innovativen Strukturen haben alle auch wirklich Lust auf ihre Arbeit und fühlen sich verantwortlich für die Resultate. Es geht um Kreativität, Innovation und Produktivität – wichtige Felder, um Spaß an der Sache zu haben und um eine stärkere Beteiligung der Mitarbeiter zu erreichen.“

Dabei werden persönliche Fähigkeiten, wie Selbst-Management, und Work-Life-Balance unterstützt. Für das Unternehmen ist es eine Kosteneinsparung, kein Büro oder weniger Bürofläche zu haben; für die Mitarbeiter eine erhebliche Zeitersparnis, weil die Arbeitswege wegfallen.

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

Marie Kanellopulos

Marie Kanellopulos hat BWL und Business Marketing studiert. Ab 2011 stieg sie in die Startup-Szene und in den HR-Bereich ein - und fing Feuer. Seitdem hat sie mehr als 30 Startups von innen gesehen: Personalabteilungen betreut und hochskaliert, Prozesse und Strukturen eingeführt. Seit 2020 ist sie eine von drei Geschäftsführerinnen bei DONE!Berlin und verantwortet New Work, Marketing und New Business

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