GoBD – Sparen am falschen Ende kann teuer werden!

GoBD für Kleinunternehmer – Das ist neu!

GoBD: Vier Buchstaben, die vor allem Kleinunternehmern in den letzten Monaten zu schaffen machen. Ausformuliert steht das Kurzwort für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Amtsdeutsch par excellence!

Was bedeutet GoBD jedoch konkret? Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsvorschrift, die ursprünglich bereits am 01.01.2015 in Kraft trat und seit Anfang 2017 vollumfänglich gilt. Nötig wurde die Richtlinie, aus Sicht des Bundesfinanzministeriums, aufgrund des technischen Fortschritts der Datenverarbeitungssysteme. GoBD soll mehr Kontrolle und Rechtssicherheit für steuerrechtlich relevante elektronische Daten und Papierdokumente bringen.

Bislang wurden die Grundlagen der Verfahrensdokumentation, des Zugriffs auf digitale Daten, der Mitwirkungspflicht und der Archivierung durch die GoBS und die GDPdU geregelt. Diese veralteten Verwaltungsvorschriften gehen nun in der GoBD auf. Mit der Zusammenführung können neue Dateiformate, Dokumentationsmedien und Kommunikationskanäle berücksichtigt und überprüft werden. Das betrifft zum Beispiel PDF oder E-Mails.

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Wichtig dabei ist, dass Abschlüsse, Transaktionen, Schriftverkehr und Belege chronologisch und sachlich einwandfrei dargestellt und nachvollzogen werden können. Relevant sind darüber hinaus Gesichtspunkte wie Datensicherheit, Unveränderbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit. Im Idealfall soll weitestgehend sichergestellt sein, dass es keinen Unterschied mehr gibt zwischen einer elektronischen Dokumentation und Nachweisen in Papierform.

Überflüssige Kosten und formelle Fehler vermeiden

Die umfassende und präzise Zusammenstellung aller digitalen Geschäftsdaten stellt für die Buchführung vieler Kleinunternehmer eine beträchtliche Herausforderung dar. Einerseits ist damit ein großer organisatorischer Aufwand verbunden – das kostet Geld, Zeit und Nerven – auf der anderen Seite drohen empfindliche Strafen, werden die Regelungen der GoBD nicht umgesetzt.

Unterstützung in Hinblick auf die Anforderungen der GoBD liefern Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Finanzfachleute. Viele Kleinunternehmer sind aber oft nicht gewillt oder in der Lage, die Honorare mal eben so aus der Portokasse zu bezahlen. Für sie ist aktuelle Buchhaltungssoftware, die über ein GoBD Zertifikat verfügt, häufig die erschwinglichere Alternative. Die Zertifizierung, zumeist erteilt durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, bietet viele Vorteile. Sie gewährleistet, dass, bei sachgerechter Anwendung, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch das Programm eingehalten werden. Sie erlaubt direkten Lesezugriff für die Behörden und bereitet das Datenmaterial maschinell auswertbar auf. Außerdem werden alle Datenbanktransaktionen protokolliert. Ein zusätzlicher Pluspunkt für den Kleinunternehmer ist, dass durch die systematische Archivierung Dokumente und E-Mails schneller nach Informationen durchsucht werden können.

In allen Fragen gut beraten

Startups oder Handwerksbetriebe, die noch am Beginn ihrer Erfolgsgeschichte stehen, profitieren im Allgemeinen am meisten von einer Investition in Buchhaltungssoftware. Geld, das nicht für professionelle Fachleute ausgegeben werden muss, kann letztlich über den Fortbestand eines Betriebes entscheiden. Dennoch schrecken immer noch viele Kleinunternehmer vor einer Anschaffung zurück. Fragen, wie: „Was tun, wenn Probleme auftauchen?“, „An wen kann ich mich wenden?“ werden häufig gestellt. Beruhigenderweise bieten die Hersteller der Buchhaltungsprogramme in fast allen Fällen Antworten. Ein Service, sei es als Live-Chat, Telefonhotline oder E-Mail-Support, kümmert sich darum, dass Kunden nicht im Regen stehen bleiben. Aktuelle Gesetzesänderungen beim Finanz- und Steuerrecht werden vom Gros der Produkte ebenfalls regelmäßig automatisch eingespielt.

In welchem Umfang Support und Aktualisierungen angeboten werden, hängt für gewöhnlich von der Art der Lizenz ab, die erworben wird. Deshalb empfiehlt es sich, vor dem Kauf einen Vergleich von Buchhaltungssoftware zurate zu ziehen. Mit dem richtigen Gespür für die eigenen Bedürfnisse lässt sich einfach in Erfahrung bringen, welches der verglichenen Desktop-Programme das richtige ist. Für Anwender, die großen Wert auf einen mobilen Datenzugriff legen, eignet sich eine cloudbasierte Software eher als eine arbeitsplatzgebundene Festlizenz. Ab einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitern kann es zudem ausschlaggebend sein, dass ein Buchhaltungsprogramm über eine DATEV-Schnittstelle verfügt. Generell lässt sich feststellen, dass ein Mehr an Funktionen so gut wie immer mit einem Mehr an Kosten einhergeht.

Qualität setzt sich durch

Unabhängig davon, ob die Wahl auf einen Experten oder ein Buchhaltungsprogramm fällt, GoBD ist Realität und wird es bleiben. Wer sich als Kleinunternehmer noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt hat, für den wird es höchste Zeit. Trotz des Mehraufwandes, den die Regelung mit sich bringen kann, erschließen sich durch sie auch neue Chancen. Mit der Zeit wird sich zeigen, ob GoBD effizientere Wege eröffnet, die Unternehmern, Kunden und Behörden gleichermaßen nützen.

Linda Preußler

Linda Preußler ist Produktmanagerin bei www.mysoftware.de. Dort kümmert sie sich vor allem um die Beschaffung, Steuerung und Kontrolle von Buchhaltungssoftware. Da ihr die Uni-Zeit noch recht frisch im Gedächtnis ist, hat sie sich ihren Bereich entsprechend systematisch vorgenommen und sich ausführlich damit auseinandergesetzt. Neben Buchhaltung und Marketing verbringt sie ihre Zeit mit gutem Essen und Netflix.

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