Transparente Unternehmensfinanzen dank Künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz kann Finanzprozesse in Unternehmen drastisch verbessern und Mittelständlern Einblicke verschaffen, über die sonst nur große Konzerne verfügen.

Im Gegensatz zu DAX-Konzernen ist das Finanzwesen kleiner und mittlerer Unternehmen derzeit meist nicht so ausgelegt, dass der Geschäftsführung die Unternehmensfinanzen jederzeit tagesaktuell vorliegen.Vielmehr sieht der Chef die Geschäftszahlen in der Regel erst mit einer Verzögerung von etlichen Tagen oder gar Wochen. Echte Kontrolle der Liquidität und ein schnelles Umsteuern in schwierigen Situationen sind so nicht möglich.

Warum fällt es KMU und Startups, die der Gründungsphase bereits entwachsen sind, in der Regel schwer, ein gutes Finanzwesen aufzubauen und zu unterhalten? Oftmals mangelt es schlicht an finanzieller Expertise im Unternehmen. Noch häufiger fehlen die Mittel, eine Finanzabteilung einzurichten und kostspielige Softwaresysteme zu nutzen. Und fast immer liegt der unternehmerische Fokus eben nicht auf den unterstützenden Finanzprozessen, sondern auf den unternehmerischen Kernprozessen wie Produktentwicklung, Produktion und Vertrieb.

Generell sind die manuellen Prozesse und Papiere fehleranfällig. Auch die Expertise der Mitarbeiter im Rechnungswesen wird oft nicht effektiv genutzt, da diese bis zu 80 Prozent ihrer Zeit als bloße Mensch-Maschinen-Schnittstelle verwenden, um Rechnungsdaten einzugeben.

Hinzu kommt oft ein hoher Zeitaufwand für die Übermittlung von Buchhaltungsdaten und das Klären von Geschäftsvorfällen mit dem Steuerberater.Und auch der Zugang zu Finanzprodukten, etwa Krediten, von Finanzinstituten ist aufgrund ungenügender Zahlenverfügbarkeit erschwert.

Wie Künstliche Intelligenz Mehrwert für das Finanzwesen schafft

„Künstliche Intelligenz“ ist eine neue Antwort darauf, das Finanzwesen ins digitale Zeitalter zu überführen und die genannten Probleme zu lösen. Es eröffnen sich drei Anwendungsfelder:

• Automatisches Auslesen und Interpretieren von Belegen
Rechnungen und Belege enthalten eine große Datenfülle,beispielsweise Rechnungspositionen und Zahlungsbedingungen. Eine Software, die Künstliche Intelligenz nutzt, lernt auf Grundlage von vielen tausend Eingaben von Experten die relevanten Daten selbstständig zu erkennen und zu validieren. Manuelle Eingaben werden vollständig ersetzt.Die digitalen, papierlosen Prozesse reduzieren Kosten und steigern die Effizienz.

• Autonome Kontierung und Verarbeitung in der laufenden Buchführung
Auf der Basis unzähliger Eingaben von Experten lernt das System im nächsten Schritt die Kontierung mit hoher Wahrscheinlichkeit vorherzusagen und unterbreitet selbständig Vorschläge für Buchungssätze. Innerhalb der Software einmal gewonnene Erkenntnisse werden von der Künstlichen Intelligenz stets weiter genutzt. Jeder Input von Experten, zum Beispiel Steuerberatern, wird im System verfügbar gemacht und zur Verbesserung des übergreifenden Modells verwendet.

• Automatisierter Abgleich von Kontobewegungen und Belegen
Der Abgleich von Kontodaten und Belegen sowie die Kontierung von Bankinformationen sind mittels Künstlicher Intelligenz schnell und zuverlässig möglich. Die Software greift direkt auf beide Datenquellen zu. Selbstlernende Algorithmen gleichen die Dokumenteninformationen mit den Bewegungen auf den Bankkonten des Unternehmens ab. Damit wird der Prozess des Bankabgleichs noch zuverlässiger und vor allem jederzeit tagesaktuell durchführbar.Die Prozesse gewinnen an Transparenz und Verlässlichkeit. Auswertungen wie ein tagesaktueller Liquiditätsstatus werden möglich.

Grundlage für Prognosen zur Geschäftsentwicklung schaffen
Mittels Künstlicher Intelligenz kann die aktuelle finanzielle Situation eines Unternehmens schon heute präzise dargestellt werden. Vision ist es, vorherzusagen, wie ein Unternehmen sich entwickelt.Dafür werden Informationsquellen hinzugezogen, die nicht aus dem geschlossenen System des Finanzwesens stammen, zum Beispiel makroökonomische Entwicklungen, Wetterinformationen, Events sowie alles weitere, was potenziell Einfluss auf die zukünftige Entwicklung eines Geschäfts hat. In diesen Informationsquellen wird das System komplett eigenständig und ohne Anleitung nach Mustern suchen und Prognosen über die zukünftige Geschäftsentwicklung erstellen.

Die Anbindung sehr vieler Datenquellen wird eine höhere finanzielle Sicherheit für Unternehmen schaffen, geschäftsgefährdende Risiken drastisch reduzieren und positive Entwicklungspotenziale erschließen.

Funktionsweise der Technologie
Die Technologie der Künstlichen Intelligenz beruht auf der Funktionsweise von maschinellem Lernen. Wissen wird aus Erfahrung künstlich generiert: Ein künstliches System lernt anhand von Beispielen und kann diese nach Beendigung der Lernphase verallgemeinern. Es erkennt Muster und Gesetzmäßigkeiten in den Lerndaten und kann so auch unbekannte Daten beurteilen. Ausführlich werden die technischen Hintergründe hier ab Seite 8 erläutert

Management Summary

Smacc führt die verschiedenen Technologien aus den Bereichen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz für alle wesentlichen Finanzprozesse in einer Lösung zusammen.Dadurch können auch mittelständische Unternehmer ihre Unternehmensfinanzen nun im Blick haben, als seien sie Vorstand eines DAX-Unternehmens und jederzeit und tagesaktuell über alle gewünschten Auskünfte zu den Unternehmensfinanzen verfügen.

Wenn Gründer und Unternehmer ihre Finanzprozesse deutlich verbessern – wobei Künstliche Intelligenz das größte Potenzial verspricht –bietet das dem Nutzer viele Vorteile. Erstens sparen sie bis zu 80 Prozent der bisher aufgebrachten Zeit für die tägliche Buchhaltung, indem die Arbeitsschritte der laufenden Buchhaltung durch Automatisierung um ein Vielfaches effizienter als bisher erledigt werden. Zweitens gewinnen sie umfassende Transparenz über die Unternehmenskennzahlen und die Liquidität. So können sie auch kurzfristig in Gespräche mit Investoren und Banken gehen, denn sie sind jederzeit optimal vorbereitet und haben sogar via Smartphone ihre Zahlen tagesaktuell dabei.

Und drittens wird ihnen eine ganz besonders nerv tötende Tätigkeit abgenommen: Trotz Online-Banking ist der manuelle Aufwand für die Durchführung des Zahlungsverkehrs sowie der Abgleich zwischen Zahlungen, offenen Forderungen und Rechnungen ziemlich hoch. Ein System wie das von Smacc erkennt die Zahlungskonditionen in den Eingangsrechnungen und erstellt automatisiert Zahlungslisten. Diese Zahlungslisten können in die bisher genutzte Online-Banking-Lösung importiert oder direkt aus dem Tool überwiesen werden. Im Hintergrund findet tagesaktuell ein kontinuierlicher Zahlungsabgleich zwischen Konten, Zahlungsdiensten und Rechnungen statt. Der Unternehmer muss sie lediglich prüfen und bestätigen, anschließend erfolgt die Bankbuchung automatisch.

Uli Erxleben

Mitgründer und Geschäftsführer Smacc GmbH Uli Erxleben ist gemeinsam mit Janosch Novak und Stefan Korsch Gründer der Smacc GmbH, einem Softwareanbieter für automatisierte Buchhaltung und damit verbundene Finanzprozesse. Zuvor war er Co-CEO von Epic Companies und als Managing Director für Rocket Internet in den USA tätig.

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