ERP-System: Was Food-Startups bei der Auswahl beachten müssen

Food-Startups setzen beim Vertrieb meist auf eCommerce-Lösungen, bei einigen kommt im Anschluss der Einzelhandel dazu. Doch die Idee eines frischen Smoothies mit Superfood reicht noch nicht aus, um langfristig erfolgreich zu sein. Die Lebensmittelbranche ist hart – nicht nur was den Wettbewerb, sondern auch was die Anforderungen an die Daten angeht.

Während sich Gründer aus anderen Branchen zu Beginn noch mit anderen Systemen behelfen können, sollten Food-Startups von Beginn an ein ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning-System) einführen. Denn die Anforderungen an die Qualitätssicherheit und die Handelsketten sind hoch und müssen zwingend erfüllt werden, sonst drohen hohen Sanktionen, die im schlimmsten Fall dazu führen können, dass ihr euer Startup nicht weiterführen könnt. Insbesondere bei Rückrufaktionen müssen alle Daten nachvollziehbar sein. Diese Aufgabe nimmt euch ein ERP-System ab – wenn es die relevanten Funktionen für den Lebensmittelbereich enthält.

Welche Funktionen Food-Startups unbedingt benötigen

Die meisten ERP-Systeme enthalten auch schon in den Einsteiger-Versionen die Grundfunktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Adress- und Artikelverwaltung. Food-Startups benötigen von Beginn an zwingend ein ERP-System, das die Verwaltung des Mindesthaltbarkeitsdatums ermöglicht – angezeigt entweder unter „MHD“ auf dem Etikett oder direkt auf der Verpackung. Eine weitere wichtige Funktion ist das FEFO-Verfahren (first expired first out). Das ERP-System muss die Ware nach Verfallsdatum ordnen und die früher ablaufende Ware zuerst für den Versand vorsehen. Wenn ihr ins Ausland liefert, müsst ihr zusätzlich die landesspezifischen Anforderungen an die Nährwert-Deklarationen erfüllen und entsprechend verwalten. Für die Lebensmittelindustrie sind die Führung von verschiedenen Chargen und die Nachvollziehbarkeit der enthaltenen Zutaten ebenfalls wichtige Punkte, die das ERP-System abbilden sollte.

Behaltet bei der Auswahl des ERP-Systems im Hinterkopf, dass einige Funktionen später noch relevant werden und seht euch die Erweiterungsmöglichkeiten des Lizenzmodels an. Bietet das ERP-System auch zukünftige Features, die für euer Unternehmen wichtig sind? Könnt ihr problemlos auf ein anderes Modell umsteigen? Insbesondere bei Startups aus dem Lebensmittelbereich kann es sich schwierig gestalten, die Daten im Nachhinein auf ein anderes System umzuziehen. Wer seine Produkte online vertreiben möchte, sollte darauf achten, dass eine Anbindung an den Online-Shop möglich ist. Für das weitere Wachstum sollten auch Schnittstellen zu Marktplätzen wie Amazon und Co. sowie zu externen Versanddienstleistern angeboten werden.

Besondere Anforderungen für Food-Startups mit (geplanter) Bio-Zertifizierung

Wer für seine Produkte eine Bio-Zertifizierung besitzt oder plant, sollte darauf achten, dass das ERP-System die Anforderungen an die Qualitätssicherung erfüllen kann. Denn bei der Herstellung und Weiterverarbeitung von Bio-Lebensmitteln sind strenge Regelungen wie zum Beispiel der Ausschluss von Geschmacksverstärkern oder künstlichen Farb- und Aromastoffen zu beachten. Und müssen im Zweifelsfall nachgewiesen werden. Darum ist es wichtig, das Bio-Produkte von konventionellen Produkten ohne Zertifizierung in der Lagerhaltung voneinander getrennt werden.

Wenn ihr andere Unternehmen mit euren Bio-Produkten beliefert, braucht ihr eine aktuell gültige Bescheinigung der Öko-Kontrollstelle. Der Lieferschein und auch die Rechnung müssen die Code-Nummern der zuständigen Kontrollstelle enthalten (DE-ÖKO-XXX). Die Lieferscheine und Rechnungen werden bei Inspektionen von der Kontrollstelle berücksichtigt. Die Kontrollen finden unangekündigt statt. Dabei wird besonders auf die Qualitätsnachweise geachtet und ob die Bio-Produkte auf den Lieferscheinen entsprechend markiert sind. Außerdem wird geprüft, ob die Waren richtig gelagert und gekennzeichnet sind. Zuletzt steht der Warenfluss auf dem Plan, bei dem die Verkaufszahlen mit den eingekauften Mengen übereinstimmen müssen.

Benedikt Sauter

Benedikt Sauter ist studierter Informatiker und Geschäftsführer der embedded projects GmbH, die ursprünglich als Hardware-Produktion mit eigenem Online-Shop gestartet ist. Als das Startup kein ERP-System fand, das den Anforderungen entspricht, haben die Gründer selbst eine Software entwickelt: WaWision. Mittlerweile fokussiert sich das Unternehmen ausschließlich auf das ERP-System mit eigenem AppStore. Viermal im Jahr launcht WaWision eine kostenlose Open-Source-Version für Startups.

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