3 Tipps, wie Du als Startup Deine Dokumente und Prozesse digitalisieren solltest

1. Sämtliche juristische und steuerliche Dokumente von Anfang an digitalisieren

Viele Gründer machen den Fehler, dass sie angesichts der vielen Aufgaben, die man gerade zu Beginn der Gründung des Unternehmens hat, chaotisch oder unsortiert sind, wenn es um die Ordnung der juristischen und steuerlichen Dokumenten geht. Bestenfalls werden die Dokumente im Aktenordner abgeheftet, ohne sie zu digitalisieren. Unser Tipp: Von Anfang an alle juristischen und steuerlichen Dokumente strukturiert ablegen und das nicht nur in einem Aktenordner, sondern in jedem Fall digital. So ist man auch für den späteren Einstieg von Investoren sehr gut vorbereitet und kann auch jederzeit mit den Gesellschaftern die Dokumente einfach teilen.

2. Wiederkehrende Prozesse im Startup-Alltag mit Hilfe von Checklisten automatisieren

Wiederkehrende Prozesse wie das monatliche Belegmanagement, die Umsatzsteuervoranmeldung oder das Onboarding von neuen Mitarbeitern sollten mit Hilfe von digitalen Checklisten effektiv erledigt werden und nicht jeden Monat aufs Neue zu Kopfschmerzen führen. Wenn ein neuer Mitarbeiter startet, werden in der Regel verschiedene Prozesse ausgelöst und für die Lohnabrechnung sind einige Unterlagen erforderlich. Hier macht es Sinn, diesen Prozess mit dem neuen Mitarbeiter direkt interaktiv zu gestalten und die digitale Checkliste mit dem Mitarbeiter interaktiv abzuarbeiten. Sobald alle Unterlagen vorhanden sind sind, können diese mit einem Klick mit dem Steuerberater geteilt werden. Insbesondere, wenn man als Startup skalieren will, ist die Professionalisierung bei Standardprozessen sehr wichtig. Man darf sich mit administrativen Aufgaben nicht länger als nötig aufhalten.

3. Weniger E-Mails, mehr Plattform-Kommunikation mit externen Beratern

Die E-Mail ist immer noch das beliebteste Kommunikationsmittel. In vielen Unternehmensbereichen ist es sinnvoller, Plattformen für die Kommunikation zu verwenden, da die Einbindung relevanter Personen in die Unternehmensprozesse einfacher und zuverlässiger zu bewerkstelligen ist und die gemeinsame strukturierte Aufbereitung von Daten Kosten spart. Insbesondere im Bereich der Steuern, wo es um viele Rechnungsbelege geht, ist es sinnvoll, ein Tool zu nutzen, welches nicht nur den Austausch der Dokumente, sondern auch die Kommunikation über diese Dokumente ermöglicht.

Es gibt bereits einige Steuerberater auf dem Markt, die längst erkannt haben, dass es ein Alleinstellungsmerkmal sein kann, dem Kunden als besonderen Service solch ein Tool anzubieten. Um konsequent den digitalen Weg zu gehen, ist es sehr empfehlenswert, auch bei der Auswahl von Beratern die digitale Affinität der Berater zu einem wesentlichen Kriterium zu machen. Ansonsten verbringst Du am Ende doch einen Großteil Deiner Zeit damit, entweder alle Deine E-Mails zu durchforsten oder aber Papierdokumente zu besprechen.

Über den Autor
Der Autor dieses Gastbeitrags ist Dr. Oliver Waldburg, Gründer von Worklean. Worklean ermöglicht es Dir als Startup, Deine Prozesse und Deine Dokumente smarter und effektiver zu strukturieren. Gleichzeitig bietet Worklean kostenlose Template-Vorlagen für den gesamten Lebenszyklus eines Startups – von der Gründung bis hin zur Due Diligence im Rahmen einer Beteiligung – an.

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

Sabine Elsässer

Sabine Elsässer is founder and chief editor of the StartupValleyNews Magazine. She started her career at several international direct sale companys. Since 2007 she works main time as a journalist. While that time she learned more about the Startup Scene, what made her start her own Startup Magazine the StartupValleyNews.

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