Digital Working: So arbeiten Teams produktiv, effizient und sicher

New Work heißt das Stichwort und bezeichnet nicht nur eine neue Art und Weise der Zusammenarbeit, sondern auch eine innovative Arbeitsumgebung. Viele Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern „Remote“, also ortsunabhängig zu arbeiten. Andere haben ihre Arbeitsstruktur zumindest für Home Office oder andere Arbeitsumgebungen geöffnet. Damit Teams sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros jederzeit auf die relevanten Daten zugreifen können, müssen innovative und digitale Netzwerkstrukturen geschaffen werden, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen, gleichzeitig aber auch interne und persönliche Daten vor unberechtigten Zugriffen schützen.

Sichere Nutzung von Cloud-Lösungen

Damit Teams produktiv und effizient zusammenarbeiten können, setzen bereits viele Startups auf Cloud-Lösungen. Einige bekannte Anbieter bestechen insbesondere durch ihre Einfachheit – einmal angemeldet und alle Daten stehen zur Verfügung. Doch vor allem bei kostenlosen Cloud-Anbietern ist Vorsicht geboten: Startups sollten sich vor der Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen diese auch genau durchlesen und sich darüber informieren, wo die Daten gespeichert werden, wem die hochgeladenen Daten gehören und ob sie an Drittanbieter weitergegeben werden.

Idealerweise liegen die Daten auf einem eigenen Server. Das bedeutet nicht, dass man auf den Cloud-Komfort verzichten muss. Es gibt einige Private-Cloud-Server und NAS-Lösungen, die Datenhoheit garantieren und gleichzeitig die Vorteile der Cloud ermöglichen. Statt auf einem externen Rechenzentrum liegen die Daten verschlüsselt auf einem eigenen Server im Office. Die entsprechende Software kann direkt über eine Cloud-Oberfläche installiert werden. Der Vorteil: Das Unternehmen weiß jederzeit, wo die Daten liegen, wer darauf Zugriff hat und kann die Berechtigungen verwalten und je nach Kunde oder Daten individuell einstufen.

Smarte Tools zur Zusammenarbeit

Je nach Teamgröße und Struktur der Arbeitsumgebung eignen sich verschiedene Software-Lösungen für die Zusammenarbeit. Da die meisten Private-Cloud-Server und NAS-Systeme auf Open-Source-Technologien basieren, lassen sich die meisten Tools unkompliziert darauf installieren. Verschiedene Cloud-Lösungen für eine effiziente Kollaboration und Teamorganisation im Überblick:

Jira: Projektmanagement und Kundensupport mit Ticketing

Eine bekannte und sehr umfangreiche Lösung für operatives Projektmanagement ist Jira. Es wird häufig von Software-Unternehmen eingesetzt, da es sich sehr gut für komplexe IT-Workflows eignet. Über das Ticketing können auch die Problemlösung sowie die Fehlerverwaltung und damit der Kundensupport organisiert werden. Diese Features sollten für die Wahl von Jira ausschlaggebend sein. Rein für die Organisation im Team kann Jira schnell zu aufwändig und kompliziert werden.

Wekan: Die Open-Source-Alternative zu Trello

Trello hat sich zu einem der beliebtesten Projektmanagement-Lösungen entwickelt und wurde 2017 vom Softwareunternehmen Atlassian gekauft, zu dem auch Jira gehört. Wekan funktioniert nach dem gleichen System wie Trello und ist als Open Source frei verfügbar. Mit Wekan können Teams ihre Kanban-Boards erstellen und darüber das Projektmanagement und die Aufgabenverteilung organisieren.

RocketChat: Sichere Teamkommunikation

Volle E-Mail-Postfächer und separate Kommunikations-Apps wie Slack, HipChat, WhatsApp und Co. gehören mit RocketChat der Vergangenheit an. Die Software-Lösung ist problemlos auf dem eigenen Server installierbar und garantiert damit die Sicherheit der Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern untereinander und dem Kunden. RocketChat ermöglicht verschiedene Chat-Räume, Video-Telefonie sowie Datei- und Linkaustausch.

Humhub: Das eigene Soziale Netzwerk

Mit Humhub können Unternehmen ohne IT-Know-how ihr eigenes Social Network erstellen – beispielsweise als Social Intranet, Plattform für den Kundensupport oder für das Projektmanagement. Über verschiedene Module ist Humhub flexibel erweiterbar – je nach Teamgröße und Funktionsanforderungen.

Tools sollten intuitiv sein

Bevor man sich für eine Software-Lösung entscheidet, sollte man sie mit dem Team testen. Nur wenn sie alle erforderlichen Funktionen mitbringt und intuitiv bedienbar ist, kann sie sich langfristig im Unternehmen durchsetzen und den Workflow erleichtern. Stellt man beim Testen fest, dass man sich selbst und die Mitarbeiter motivieren muss, das Tool zu nutzen, ist das meist ein Indiz, dass es noch nicht die optimale Lösung ist.

 

Roman Leuprecht

Roman Leuprecht ist Gründer und technischer Leiter bei Uniki. Bereits während seinem Informatik-Studium arbeitete er als Linux Admin und Full-Stack-Developer. Sein Fachwissen im Bereich IT-Sicherheit und Netzwerktechnik machten ihn zu einem Verfechter von Privatsphäre und sicherer IT, was ihn 2016 dazu veranlasste, mit Matthias Bollwein die Uniki GmbH zu gründen. Dort verfolgt er das Ziel, Datenaustausch und Online-Zusammenarbeit für kleine Unternehmen maximal sicher und spielend einfach zu machen.

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