Gründerwissen: Diese Buchhaltungsfehler sind für Startups gefährlich

Für Startups zählen in erster Linie folgende Themen: Das eigene Portfolio und der Aufbau eines Kundenstammes. Buchhaltung ist für Gründer hingegen das zeitraubende Ärgernis, das zur Selbstständigkeit eben dazu gehört. Doch wer die Buchhaltung von Anfang an stiefmütterlich behandelt, kann Fehler machen, die das Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Diese drei Buchhaltungsfehler können die Liquidität der Firma so stark beeinträchtigen, dass sie finanziell am Ende ist, bevor es richtig losgeht:

Belege und Eingangsrechnungen: Die Kostenseite aus den Augen verlieren

Ein Grundsatz ordentlicher Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Auch das Finanzamt erkennt Betriebsausgaben nur an, wenn sie mit Belegen dokumentiert werden können. Verlorene Quittungen und nicht abgelegte Eingangsrechnungen, schlampig ausgefüllte Fahrtenbüchermögen im Einzelfall und bei kleinen Beträgen Bagatellen sein. Ärgerlich, aber nicht so schlimm, wenn mal eine Ausgabe von wenigen Euro nicht dokumentiert ist, meinen viele Startup Gründer. Bei größeren Summen kann eventuell ein Rechnungsdoppel beschafft, bei kleinen ein Eigenbeleg ausgestellt werden. Doch was bedeutet das: Mehraufwand! Und erfolgreich ist es auch nicht immer, weil am Quartals- oder Jahresende doch nicht alles nachvollziehbar ist, was nicht zeitnah einsortiert und dokumentiert wurde.

Belege nicht ordentlich zu verwalten und vollständig zu haben, erzeugt zusätzlichen Arbeitsaufwand. Kurz bevor alle Unterlagen zum Steuerberater müssen, wird es dann hektisch. Vollständigkeit und ein tatsächlicher Überblick über die wirklich angefallenen Betriebsausgaben: Fehlanzeige!

Damit geht neben mancher Steuerersparnis auch der Überblick verloren. Die Kostenseite nicht in voller Höhe zu kennen, bedeutet auch keinen wirklichen Einblick in Gewinne oder Verluste der Firma zu haben. Wer sich fragt, warum trotz guter Auftragslage kein Geld in der Kasse ist, sollte unter anderem danach schauen, ob tatsächlich alle Ausgaben immer berücksichtigt wurden.

Forderungsmanagement vernachlässigen

Auch auf der Einkunft-Seite ist es einer der größten Fehler, Dinge aus dem Auge zu verlieren. Formfehler in Rechnungen oder Zahlendreher sind sicher unangenehm und peinlich dem Kunden gegenüber, aber sie sind meist korrigierbar. Wirklich teuer kommt es das Startup zu stehen, wenn sich niemand um ein ordentliches Forderungsmanagement kümmert. Dazu gehört es, die Rechnung zeitnah zur erbrachten Leistung zu stellen. Dazu gehört es aber auch, zu prüfen, ob der Rechnungsbetrag auch pünktlich und vollständig auf dem Firmenkonto eingeht. Sollte das nicht der Fall sein, dann muss der säumige Kunde zügig darauf hingewiesen werden.

Geld, dass da sein müsste, aber nicht da ist, bedeutet für das Startup einen Verlust an Liquidität. Jeder Schritt im Forderungsmanagement kostet Zeit. Von der Rechnungsstellung bis zur ersten Mahnung vergehen Wochen, bis rechtliche Schritte eingeleitet sind, falls der Kunde weiter nicht zahlt, dauert es wieder einige Zeit, bis es weiter geht. Am Ende kommen Gelder erst Monate oder Jahre später auf das Konto. Das kann für ein Startup zu spät sein.

Steuern: Später ist vielleicht zu spät

Wer sich um die Steuer nicht kümmert, kann von großen Nachzahlungen überrascht werden. Auch Säumniszuschläge und generell Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt kosten Zeit, Nerven und Geld. Allerdings eigentlich nur, wenn man sich nicht um seine Steuern kümmert. Wer sich an Termine hält, Zahlen im Blick hat, Vorauszahlungen dem aktuellen Stand anpasst oder seinem Steuerberater zuverlässig zuarbeitet, der hat mit dem Finanzamt insgesamt wenig zu tun. Doch für Startups zählen gerade zu Beginn andere Dinge. Der Betriebseröffnungsbogen ist ausgefüllt, die Vorauszahlungen sind niedrig angesetzt, bei den Umsatzsteuervoranmeldungen trägt man erstmal irgendwas ein: Warum? Vermeintlich um erstmal mehr Geld zur Verfügung zu haben. Leider ist das auf mittlere Sicht ein Trugschluss, der fatal sein kann.

Zeigt sich in den Steuererklärungen des Folgejahres, dass eine hohe Nachforderung seitens des Finanzamtes ansteht, dann setzt das Amt auch die Vorauszahlungen herauf. Nun kommen Nachzahlungen und höhere Vorauszahlungen zusammen und zwar sofort. Was, wenn das Geld nicht da ist, um die Schulden beim Fiskus zu begleichen?

Achtung: Sonderfall Kleinunternehmerregelung

Ein weiteres Problem haben Startups, die sich unter der Kleinunternehmerregelung auf den Weg ins Unternehmertum gemacht haben. Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht steuerliche Dinge für Gründer, weil zum Beispiel keine Umsatzsteuer vereinnahmt werden muss. Wer im Laufe des Jahres aber so erfolgreich ist, dass er die Umsatzgrenze von 17.500 Euro knackt, kann sich im folgenden Jahr nicht mehr auf die Kleinunternehmerregelung berufen. Das ist eigentlich wunderbar. Aber Gründer, die erst Mitten im Folgejahr oder noch viel später bemerken, dass sie eigentlich Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssten, kommen hier schnell in große Zahlungsschwierigkeiten.

Fazit: Startups sollten die Kostenseite, das Forderungsmanagement und die Steuerschulden immer im Blick behalten.

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