Die Digitalisierung eines stiefmütterlich behandelten Unternehmensbereichs

Die Digitalisierung eines stiefmütterlich behandelten Unternehmensbereichs: Wie sich Personalabteilungen wappnen müssen

In den vergangenen zehn Jahren haben die meisten Unternehmensbereiche einen Digitalisierungsprozess durchgemacht. Repetitive Abläufe sind dadurch in vielen Branchen und Unternehmensbereichen schlanker und Programme nutzerfreundlicher geworden, was letztendlich auch Mitarbeiter deutlich entlastet hat. Nur im Personalmanagement schlägt man sich noch immer mit aufwändigen Excel-Listen herum, die manuell gepflegt und auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen. Dabei wurden im HR-Bereich durchaus von großen Softwareentwicklern (z.B. Oracle und SAP) für größere Unternehmen Lösungen entwickelt – besonders für KMUs sind diese jedoch oft schlichtweg unerschwinglich. Also blieb man bei den Excel-Listen. Dass diese im Jahr 2017, in dem kaum mehr ein Unternehmensbereich nicht mit hochinnovativer Software bedacht wurde, sperrig und unzeitgemäß wirken, ist kein Wunder.

Triebfeder jedes Unternehmens

Dass die Digitalisierung den Personalbereich so lange „verschonte“, ist schwer zu glauben, da doch die Triebfeder jeder Firma ihre Mitarbeiter sind und die HR-Abteilung einen entsprechend hohen Stellenwert haben sollte. Die wichtige Personalarbeit wird leider oft als „Tabellenpflegerei“ und Archivarbeit verkannt, dabei mangelt es in den Firmen oft nur an geeigneter Software, die genau diese Arbeiten erleichtert. Personalchefs sollten mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben haben, beispielsweise Recruiting oder die Personal- und Gehaltspolitik des Unternehmens – ganz im Interesse der Firmeneigentümer und aller Mitarbeiter! Aber was kommt in Zukunft überhaupt auf Personalabteilungen zu?

Anspruchsvolle Arbeitnehmer – Personaler als Trendspotter

Personalchefs sollten im Fokus haben, dass die gesuchten Fachkräfte der Generationen Y und Z oft hohe Ansprüche an ihre Karriereplanung haben, da sie gut ausgebildet sind und genau wissen, dass sie händeringend gesucht werden. Im sogenannten War for Talents müssen Unternehmen geeignete Fachkräfte von sich zu überzeugen – Personaler können sich hier als Trendspotter positionieren und die eigene Firma aktiv zu einem attraktiven Arbeitgeber mitgestalten.

Auch die Auswahl der richtigen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung für das eigene Unternehmen ist ein relevantes Feld, das der Human Resources-Bereich stetig im Blick behalten sollte. Die Ermöglichung von zeitlich und örtlich flexiblen Arbeitsmodellen erhöht beispielsweise massiv die Familienfreundlichkeit des Unternehmens und macht sie somit vor allem interessant für junge, sehr gut ausgebildete Frauen, die heute trotz Kindern voll berufstätig bleiben wollen. Dank der Digitalisierung ist es in den meisten Fällen überhaupt kein Problem, nicht in demselben Büro zu sitzen, um gute Leistung zu erbringen und dem Workload Herr zu bleiben. Personalabteilungen sollten außerdem attraktive Möglichkeiten zur Weiterbildung etablieren, denn vielen Mitarbeitern ist es wichtig, im Laufe der Karriere über sich selbst hinauszuwachsen. Auch das Unternehmen profitiert hierbei von den neuen Fachkenntnissen der Teams und die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und bleiben motiviert.

Diverse Plattformen zum Recruiting nutzen

Erneut gilt das Stichwort des War for Talent: Fachpersonal ist oft so geschätzt, dass es sich nicht mehr selbst bewerben muss, sondern geradezu von Unternehmern umworben wird. Um also genau DIE Mitarbeiter zu finden, ist heute von Recruitern Kreativität gefragt.
Längst werden Social Media Kanäle als Rekrutierungstool genutzt – Vorteil für Personalabteilungen ist hierbei oft, dass schnell erkannt werden kann, wie sich die Person präsentiert und daran abgeschätzt werden kann, ob sie als Mitarbeiter zum Unternehmen passt. Es werden neue Mitarbeiter für die IT-Abteilung gesucht? Personaler, die sich in Fach-Foren wagen und dort gezielt nach geeigneten Kandidaten suchen, können hier besondere Talente finden, wenn sie sich erfolgreich zu integrieren wissen.

Big Data im Personalbereich – keine Angst vor Zahlen

Das Thema Datenanalyse ist besonders in Deutschland noch immer tabuisiert. Das Arbeiten mit aggregierten Datenmengen hat einen schlechten Ruf, da sich so mancher „ausspioniert“ fühlt und Angst hat, seine Daten würden verkauft.
Dabei kann bei richtiger Wahl der Software und der Absicherung der Daten vor Diebstahl und Leakage mit sogenannten workforce analytics viel aus den Daten gewonnen werden: Dauern zum Beispiel Stellenbesetzungen oft sehr lange, gibt es eine zu hohe Mitarbeiterfluktuation, die den Teams auf Dauer schadet oder haben die Mitarbeiter lange Fehlzeiten, denen mit besseren Arbeitsbedingungen entgegengetreten werden könnte? Die Analyse solcher Daten ermöglicht, Rückschlüsse auf die Qualität der Personalarbeit zu ziehen. So können interne Prozesse optimiert und eine bessere Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, um wertvolle Mitarbeiter langfristig motiviert im Unternehmen zu halten.

Fazit
Die Digitalisierung bietet im Personalbereich viele Möglichkeiten, um nicht nur die Arbeit der Personaler zu erleichtern, sondern kann Prozesse, die das gesamte Unternehmen betreffen, verschlanken. Digitale Werkzeuge erhöhen den Einflussbereich im Recruiting und tragen massiv dazu bei, Unternehmensabläufe zu verbessern. Digitalisierte Prozesse geben dem Personalverantwortlichen Zeit, sich um wertschöpfende Dinge zu kümmern, die Mitarbeiter direkt betreffen. Nur so können Unternehmen auch in ihrer Organisationsstruktur auf Dauer erfolgreich werden und bleiben.

Zum Autor:
Hanno Renner studierte in Konstanz, an der University of Auckland, der TU München und in New York. Zwischen 2013 und 2016 arbeitete er häufig als Skipper auf größeren Segelyachten, wobei es vor allem auf Teamgefühl, Verlässlichkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit ankommt. Im Jahr 2015 gründete er das Unternehmen Personio und entwickelte eine Software für Personalverwaltung und Bewerbermanagement speziell für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich den heute bestehenden Problemen von Personalmanagern annimmt.

redaktion

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