Wie auch die gesamte Betriebswirtschaft befindet sich die Buchhaltung in einem stetigen Wandel. Die Digitalisierung machte eine Anpassung der gesetzlichen Anforderungen notwendig. So traten zum 1. Januar 2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff“ (kurz: GoBD) in Kraft, die die digitale Buchhaltung von Unternehmen regeln.
Grundlagen der Buchhaltung
In der Buchführung werden Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Abschreibungen erfasst, die durch den Geschäftsbetrieb entstehen. Sie erfasst systematisch Veränderungen des Unternehmenswertes und des Inventars und ist die Grundlage für die Gewinnberechnung. Darüber hinaus hilft sie bei der Analyse des Unternehmenserfolgs, beispielsweise durch die Ermittlung von Stückkosten oder Stückgewinn.
Die moderne Buchhaltung in digitaler Form bringt Unternehmen viele Erleichterungen:
- es ist schneller und weniger aufwendig, bestimmte Belege zu finden
- die Buchhaltung nimmt keinen Platz im Büro weg
- über Cloud-Services kann die Buchhaltung bequem und unabhängig vom Ort erledigt werden
Aus steuerrechtlichen Gründen ist Buchführung für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Manche kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) können von dieser Pflicht ausgenommen sein. Dazu zählen unter anderem Einzelunternehmer und die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit einem Jahresüberschuss unter 60.000 Euro bzw. einem Umsatz von weniger als 600.000 Euro. Diese müssen lediglich die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufstellen.
Erfolgreiche Buchführung im digitalen Zeitalter
Schon vor der Gründung eines Unternehmens kann mit der Buchführung begonnen werden: So können Kosten, die im Zusammenhang mit einer selbstständigen Tätigkeit stehen, später als Betriebsausgaben ausgewiesen werden, was den zu versteuernden Gewinn reduziert. Es gibt fünf zentrale Vorgaben der GoBD:
- Unveränderbarkeit: Geschäftliche Dokumente müssen als Original abgespeichert werden, das nicht verändert werden darf. Bearbeitungen müssen mit Zeitangabe dokumentiert werden.
- Vollständigkeit: Daten müssen sechs bzw. zehn Jahre lang archiviert werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass diese auch z.B. bei einem Austausch der Betriebssoftware noch abrufbar sind.
- zeitnahe Erfassung: Bargeldgeschäfte müssen mit einem Kassenbuch jeden Tag aufgezeichnet werden, für bargeldlose Aktivitäten gibt es ein 10-tägige Frist, bis sie erfasst werden.
- Nachvollziehbarkeit: Ordnerstruktur, Namensgebung und das Ablagesystem müssen von Betriebsprüfern nachvollziehbar sein.
- Verfügbarkeit: Alle Daten müssen immer verfügbar sein, sodass sie während einer Prüfung des Betriebs sofort vorgelegt werden können.
Eine Ergänzung zum Steuerberater oder Buchhalter stellt die Buchhaltungssoftware CANDIS dar, die über einen selbstlernenden Algorithmus verfügt. Sie automatisiert die vorbereitende Buchhaltung.
Fazit
Buchhaltung ist für die meisten Unternehmen in Deutschland Pflicht. Diese kann bei einer gewissen Unternehmensgröße unübersichtlich werden. Korrekte Buchführung kann bei der Analyse der Geschäftsaktivität und der daraus resultierenden Strategieplanung des Unternehmens sehr hilfreich sein. Aus diesem Grund sollten immer die GoBD beachtet und wenn nötig über den Einsatz einer Buchhaltungssoftware nachgedacht werden.
Autor: Manuel Schulte
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