Der richtige Zeitpunkt für ein ERP-System

ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning-Systems) sind wahre Alleskönner

Sie beinhalten unterschiedliche Features, die alle Geschäftsprozesse abbilden. Egal ob Materialbeschaffung, Personalwesen, Marketing oder Vertrieb – im Warenwirtschaftssystem laufen alle Daten zusammen, die Kennzahlen sind immer auf dem aktuellen Stand.Ein gutes ERP-System kann Startups so Aufschluss über Lagerbestände, Status von Rechnungen und Mahnungen oder Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Gewinn und verkaufte Produkte geben: Es ist Dreh- und Angelpunkt für die Steuerung und den Erfolg des gesamten Unternehmens. Wer den Überblick verliert, verursacht sich selbst nur unnötigen Stress und trifft eventuell falsche Entscheidungen.

Doch viele Startups stürzen sich bei der Gründung zunächst mit Insellösungen in die Koordination und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Zu Beginn fahren die meisten gut mit dieser Strategie: Die Verkäufe steigen langsam – Buchhaltung und Lagerverwaltung bleiben überschaubar. Mit steigendem Umsatz und Verkauf über Zwischenhändler und Marktplätze wächst der Aufwand rasant. Die Effizienz sinkt, da die unabhängigen Tools nicht miteinander funktionieren. Daher wollen wir der Frage nachgehen, wann für Startups der ideale Zeitpunkt ist, ihre Warenwirtschaft an ein ERP-System zu binden und in welchen Branchen sich ein ERP-System vom ersten Tag an lohnt.

Der ideale Zeitpunkt für ein ERP-System

In der Anfangsphase ist das Budget von Startups begrenzt. Sie sind daher mit einem Phasenkonzept gut beraten: Bei vielen Anbietern ist es möglich, mit einem ERP-System zu starten, das die wichtigsten Funktionen beinhaltet und Lizenzpakete schon ab wenigen Nutzern anbietet. Denn wer zunächst mit unabhängigen Tools und Dokumenten beginnt, kann die einzelnen Komponenten später nicht mehr integrieren – sie müssen immer wieder manuell synchronisiert und ausgewertet werden. Insbesondere für e-Commerce-Startups, die Kunden- und Adressdaten verwalten, sind Insellösungen echte Zeitfresser. Gerade deshalb zahlt es sich für Gründer aus, von Anfang an mit einem ERP-System zu arbeiten, dessen Funktionen sich flexibel erweitern lassen – CRM sollte aber von Anfang an dabei sein.

Welche Funktionen zum Start benötigt werden

Je nach Anbieter gibt es Einsteiger-Versionen, die bereits die wichtigsten Funktionen erfüllen. Was für alle Startups zu empfehlen ist, sind Finanz- und Rechnungswesen, Überblick über die Verkaufszahlen sowie die Stammdatenverwaltung – besser bekannt als CRM. Bei e-Commerce-Startups sollten zusätzlich die Anbindung an den Online-Shop sowie Lagerverwaltung mit Stücklisten und Wareneingang dabei sein. Empfehlenswert sind zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung für Mitarbeiter und Teamorganisation.

Wichtig: Da sich bei vielen Startups das Geschäftsmodell im Laufe der Zeit noch ändert, sollte der Funktionsumfang bei der ERP-Auswahl nicht allzu eng gefasst werden. Achtet beim Erwerb der Lizenz darauf, welche Zusatzmodule noch angeboten werden. Fehlt eine Funktion, die ihr später relativ sicher benötigt – zum Beispiel umfassende Lagerverwaltung mit Seriennummern oder Anbindung an externe Versanddienstleister – wählt lieber gleich ein anderes System. Denn meist lassen sich die Daten nur schwer in ein anderes System importieren. Vorsicht: Trotzdem solltet ihr darauf achten, nicht gleich die allumfassende Variante zu kaufen, dabei fallen häufig pro neuem Mitarbeiter weitere Lizenzgebühren an. Bei Startups, die skalieren, kann das zur Ausgabenfalle werden.

Branchen, für die sich ein ERP-System ab dem ersten Tag lohnt

Wie der Name „Warenwirtschaftssystem“ bereits sagt, sind ERP-Systeme für alle Startups, die im Bereich E-Commerce, Produktion oder Handel unterwegs sind, ein absolutes Muss. Habt ihr als Unternehmen mit Warenwirtschaft zu tun, solltet ihr eure Ressourcen äußerst clever planen und koordinieren. Daher ist es besonders wichtig, alle Daten frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen, damit ihr zu jeder Zeit den Überblick über eure aktuellen Zahlen habt.

Für Linda Dröge, Gründerin des Food-Startups „Kuchen im Glas“ fiel die Wahl auf ein einfach zu erweiterndes ERP-System. „Wir haben uns relativ schnell für ein ERP-System entschieden, das sich flexibel erweitern lässt und an unseren Online-Shop angebunden ist.“, so die Gründerin. „Bei WaWision war die Preisgestaltung fair und wir mussten uns nicht in eine unbezahlbare Anfangsinvestition stürzen.“ Beim Höhle-der-Löwen-Startup Blufixx fiel die Entscheidung dagegen schwer. „Wir sind bereits beim fünften System. Gerade wenn man skaliert, passen die Funktionen nicht mehr oder die Lizenzen sind schlichtweg zu hoch“, so Gründer Dinko Jurcevic. „Ich empfehle, sich Zeit zu lassen und genau zu prüfen, in wie weit sich das System erweitern lässt.“

Benedikt Sauter

Benedikt Sauter ist studierter Informatiker und Geschäftsführer der embedded projects GmbH, die ursprünglich als Hardware-Produktion mit eigenem Online-Shop gestartet ist. Als das Startup kein ERP-System fand, das den Anforderungen entspricht, haben die Gründer selbst eine Software entwickelt: WaWision. Mittlerweile fokussiert sich das Unternehmen ausschließlich auf das ERP-System mit eigenem AppStore. Viermal im Jahr launcht WaWision eine kostenlose Open-Source-Version für Startups.

Schreibe einen Kommentar

X
X