Sonntag, September 25, 2022

Dateimanagement leicht gemacht: 3 gängige Systematiken für Professionals

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Sabine Elsässer
Sabine Elsässer is founder and chief editor of the StartupValleyNews Magazine. She started her career at several international direct sale companys. Since 2007 she works main time as a journalist. While that time she learned more about the Startup Scene, what made her start her own Startup Magazine the StartupValleyNews.

Ein JPEG hier, ein DOCX da und eine PDF obendrauf. Ganz abgesehen von der Vielzahl an Endungen, wächst auch die Anzahl der Dateien mit den Jahren – und zwar in jedem Unternehmen. Bevor aber die Masse an Speicherorten und die damit verbundene, ständige Suche nach Dateien ihre bösen Folgen zeigen, bietet es sich an, ein Ablagesystem zu entwickeln. Dabei definiert man für das ganze Unternehmen die Regeln zum Speichern von Content, Downloads, Kundendaten und mehr. Doch: Wie sieht ein einheitlicher Dateiname aus, der gleichzeitig durch Suchfunktionen besser gefunden wird? Und welche Ordner-Hierarchien ergeben am meisten Sinn?

Jedes Unternehmen braucht ein systematisches Dateimanagement

Egal, um wie viele Dateien es sich letztendlich handelt, keiner der Mitarbeiter:innen möchte ewig nach Dokumenten oder Vorlagen suchen, Kolleg:innen fragen müssen oder im schlimmsten Fall die benötigten Dateien gar nicht erst finden. Um also erst einmal grundlegend für Ordnung im Datendschungel zu sorgen, müssen Manager:innen in Unternehmen ein zielführendes Dateimanagement etablieren. Dazu ergibt es Sinn, eine zentrale Datenbank anzulegen, auf die alle relevanten Personen im Unternehmen Zugriff haben und diese dann anhand gängiger Systematiken mit Inhalten zu füllen.

Die Komplexität des angewendeten Systems hängt dabei immer vom letztendlichen Datei-Aufkommen und der Vielfalt verschiedener Dateitypen ab. Arbeitet das Unternehmen mit vielen Kundendaten, die ebenfalls verschiedene Formate haben (bspw. Druckereien, Agenturen, etc.) oder gilt es nur eine Dateiform abzulegen? Gestützt darauf treffen Manager:innen dann die Wahl, wie sie mit dem Aufkommen an Dateien umgehen, um diese nicht in “dunklen Ecken” des Speichers zu verlieren. Die drei Systeme, die sich über Jahre bewährt haben, eignen sich dabei gleichermaßen für alle Ansprüche an die Speicherung. Da die angewendeten Systematiken mit der Anzahl von abgelegten Dateien wachsen, sind sie zudem einfach skalierbar. 

1. Das Sieben-Ordner-System auf drei Ebenen

Der Psychologe George A. Miller beschrieb 1956 die Tatsache, dass sich der Mensch maximal 7 (+/- 2) Informationen im Kurzzeitgedächtnis merken kann. Auch wenn diese Theorie mittlerweile oft bestritten wird und viele Wissenschaftler:innen sagen, dass die Anzahl auch von anderen Faktoren abhängt und durchaus kleiner ausfallen kann, fußt das Sieben-Ordner-System eben auf der Millerschen Zahl. 

Das System beginnt mit sieben Hauptordnern. Am Beispiel einer Agentur könnten diese Ordner bspw. folgende sein:

  1. Anleitungen
  2. Organisation
  3. Team
  4. Kunden
  5. Vertrieb
  6. Social
  7. Archiv

Die Beispiel-Agentur hat die sieben Hauptordner nach gemeinsamer Überlegung im Team erstellt. Nun erstellt die Agentur pro Hauptordner sinnvolle Unterordner. Wieder jeweils maximal sieben.

  1. Anleitungen
    1. Dateiablage
    2. Social-Media-Tools
    3. Slack
    4. Microsoft Teams
  2. Organisation
    1. Rechnungen
  3. Team
    1. Arbeitsverträge
    2. Vorstellung
    3. Speaker Profiles
  4. Kunden
    1. Case-Studies
    2. Kunden A-J
    3. Kunden K-Q
  5. Vertrieb
    1. Angebote
  6. Social
    1. Vorlagen
    2. Instagram
    3. LinkedIn
  7. Archiv
    1. Ehemalige Kunden
    2. Social-Archiv

Auf der dritten Ebene, die jetzt folgt, können dann entweder wieder sieben Ordner pro Unterordner angelegt werden, oder aber die Agentur könnte sich dafür entscheiden, die Ordner sinngemäß zu füllen. Beispielsweise könnte es mit nur sieben Kunden-Unterordnern schwerfallen, allen Kund:innen einen Ordner zuzuweisen.

2. Konsequente Dateibenennung anhand drei einfacher Regeln

Ist das Ordner-System erst einmal umgesetzt und im Unternehmensalltag integriert, geht es nun an die Dateien selbst. Es ist wichtig, gerade zu Suchzwecken und zur Anzeige der richtigen Reihenfolge einer strikten Richtlinie zur Dateibenennung zu folgen. Dateinamen folgen dazu bestenfalls stets folgendem Format: JJJJ_MM_TT_Beschreibung der Datei / Keywords zur Datei. Dabei ist es besonders wichtig auf relevante Keywords bei der Benennung zu achten, da damit die sinnvolle Indexierung und eben auch das Auffinden über die Suchfunktionen der Dateibrowser möglich wird. Die drei Regeln dazu lauten:

  1. Der Tag und der Monat im Datum werden immer zweistellig geschrieben (z.B. 06 statt 6). Auch dies dient der korrekten Sortierung durch Software.
  2. Das im Dateinamen beschriebene Datum ist bei eingescannten Rechnungen, Angeboten, etc. immer das Datum, das auf dem jeweiligen Dokument steht. Bei allen anderen Dateien ist es das Datum, an dem der/die Mitarbeitende die Datei anlegt. Dieses Vorgehen vermeidet, dass eingescannte Dokumente, die erst später abgelegt werden, ein falsches Datum tragen.
  3. Das Datum ist invertiert. Das dient dem Zweck der automatischen Reihenfolge, der die meisten Ordner-Softwares (Apples Finder, Windows Explorer, etc.) folgen. Durch das invertierte Datum sortiert die Software die Dateien korrekt auf-/absteigend.

3. Systematische Unterstützung durch Technik und Automatisierung

Unternehmen, die täglich mit einem extrem hohen Aufkommen an Daten umgehen müssen, nutzen oftmals Technologie, die viele der manuellen Vorgänge bei der Ablage vereinfacht oder automatisiert. Ein oft genutztes Beispiel wäre OCR (Optical Character Recognition). OCR liest anhand künstlicher Intelligenz papierbasierte Dokumente ein und erkennt die Schriftzeichen darauf. Dieser Vorgang ermöglicht es dann, Daten wie Kontoverbindungen von einer Papierrechnung automatisch zu erkennen oder Mail-Adressen auszulesen. Diese können mit entsprechender Software auch direkt in den Kundendaten abgelegt werden. 

Ein anderes Beispiel zur Unterstützung durch Software sind Dateimanager. Diese können lokal oder auch als cloudbasierte Lösung funktionieren, wenn es wichtig ist, dass das gesamte Team, von überall auf das zentrale Mediencenter zugreifen kann. Das Angebot reicht hier – natürlich immer basierend auf der Komplexität und dem Anspruch, der an die Lösung gestellt wird – von kostenloser Software bis hin zu Abo-Modellen. Der Vorteil beim Einsatz vieler dieser Lösungen ist, dass die Software sowohl Metadaten (Eigenschaften einer Datei), die die Suche und Verwaltung erleichtern, als auch Angaben wie das Datum automatisch anlegen kann und zudem die Indexierung der Daten automatisiert.

Bei dem Einsatz von Software oder Technologie ist es jedoch zu empfehlen, den eigenen Bedarf erst einmal zu analysieren. Es bringt nichts, wenn man von Anfang an eine vielversprechende Lösung nutzt, die letztendlich aber komplett unterqualifiziert für das eigene Vorhaben ist. Andersherum bringt es auch nichts, einen teuren OCR-Scanner anzuschaffen, der letztendlich in der Ecke verstaubt, weil wider Erwarten alle Rechnungen direkt in digitaler Form eintreffen. Vielmehr ist es wichtig, direkt mit Anwender:innen der Dateiablagen in den Dialog zu gehen und gemeinsam auszuarbeiten, welche der Prozesse eine entsprechende Technologie vereinfachen kann.

Fazit: Am Anfang Zeit aufwenden, um sie jahrelang zu sparen

Klare Ordnerstrukturen und sinnvoll abgelegte Dateien sorgen nicht nur für geschonte Nerven, sondern auch für selbstständige Arbeit im Team. Klar, denn niemand muss aufwändig nach Anleitungen suchen und auch gesuchte Vorlagen sind schnell auffindbar. Durch das Dateimanagement schaffen Entscheider:innen und Manager:innen eine solide Grundlage für die Mitarbeiter:innen und behalten gleichzeitig die Kontrolle über die Daten. Der größte Vorteil jedoch: Durch die konsequente Anwendung der Ablagesysteme steht auch einer späteren – und vor allem einfachen – Integration sinnvoller Dateimanagement-Lösungen nichts im Wege, da diese meist dankbar auf eine Grundordnung der Dateien reagieren.

Autor

Lynn Klemke ist Event- und PR-Managerin bei Wedia. Zuvor war sie als Marketing-Managerin für den DACH-Bereich im Unternehmen tätig. Lynn arbeitet seit Februar 2021 bei Wedia und sammelte vorher zahlreiche Erfahrungen im Bereich Content-, Social-Media- und Produktmanagement.

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