Man muss seine Kunden verstehen, auf sie eingehen und mit ihnen reden

Cloudsecretary ist ein virtueller Sekretariatsservice

Stellen Sie sich und das Startup Cloudsecretary doch kurz unseren Lesern vor!
Ich bin Michael Gottron und ich führe in Deutschland als Managing Director die Webseite Cloudsecretary die ich gegründet und aufgebaut habe.
Cloudsecretary ist ein virtueller Sekretariatsservice, der seit 2015 online ist. Unser Hauptfokus ist der Telefonservice, bei dem wir im Namen unserer Kunden ans Telefon gehen. Wir nehmen die Kundenanrufe entgegen, filtern diese oder leiten sie weiter und schicken unseren Kunden die Zusammenfassung per E-Mail zu. Des Weiteren nehmen wir telefonisch Bestellungen auf und verwalten die Terminkalender unserer Kunden.
Darüber hinaus gehören zu unserem Portfolio auch andere Serviceleistungen wie Internetrecherche, E-Mail Versand oder Büro Serviceleistungen, die online durchgeführt werden können.
Auf die Art und Weise haben unsere Kunden die Möglichkeit, je nach Bedarf, kostengünstige Servicepakete Online unter Vertrag zu nehmen.

Wie ist die Idee zur Cloudsecretary entstanden und wie haben Sie sich als Gründerteam zusammengefunden?
Die Idee zu Cloudsecretary ist dadurch entstanden, dass einer der Partner schon einen Sekretariatsservice in Spanien angeboten hatte und diesen internationaler aufstellen wollte. Neben dem englischsprachigen Service kam dann die Idee auf, diesen auch auf Deutsch anzubieten.
Da ich zusammen mit meinem spanischen Partner in Spanien schon die Rabatt Webseite Cuponing.com gegründet hatte, war es naheliegend, Cloudsecretary dann auch in dieser Kombination nach Deutschland zu bringen.

Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?
Die Webseite aufzusetzen, so dass alle Abläufe in den verschiedenen Sprachen korrekt funktionieren, war weitaus langwieriger als geplant. Was aber auch ein sehr schwieriger Prozess ist, ist ein fähiges und zuverlässiges Team zu finden um eine Dienstleistung in dieser Form anbieten zu können.
Finanziert wurde das Ganze aus eigenen Mitteln.

Wer ist die Zielgruppe von Cloudsecretary?
Die Zielgruppe von Cloudsecretary sind Selbstständige, Anwälte, Ärzte, Startups sowie kleine und mittelständische Firmen.
Es handelt sich also oft um Firmen, die sich keine eigene Sekretärin zulegen wollen oder können bzw. um Personen die viel unterwegs bzw. oft beim Kunden sind.
Darüber hinaus wird unser Service auch als Telefonservice Backup genutzt, da die normale Sekretärin mal nicht alle Anrufe annehmen kann, in der Mittagspause ist, krank ist oder einfach in Urlaub fahren möchte. Dann springen wir je nach Bedarf ein.

Wie funktioniert die Cloudsecretary?
Bei der Anmeldung in Cloudsecretary, wählt man sein Servicepaket aus und bekommt eine Telefonnummer zugewiesen. Auf diese Nummer kann man dann je nach Bedarf seine Anrufe umleiten.
Darüber hinaus bekommt jeder Kunde bei seiner Anmeldung einen eigenen Webzugang, bei dem er tagesaktuell eintragen kann, was die Sekretärin bei Anrufannahme sagen soll.
Um den Service dann zu nutzen muss man sich nur entscheiden, wann man genau seine Anrufe weiterleiten möchte, damit dann Cloudsecretary im Namen des Kunden ans Telefon gehen kann.
Es gibt hierbei Kunden bei denen wir immer ans Telefon gehen und andere, die den Service nur zu bestimmten Uhrzeiten oder an bestimmten Tagen nutzen.

Welche Vorteile bietet die Cloudsecretary?
Der große Vorteil von Cloudsecretary ist natürlich, das man nicht selbst eine Sekretärin einstellen muss. Insofern spart man hierbei erheblich bei den Personalkosten.
Unser Service ist einfach zu managen, man kann ihn nutzen wann man möchte und hat keine Verträge bei denen man sich über Jahre bindet. Wir sind also sehr flexibel.
Darüber hinaus sind wir ein sehr günstiger Anbieter, da der günstigste Tarif bei 9,90€ im Monat startet und man nur pro Anruf zahlt. Es entstehen keine weiteren Minutenkosten, was preislich einen sehr großen Unterschied macht und selten angeboten wird.

Wie ist das Feedback?
Wir bekommen im allgemeinen sehr positives Feedback, und haben zufriedene Kunden. Wenn es Probleme gibt, versuchen wir immer diese bestmöglich zu lösen um den Kunden zufrieden zu stellen, was auch in den meisten Fällen gelingt.
Die schnelle Beantwortung von Anfragen und unsere Flexibilität führen hierbei natürlich auch zu hoher Zufriedenheit.

Cloudsecretary, wo geht der Weg hin? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Cloudsecretary soll natürlich bekannter werden und das Produktportfolio ausgebaut werden um den Kunden ein umfangreicheres Angebot liefern zu können
Ich hoffe, das Cloudsecretary in 5 Jahren eigenständig ist, und ich mich in Zukunft auch noch weiteren interessanten Projekten widmen kann.

Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?
Man muss das Rad nicht neu erfinden. Man muss sich etwas aussuchen was einem gefällt und dies einfacher und besser machen als andere. Gerade im Dienstleistungssektor ist der menschliche Faktor noch sehr wichtig. Man muss seine Kunden verstehen, auf sie eingehen und mit ihnen reden. Das Ganze aber auch möglichst freundlich und zuvorkommend. Da gibt es viel zu viele Firmen bei denen dies nicht der Fall ist.
Viel Geduld und langen Atem mitbringen, sich nicht entmutigen lassen.
Kapital sollte ausreichend vorhanden sein um das Business voran zu bringen. Nicht vergessen, das man auch von etwas Leben muss.

Weitere Informationen finden Sie hier

Wir bedanken uns bei Michael Gottron für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

Sabine Elsässer

Sabine Elsässer is founder and chief editor of the StartupValleyNews Magazine. She started her career at several international direct sale companys. Since 2007 she works main time as a journalist. While that time she learned more about the Startup Scene, what made her start her own Startup Magazine the StartupValleyNews.

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