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BULLET digitalisiert die Briefpost von Unternehmen – auf dem Weg zum papierlosen Büro

Stellen Sie sich und das Startup BULLET doch kurz unseren Lesern vor!
Ich bin Florian Eismann, Geschäftsführer und einer der drei Gründer von BULLET. Mit BULLET liefern wir Unternehmen den Schlüssel zu einem papierlosen Büro. Wir digitalisieren die Briefpost der Unternehmen und stellen Geschäftspost noch am selben Tag online zu.

Wie ist die Idee zu BULLET entstanden?
Klick gemacht hat es bei mir, als mir selber ein anwaltliches Schreiben durchgerutscht ist, mit erheblichen Konsequenzen. Seitdem suche ich intensiv nach einer Lösung, wie das Problem mit der Briefpost im Büro gelöst werden kann. An sich ein alter Hut: Wer hat sich noch nicht über verlorene Post geärgert oder stundenlang nach einem wichtigen Schreiben gesucht? In Briefen verstecken sich zudem immense Kosten: händische Zuordnung der Briefe, Bearbeitung , Archivierung, fristgerechte Vernichtung und Durchsuchen der Briefe nach Informationen.

3,5 Stunden täglich investiert jedes mittelständische Unternehmen im Durchschnitt in die Verwaltung seiner Post.

Als Mitglied des Bundesverband mittelständische Wirtschaft, Unternehmerverband Deutschlands tausche ich mich regelmäßig mit Geschäftsleuten aus dem Mittelstand aus. Die haben diesen Eindruck zu hundert Prozent bestätigt: Der deutsche Mittelstand braucht sinnvolle Angebote zur Digitalisierung der Geschäftsmodelle. Unser Postwesen besteht seit mehreren hundert Jahren und kommt in einer digitalen Arbeitswelt einfach nicht mehr mit. Außerdem steckt in der Briefpost ein riesiger Datenschatz für Unternehmen, doch nur in digitaler Form ist dieser Schatz zu heben. Da war klar, dass wir ein Produkt entwickeln wollen, das diesen Schatz hebt.

Welche Vision steckt hinter BULLET?
Unsere Vision ist das intelligente papierlose Büro. Unseren Kunden liegen all ihre Daten in digitaler Form vor. Fristen und Zuständigkeiten werden zu großen Teilen automatisch erstellt. Sogar relevante Dienstleister werden je nach Anliegen empfohlen. Zugleich liegen alle Geschäftsdaten strukturiert vor. Das ist die Grundlage, um durch entsprechende Analysen Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen zu optimieren. Noch ein Wort zur DSGVO: Dass der Schutz persönlicher Daten nicht nur in der digitalen, sondern ebenso in der analogen Welt gilt, fällt bei der aktuellen Debatte häufig unter den Tisch. Dabei ist man deutlich sicherer aufgestellt, wenn man ausschließlich mit digitalisierten Dokumenten arbeitet. Dann kann man mit einem Mausklick Dokumente unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben löschen und weiß vor allem zu jeder Zeit, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat.

Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?
Wir mussten zunächst einen absolut zuverlässigen Prozess für die Briefpost aufstellen. Dieser ist sowohl unkompliziert für den Kunden und garantiert eine hundertprozentige Informationssicherheit. Wir dürfen nicht vergessen: Bei Geschäftspost geht es um sensible Daten, da muss jeder einzelne Schritt zu 100 Prozent sitzen, BULLET-proof sozusagen.

Mit B10 haben wir einen erfahrenen B-2-B Investor an unserer Seite, mit dem wir ein sinnvolles Digitalisierungsangebot für den deutschen Mittelstand schaffen und an langfristigen Zielen festhalten.

Wer ist die Zielgruppe von BULLET?
Der Mittelstand. Unser Fokus liegt auf mittelständischen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Daneben haben wir auch ein Startpaket ohne Grundgebühr für kleinere Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern. Mittelständlern mit mehr als 250 Personen erstellen wir individuelle Angebote.

Wie funktioniert BULLET?
BULLET-Kunden erhalten zunächst eine Adresse in der virtuellen Digitalallee. Die verwendet der Kunde als Postadresse und bekommt seine Briefe dorthin. Die Briefdokumente werden in einem ISO-zertifizierten Scancenter automatisch gescannt und mit einem QR-Code versehen. Die PDFs mit durchsuchbaren Texten gelangen noch am gleichen Tag an den vom Unternehmen bestimmten Empfänger. Die Originaldokumente werden sicher archiviert oder auf Wunsch nach Datenschutzbestimmung vernichtet. Anders als bei der Briefpost, garantiert dieser digitale Weg vollkommene Transparenz. Die Verantwortlichen eines Unternehmens können jederzeit einsehen, wer zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf ein Dokument hatte.

Zugleich eliminieren wir die Gefahr, dass Briefe unwiderruflich verloren gehen.

Welche Vorteile bietet BULLET? Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?
BULLET bietet eine flexible Plattformlösung, die im Gegensatz zu Wettbewerbern auf die Ansprüche von mittelständischen Unternehmen ausgerichtet ist. Die Implementierungskosten sind minimal – es reichen einige Minuten, dann hat der Kunde ein eigenes Konto in der Cloud.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen sparen Zeit und Geld für Personal, Miete und Inventar wie spezielle Archivschränke. Außerdem können sie, die in den Daten enthaltenen Informationen, zukünftig auswerten und teils auch automatisiert managen. Auch schon angesprochen:

BULLET ist wasserdicht, was die DSGVO angeht!

BULLET, wo geht der Weg hin? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Auf dem Wege hin zum smarten Datenmanagementsystem werden wir Schritt für Schritt immer mehr Funktionen einbauen. Der Aufwand für BULLET-Kunden, was das Verwalten und auch das Bearbeiten der Dokumente angeht, wird dadurch immer geringer. Zugleich wird der Mehrwert durch das intelligente Auswerten der digitalisierten Informationen immer größer.

Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?
Überlege, was in der analogen Welt am meisten Menschen nervt und digitalisiere genau diesen Prozess!
Wenn du das machst, dann achte auf 100 prozentige Sicherheit und Gründlichkeit. Gerade im Mittelstand ist absolute Verlässlichkeit unentbehrlich.
Hol dir Leute an Bord, die Expertise und Netzwerke mitbringen. In unserem Fall gilt das für die Technologie, den Prozess der Digitalisierung der Briefpost und den Zugang zu relevanten Netzwerken im Mittelstand.

Weitere Informationen finden Sie hier

Wir bedanken uns bei Florian Eismann für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

Sabine Elsässer

Sabine Elsässer is founder and chief editor of the StartupValleyNews Magazine. She started her career at several international direct sale companys. Since 2007 she works main time as a journalist. While that time she learned more about the Startup Scene, what made her start her own Startup Magazine the StartupValleyNews.

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