Automatisierte Buchhaltung – ein leidiges Thema kann Spaß machen!

In der Buchhaltung sind Automatisierungstechnologien bisher kaum von Bedeutung

Dabei kann man bereits mit einfachen Mitteln viel Aufwand und Kosten sparen

Für viele Unternehmer ist die Buchhaltung ein leidiges Thema, sie kostet Zeit und Geld und trägt doch nur wenig zur Wertschöpfung bei.
Der Weg geht in der Regel über einen Steuerberater, der monatlich Belege und Kontobewegungen in einem Ordner zugeschickt bekommt und dann händisch die Kontierarbeit macht.
Alleine die Vorbereitung der Unterlagen, das Sortieren der Belege zu den entsprechenden Kontotransaktionen,kann dabei gerne mal einen Tag in Anspruch nehmen. Dazu gibt es dann die monatliche Honorarrechnung des Steuerberaters für das Kontieren und Verbuchen der ganzen Unterlagen.
Die BWAs kommen dann auch noch um Wochen zeitversetzt und es gibt oftmals keinen Überblick, welcher Geschäftsvorfall nun wie kontiert wurde. Benötigt man eine alte Rechnung, muss man erst Ordner wälzen oder seinen Steuerberater anrufen, diese rauszusuchen.
Kurzum: es gibt reichlich Optimierungspotential in der Buchhaltung!

Wir brauchen ein Umdenken von Steuerberatern und Unternehmern!

Der Pendelordner mag über Jahre eine gute Lösung gewesen sein – heute ist er es nicht mehr.
Warum ist er dennoch so oft im Einsatz? Manch ein Steuerberater wird durch Automatisierungslösungen wohl einen Teil seines Umsatzes in Gefahr sehen.
Eine Automatisierungslösung für die Buchhaltung kann jedoch keine Steuerberatung leisten – und damit verdient der Steuerberater schließlich immer noch am meisten Geld.
Es gibt daher auch sehr viele Steuerberater, die die Chancen der Automatisierung sehen: Weniger Aufwand mit der Finanzbuchhaltung, mehr Mandanten bei gleicher Arbeitsbelastung, mehr Jahresabschlüsse und höherer Gewinn.
Die Automatisierung bringt also durchaus viele Vorteile für Steuerberater mit sich, auch wenn der Umsatz mit Buchhaltungs-Mandaten vielleicht zurückgehen mag.

Wie funktioniert die automatisierte Buchhaltung?

Belege managen
In der automatisierten Buchhaltung werden Belege einfach in eine Software hochgeladen, per Mail, Ordnersynchronisation oder Upload. Die Belege werden dann mittels intelligenter Algorithmen analysiert, kategorisiert und automatisch weiterverarbeitet.
Das Belegarchiv ist so laufend aktuell und über eine Volltextsuche kann jeder Beleg in Sekunden gefunden werden. Dazu hat der Unternehmer immer eine Übersicht über offene Forderungen und Verbindlichkeiten.

Zahlungen managen
Grundlage der Buchhaltung ist immer der Kontoauszug. Daher macht es Sinn, alle Bankkonten mit seiner Buchhaltungssoftware zu verknüpfen.
Die Belege können dann automatisch zu der jeweiligen Kontentransaktion sortiert werden und man hat einen Überblick, welche Rechnungen offen und welche bezahlt sind.

Automatische Kontierung
Eine moderne Buchhaltungssoftware kann Belege und Transaktionen automatisiert kontieren.
Aus den Belegdaten sowie den Daten des Zahlungsempfängers und Verwendungszwecks lassen sich mittels künstlicher Intelligenz Rückschlüsse zu, wie der Geschäftsvorfall verbucht werden soll. Der automatisierte Buchungsvorschlag muss dann nur noch von einer Person plausibilisiert werden.
Das kann der Unternehmer tun – oder der Steuerberater oder Buchhalter gegen ein faires Honorar!

Tagesaktueller Überblick über Unternehmenskennzahlen
Da in der automatisierten Buchhaltung sowohl Belege als auch Kontobewegungen jederzeit tagesaktuell sind, hat der Unternehmer jederzeit den Überblick über seine wirtschaftliche Situation und kann so die BWA auch jederzeit für geschäftliche Entscheidungen heranziehen – ohne erst auf die, bisweilen bei Dauerfristverlängerung, bis zu 6 Wochen zeitversetzte monatliche BWA des Steuerberaters warten zu müssen!

Fazit
Unternehmer und Steuerberater müssen umdenken und gewohnte Prozesse hinterfragen. Lohnen kann sich die automatisierte Buchhaltung nicht nur für den Unternehmer – sondern auch für den Steuerberater. Durch den tagesaktuellen Überblick über die Zahlen, ein digitales Belegarchiv, Ortsungebundenheit sowie eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis überwiegen die Vorteile deutlich etwaige Kosten einer Umstellung.
Es wird wohl wenig Unternehmensbereiche geben, in denen man mit einfachsten Mitteln so deutlich Aufwand einsparen kann!

Foto: © Luis Louro – Fotolia.com

Maximilian Zielosko

Maximilian Zielosko ist Gründer und Geschäftsführer der kaufmännischen Software BuchhaltungsButler (www.buchhaltungsbutler.de). Er hat einen Abschluss in internationaler Betriebswirtschaftslehre und nach seinem Studium Erfahrungen in der Steuerberatung, Unternehmensberatung und als Unternehmer gesammelt.

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