Parkhaus – wie man überflüssige Daten los wird

Ausfahrt aus dem Datenparkhaus: Wie man überflüssige Dateien wieder los wird.

Würden Sie ein Parkhaus ohne Ausfahrt planen? Oder in eines hineinfahren? Niemand käme auf eine solche Idee – aber bei der Nutzung elektronischer Daten in Unternehmen findet genau das statt: Seitdem es digitale Datenspeicherung in Unternehmen gibt, haben sich gewaltige Datenmengen auf den lokalen Systemen aufgehäuft: Konzepte, Texte, Excel-Tabellen, Präsentationen, Kalkulationen, Fotos, Filme etc. Und jeden Tag werden es mehr. Wenn der Speicherplatz voll ist, steckt der Administrator einfach eine neue, größere Platte in den Server oder es wird eben in der Cloud mehr Speicherplatz hinzugebucht. Damit allerdings ist das Problem nicht gelöst – sondern es wird weiter verschärft. Zeit also, hier ein paar Wände einzureißen, damit man auch wieder hinauskommt und Licht sieht. 

Denn mehr als 80 Prozent der Daten werden nie wieder gebraucht. Trotzdem rollen jeden Tag immer neue „Fahrzeuge“ in das Datenparkhaus. Niemand kann in diesem Chaos den Überblick behalten und jene 20 Prozent der Daten finden, die tatsächlich relevant sind und benötigt werden. Im Schnitt kommen auf jeden Benutzer bereits heute jeweils um die 50.000 Dateien und die Menge an Daten verdoppelt sich etwa alle 2-3 Jahre. Die Anzahl der wirklich genutzten Daten jedoch bleibt dabei in etwa gleich.

Die Probleme dieser Datenflut liegen auf der Hand:

  • Die Effizienz im Unternehmen nimmt ab, weil Mitarbeiter lange nach Dateien suchen müssen – und obendrein andere von der Arbeit abhalten: „Wo finde ich eigentlich das Marketing-Konzept aus 2017?“ Hochgerechnet auf die deutsche Wirtschaft gehen die Kosten dafür in die Milliarden,
  • Der Datenschutz ist in Gefahr, weil niemand weiß, wo etwaige personenbezogene Daten liegen,
  • Die Sicherheit schwindet, da niemand weiß, wo sicherheitsrelevante und vertrauliche Daten abgespeichert sind und wer darauf Zugriff hat.

Hier muss also aufgeräumt werden. Doch natürlich geht dies nicht „einfach so“. Für ein konsequentes Löschen oder Neusortieren fehlen verlässliche Informationen. Denn die meisten Daten sind unstrukturiert oder semistrukturiert. Sie liefern keinerlei oder wenig (Meta-) Information über sich selbst oder ihren Inhalt, nach der man die nützlichen „unternehmenskritischen“ Daten von den redundanten, obsoleten und trivialen Daten (sogenannte ROT Daten) trennen könnte. Man müsste praktisch jede einzelne Datei prüfen – und wäre danach doch nicht viel schlauer. Letztlich können diese Daten nur von demjenigen bewertet werden, der sie erstellt hat. Der aber ist nur schwer zu identifizieren und arbeitet möglicherweise nicht mehr im Unternehmen.

Unternehmen brauchen daher eine Strategie, sich in einem ersten Schritt von der Datenlast zu befreien. Zweitens müssen sie Richtlinien entwickeln, damit Daten regelmäßig und geordnet wieder aus dem Blickfeld des Users verschwinden. Sonst entstünde bald ein neuer Datenberg. Das Separieren von Daten ist dabei gerade nicht Sache der IT-Abteilung, weil sie gar kein Wissen zum Wert und zur Relevanz der gesammelten Excel-Tabellen, Texte oder Präsentationen hat. Dies können nur die jeweiligen Teams. Sie müssen die Verantwortung für die Daten übernehmen. Technik kann dabei unterstützen, ja ohne sie geht es nicht. Entscheidend ist jedoch, dass das Unternehmen eine neue Datenkultur etabliert, die auch gelebt wird.

Für solche Lösungen bietet die aikux.com als Dienstleister Strategien:

  • Ein Data Owner-Konzept ernennt Datenverantwortliche, die entscheiden, ob Daten noch gebraucht werden oder nicht,
  • Klare Dateiablage-Konzepte und Namenskonventionen(*) machen Daten leichter und schneller auffindbar und verhindern das Entstehen redundanter Daten.

Mit den Analysefunktionen und dem Datenmanagement der Software migRaven.24/7 lassen sich diese Aufgaben angehen:

  • Data Retentionsepariert obsolete Daten komplett aus dem Blickfeld der Nutzer und steigert so die Effizienz im Umgang mit dem Filesystem,
  • Folder Self Service ermöglicht dem User bei Bedarf Austauschordner mit Ablaufdatum und Zugriffsrechten selbst zu erstellen,
  • Der migRaven Obsolete Data Reportzeigt übersichtlich auf, wo in Verzeichnissen Datenberge lagern und wie alt diese bzw. die sie enthaltene Struktur sind.

Auf diese Weise erhalten Sie wieder einen Überblick über Ihre relevanten Daten und können diese richtig für Ihr Unternehmen nutzen. Gewissermaßen hat das Parkhaus nun nicht nur eine Ausfahrt erhalten, sondern auch einen Schrankenwärter. Er behält den Überblick über alle Wagen und entscheidet, welcher Wagen drinbleibt und welcher wieder raus muss.

Autor: Thomas Gomell

2001 gründete Herr Gomell sein erstes Unternehmen: die protected-networks.de mit dem Focus auf den Bereich IT-Sicherheit. 2006 fusionierte die protected-networks.de mit der headtechnology GmbH in Ludwigsburg. Bis Dezember 2010 war Herr Gomell als Geschäftsführer bei protected-networks.com GmbH für den Aufbau des Partnervertriebes zuständig. Nach erfolgreichem Aufbau des Vertriebes und Partnernetzes konzentriert sich Herr Gomell mit seiner neuen Firma aikux.com GmbH nun wieder auf die Beratung und Unterstützung von Kunden bei Migrationsprojekten und bei der Einführung von Identitäts- und Berechtigungsmanagement wie tenfold oder 8MAN.

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

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