Die Digitalisierung macht viele Prozesse deutlich schneller. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die ihre Unterlagen in Ordnern abheften – nur um dann stundenlang nach dem richtigen Dokument zu suchen. Selbst in den digitalen Ordnern am PC herrscht oft das Chaos.
Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und kennt die typischen Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie ihre Ordnerstrukturen digitalisieren. Seinen Kunden zeigt er mit seiner erprobten Methode in nur vier Schritten, wie sie ihre Aktenberge ideal digitalisieren können – ohne etwas zu vergessen.
Fehler Nr. 1: Software dient als Problemlöser
Viele Unternehmen, die ihre Büros digitalisieren wollen, verlassen sich auf in erster Linie auf Tools. Diese sollen ihre Probleme lösen und ganz automatisch für einen digitalen Arbeitsplatz sorgen. Allerdings nützen Tools recht wenig, wenn die firmeninternen Prozesse und Strukturen nicht vorher entsprechend umgestellt wurden. Unternehmen müssen lernen, die Tools fachgerecht einzusetzen.
Fehler Nr. 2: Mit Hauruck-Aktionen verbrennen Unternehmen Geld
Unternehmen wünschen sich, Umwandlungen wie die Digitalisierung möglichst in einem Rutsch umzusetzen. Sie wollen keine Zeit verlieren und investieren in einer Hauruck-Aktion viel Geld in Software, mit der im schlimmsten Fall niemand arbeiten kann. Hier macht es deutlich mehr Sinn, Schritt für Schritt vorzugehen und verschiedene Prozesse nacheinander zu digitalisieren.
Fehler Nr. 3: Mitarbeiter werden bei der Entscheidungsfindung vergessen
Unternehmen vergessen oft, ihre Mitarbeiter bei der Entscheidung für digitale Prozesse mitzunehmen. Die sind es aber, die die neuen Systeme beherrschen und effizient mit ihnen arbeiten müssen. Die teuer eingekaufte Software wird dann nicht richtig genutzt, weil Unternehmen es versäumen, die Mitarbeiter zu schulen.
Fehler Nr. 4: Selbermachen statt Hilfe holen
Ohne wirklich selbst Ahnung zu haben, investieren Unternehmen in teure Programme, um das Thema Digitalisierung schnell selbst über die Bühne zu bringen. Sie meinen zu wissen, wie das geht und keine Experten dafür zu benötigen – damit schaden sie aber vor allem ihrem Unternehmen. In der Regel arbeiten die Selbermacher im Vergleich zu anderen Unternehmen arbeiten nicht effizient.
Fehler Nr. 5: Angst vor der Digitalisierung
Viele Unternehmen haben Angst davor, ihre Prozesse zu digitalisieren. Sie halten die Digitalisierung für einen komplizierten und aufwendigen Weg und fühlen sich schon vor dem Start überfordert. Statt sich Hilfe zu holen und Informationen zu beschaffen, schrecken sie vor der kompletten Thematik zurück. Mit diesem Mindset stehen die Chancen sehr gut, dass sie recht behalten: Dann wird die Digitalisierung kompliziert und aufwendig.
Fehler Nr. 6: Falsche Herangehensweise – Software wird ohne System eingesetzt
Viele Unternehmen stecken Digitalisierung in die IT-Abteilung und holen sich höchstens die Unterstützung eines IT-Dienstleisters. Dass dieser natürlich seine eigene Softwarelösung an das Unternehmen verkauft, ohne die konkreten Prozesse zu kennen, kostet unnötig Geld und Zeit. IT-Dienstleister kennen sich nur bedingt mit den Kernprozessen Ihrer Kunden aus und können daher keine korrekte Empfehlung aussprechen.
Fehler Nr. 7: Kein Vertrauen in die Mitarbeiter
Viele Unternehmen unterschätzen ihre Mitarbeiter und nehmen ohne Rücksprache an, sie seien sowieso nicht an neuen Arbeitsweisen und -prozessen interessiert. Tatsächlich hängt viel vom Führungsstil des Unternehmens und der Fähigkeit ab, die Mitarbeiter mit klaren Vorgaben und Anleitungen zu motivieren.
Autor:
Andre Nordlohne: Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
