Kein Unternehmen, dessen Fokus auf Zukunftsorientierung und Erfolg liegt, kommt ohne regelmäßige Meetings aus. Sie sind ein Garant für ein offenes Miteinander und darüber hinaus wichtig für die Kommunikation untereinander. Effizienz und Transparenz im Unternehmen sind wichtig, und daher sollten auch Meetings produktiv und gut durchdacht sein. Andererseits erweisen sie sich lediglich als Zeitfresser, und alle Beteiligten haben das Gefühl, nichts Essenzielles geleistet oder absolviert zu haben.
Um ein Meeting so produktiv wie möglich zu gestalten, braucht es nicht viel. Meist genügt es, wenn Details verändert oder eindeutige, knappe Regeln aufgestellt werden. So kommt es auch in Meetings stets auf den roten Faden an. Insbesondere dann, wenn es um die Konzeptionierung geht, helfen folgende sechs Tipps:
1) Meditation zum Start
In immer mehr Berufsbereichen spielt das Thema Meditation eine wesentliche Rolle. Nicht etwa vor dem Hintergrund, einen Hauch von Spiritualismus ins Unternehmen zu bringen, weil es gerade in ist. Vielmehr geht es darum, die Teilnehmer vor einem Meeting dazu zu inspirieren, sich leichter auf das Wesentliche fokussieren zu können. Je nach Größe des Unternehmens eilen manche Mitarbeiter oft von einem Meeting zum nächsten. Da fällt es manchmal schwer, sich auf die Inhalte und Ziele zu konzentrieren. Eine kurze Meditation kann helfen, den Geist so auszurichten, dass unwichtige Dinge zunächst ausgeblendet werden und das Augenmerk auf die wirklich wichtigen Elemente gelegt wird. Schon zwei, drei Minuten sind ausreichend, um einen erfolgreichen Einstieg ins Meeting zu bekommen.
2) Notwendigkeit prüfen
Überall dort, wo regelmäßige Sitzungen, Treffen, Konferenzen und Co. abgehalten werden, sollte zunächst eruiert werden, ob eine solche Regelmäßigkeit tatsächlich erforderlich ist. Aus reiner Gewohnheit bzw. „weil man es schon immer so gemacht hat“ sollten keine Meetings abgehalten werden. Denn das sind genau die Sitzungen, die am Ende des Tages unzufrieden machen könnten. In der Tat erübrigen sich viele Meetings und gehen letztlich sogar auf Kosten der Produktivität eines Unternehmens. Es lohnt sich, genau hinzuschauen und den angedachten Ablauf eines jeden Mitarbeitertreffens im Vorfeld zu hinterfragen. Manchmal sind stattdessen kurze Dialoge mit ausgesuchten Mitarbeitern ebenso sinnvoll. Zudem werden dadurch wichtige Produktions- oder Kreativitätsphasen nicht unterbrochen, weil betreffende Mitarbeiter aufgrund eines möglicherweise überflüssigen Meetings nicht an ihrem Arbeitsplatz sein können. Der Blick hinter die Kulissen kann daher sehr rentabel sein.
3) Sind Vor-Ort-Treffen wirklich erforderlich?
Zweifelsohne sind viele Meetings wichtig. Dennoch ist es unabdingbar, den Ablauf vorab sinnvoll zu strukturieren. Ebenfalls empfiehlt es sich zu eruieren, ob wirklich alle Mitarbeiter aus den betreffenden Abteilungen vor Ort sein sollten. Sofern das Miteinbeziehen externer Arbeitnehmer, beispielsweise aus Tochterfirmen oder Zweigstellen, notwendig ist, könnte man im Rahmen der Planungen darüber nachdenken, das Meeting online abzuhalten. Telefonkonferenzen oder die Zuhilfenahme moderner Meeting-Technologien spart Zeit, Geld und wertvolle Manpower. Demnach sollten erfolgsorientierte Unternehmer stets prüfen, ob die physische Anwesenheit der Mitarbeiter jeweils vonnöten ist oder ob man stattdessen auf andere Lösungen zurückgreifen kann.
4) Ein straffer Zeitplan
Nichts ist schlimmer als Meetings, die sich unnötig in die Länge ziehen. Häufige Zwischenfragen, ausufernde Erklärungen oder Schilderungen sowie umfangreiche Präsentationen oder gar störende private Unterhaltungen von Teilnehmern untereinander tragen dazu bei, dass eine Sitzung buchstäblich ausufert. Doch Zeit ist Geld. Daher sollte jedes Meeting gut geplant sein. Wenn es einen straffen Zeitplan gibt, der sinnvoll strukturiert ist, kann das eine wertvolle Grundlage für mehr Effizienz – und damit einhergehend für eine höhere Mitarbeitermotivation sein. Die Erfahrung zeigt, wie nützlich es ist, möglichst kurze Meetings zu planen. Einen roten Faden sollte es dabei unbedingt geben. Zwischenrufe oder Abweichungen vom Thema lassen sich durch einen Moderator leichter vermeiden. Wenn zu guter Letzt das Ende der Sitzung offiziell ausgesprochen wird, reduziert sich ebenfalls das Risiko, dass der Zeitrahmen der Veranstaltung überstrapaziert wird.
5) Verantwortlichkeiten festlegen
Eine gute Vorbereitung ist das A und O bei jedem Meeting. Natürlich sollte aber dafür im Vorfeld nicht zu viel Zeit aufgewendet werden. Denn auch dies ginge zulasten der Produktivität. Wichtig ist stattdessen, klare Positionen herauszustellen und Mitarbeitern die entsprechenden Aufgaben und Verantwortungsbereiche zuzuweisen. So kann zum Beispiel, falls erforderlich, ein Moderator ausgewählt werden und ein Mitarbeiter, der die Erstellung des Protokolls übernimmt. Dann wird jemand mit der Organisation der Snacks und Erfrischungen beauftragt, und eine weitere Person übernimmt das Einrichten der Technik. Welche weiteren Aufgaben vergeben werden, hängt vom Thema des Meetings sowie von etlichen weiteren Faktoren ab. Selbstverständlich empfiehlt es sich, klare Regeln aufzustellen, an die sich jeder Teilnehmer zu halten hat.
6) Besprochenes nachhalten
Gibt es etwas Unbefriedigenderes, als Vereinbarungen nicht einzuhalten? Was, wenn während des Meetings wichtige To-dos festgelegt werden, aber selbst nach mehreren Tagen wurde nichts davon umgesetzt? Ein deutliches Indiz für die Ineffizienz des betreffenden Meetings. Pure Zeitverschwendung. Es ist daher von Vorteil, einen oder mehrere Mitarbeiter auszuwählen, die die besprochenen Details im Auge behalten und prüfen, ob diese auch tatsächlich von den verantwortlichen Mitarbeitern in die Tat umgesetzt wurden. Um zwischenzeitliches, lästiges Nachfragen zu vermeiden, bietet es sich an, die entsprechenden Segmente im folgenden Meeting auf der Basis des zuvor angefertigten Protokolls aufzugreifen und einzeln abzuhaken. Nur durch gezieltes Nachhalten können die angestrebten Erfolge erreicht und weitere Ideen in die Wirklichkeit geholt werden.
Autor:
Martin Geiger ist Buchautor, Vortragsredner und Coach. Bei ihm steht das Thema selbstbestimmte Zeitführung unter dem Motto „anders arbeiten – mehr leben“ im Vordergrund. Der Produktivitätsexperte verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung und kennt daher die Herausforderungen, mit denen Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmensalltag zu kämpfen haben. Vor allem im Hinblick auf die Ablenkungen empfiehlt er Konzentration auf das Wesentliche und strukturierte Prozesse. https://martingeiger.com/ und https://coach2call-academy.de/
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